System najpierw wszedł do Lecha
Kompania Piwowarska po własnych analizach rynku zadecydowała o wdrożeniu systemu MFG/PRO firmy QAD. Po wdrożeniu trwającym dłużej niż zakładano, z powodu wielkości przedsięwzięcia, system sprawdza się w przedsiębiorstwie.
Kompania Piwowarska poszukiwała rozwiązania, które pozwoliłoby zestandaryzować dane w całym przedsiębiorstwie i poprawić poziom zarządzania. Kierownictwo firmy postanowiło wprowadzić usprawnienia, które poprawiłyby przepływ informacji.
Decyzja o potrzebie zakupu systemu wspomagającego zarządzanie klasy EPR została podjęta przez zarząd spółki w kwietniu 1996 roku.
— W Kompanii Piwowarskiej przed wdrożeniem systemu MFG/PRO firmy QAD użytkowano oprogramowanie nie spełniające standardów klasy ERP. Aplikacje nie stanowiły jednego, zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie. Były rozproszone, a dane, które obsługiwały, nie trafiały w jedno miejsce — informuje Tom Duncan, dyrektor ds. systemów informatycznych Kompanii Piwowarskiej.
Do pewnego czasu aplikacje te spełniały swoje zadania, jednak zarząd KP zadecydował, aby wprowadzić rozwiązanie mogące przynieść zysk w przyszłości. Starano się patrzeć perspektywicznie i odgadnąć kierunek rozwoju rynku.
— W Kompanii Piwowarskiej zdawaliśmy sobie sprawę, że bez rzetelnych informacji mających wpływ na podejmowanie ważnych decyzji trudno osiągnąć sukces na rynku. Teraz widzimy, że system spełnił oczekiwania. Pomógł naszej firmie poprawić jej pozycję rynkową. Według naszych szacunków, udział KP w rynku wzrósł z 19 proc. w 1998 roku do 30 proc. w 2001 — oświadcza Tom Duncan.
Szukanie dostawcy
Kompania Piwowarska nie zdecydowała się na powierzenie procesu wyboru dostawcy oprogramowania zewnętrznej firmie pośredniczącej. Własnymi siłami przeprowadziła szczegółowe analizy. Osoby odpowiedzialne sprawdzały, który z oferowanych systemów wspomagających zarządzanie, najlepiej zaspokaja potrzeby firmy. Podczas rozeznania brano pod uwagę ogólną funkcjonalność, prędkość wdrożenia oraz koszt inwestycji.
W wyniku przeprowadzonych analiz zdecydowano się rozpocząć rozmowy wstępne z czterema firmami. Były to QAD, SAP, J.D. Edwards oraz Oracle. Finalizację procesu negocjacji rozpoczęto w 1997 roku. Kompania Piwowarska zdecydowała się na zakup systemu MFG/PRO produkcji firmy QAD.
— W tym czasie MFG/PRO był systemem, którego producent miał na polskim rynku najlepsze zaplecze. QAD był jedyną firmą mającą w Polsce partnerów mogących przeprowadzić nas przez tak technicznie zaawansowane wdrożenie. Stanowiło to dla Kompanii Piwowarskiej ważny czynnik, gdyż bez wsparcia producenta system nie mógłby zostać w ogóle wdrożony — wyjaśnia Tom Duncan.
Instalacja
Wdrożenie systemu MFG/PRO rozpoczęto w Kompanii Piwowarskiej pod koniec 1997 roku. Zostało ono podzielone na etapy. Początkowo, w latach 1997/1998 wdrożono moduł Zakupy. W okresie od 1998 do 2000 roku do modułu Sprzedaży i dystrybucji zostały podłączone wszystkie punkty sprzedaży i hurtownie. W 1999 roku uruchomiony został moduł finansowo-księgowy. Wdrożenie aplikacji firmy QAD zakończono w kwietniu 2000 roku. Kompania Piwowarska zakupiła MFG/PRO tuż przed fuzją. Wdrożenie produktu QAD zostało przeprowadzone początkowo w Lechu, a następnie rozszerzone na resztę tworzących kompanię browarów.
Podczas wdrożenia pojawiły się pewne problemy, które nie były skutkiem zaniedbań, lecz wynikały z braku doświadczenia. To były początki rozwoju polskiego rynku systemów klasy ERP. W 1997 roku systemy klasy ERP stanowiły w Polsce nowość i dlatego wersje oferowane przez producentów nie były dostosowane do polskich warunków. W związku z tym trzeba było wprowadzić modyfikacje, które opóźniły wdrożenie. Kolejny problem stanowiło to, że wdrożenie tak skomplikowanych aplikacji było wielkim wyzwaniem dla pracowników KP i dlatego firma przed uruchomieniem programu musiała przeprowadzić wiele czasochłonnych symulacji i testów. Poza tym, tak duże wdrożenie jak w Kompanii Piwowarskiej było nowością także dla firmy QAD. Wiązało się to ze sprowadzeniem konsultantów spoza Polski.
Wyniki prac
Kompania Piwowarska użytkuje pięć modułów: Sprzedaży i dystrybucji, Zakupów, Planowania oraz Produkcyjny i Finansowy. Na potrzeby tego wdrożenia firma QAD nie tworzyła nowych aplikacji, lecz niektóre moduły zostały zmodyfikowane w znacznym stopniu. MFG/PRO współpracuje z systemem Sun Solaris, serwerami Sun Enterprise oraz bazą danych Progress, która jest rekomendowana dla tego systemu przez producenta oprogramowania.