System trzeba ciągle doskonalić

Justyna Płudowska
opublikowano: 23-05-2006, 00:00

Podjęcie decyzji o wdrożeniu ISO 9001: 2000 to początek długiej drogi przemian.

Nawet kiedy firma uzyska już certyfikat, wciąż jest zobowiązana do ciągłego doskonalenia. Nieoceniona jest pomoc konsultantów oraz szkolenia. Jednakże nikt z zewnątrz nie odpowiada za błędy popełniane przy budowaniu systemu.

— Konsultant stanowi podporę dla przedsiębiorstwa. Jego zadaniem jest przeprowadzenie diagnozy, wskazanie drogi zmian oraz pomoc w wyznaczeniu celów — wyjaśnia Paweł Nowomiejski, konsultant z Energy Group.

Krok po kroku

Możemy wyróżnić dwa etapy wdrożenia. W pierwszym podejmujemy decyzję oraz przeprowadzamy wstępną diagnozę przedsiębiorstwa. Drugi to przygotowanie oraz wdrożenie systemu.

Błędy najczęściej popełniane w pierwszej fazie to przede wszystkim ograniczone zainteresowanie i zaangażowanie kierownictwa. Nawet najlepsze chęci i ciężka praca podwładnych mogą zostać w ten sposób zniweczone. Nie wystarczy podjęcie decyzji — należy aktywnie uczestniczyć we wdrożeniu i funkcjonowaniu systemu. Ludzie związani z organizacją muszą mieć świadomość korzyści wynikających z wdrożenia systemu. Brak zrozumienia prowadzi do odrzucenia. W zależności od przedsiębiorstwa oraz jego specyfiki mogą pojawić się inne problemy.

— Mimo oczywistych walorów elektronicznego dokumentowania systemu przejście na nie sprawiło nam pewien kłopot. Trudności pojawiły się przy opracowywaniu, a także ustalaniu oczekiwanych funkcjonalności poszczególnych dokumentów. Mieliśmy też nieco problemów z otwartością w komunikacji — wylicza Małgorzata Tyszka, pełnomocnik dyrektora ds. systemów zarządzania i ochrony środowiska w Mennicy Polskiej.

Warto zaznaczyć, że firma samodzielnie wdrożyła system zarządzania jakością. To zadanie trudne ze względu na prowadzoną działalność, ale doskonały przykład, że przy odpowiednim zaangażowaniu i wsparciu kompetentnych osób dostosowanie funkcjonujących w organizacji systemów zarządzania do wymagań normy mogą przeprowadzić pracownicy firmy. Dlatego też tak ważne są szkolenia, które tłumaczą istotę normy. Dzięki nim możemy w pracownikach pozyskać sojuszników, którzy rozumieją zmiany i je wdrażają. Każdy pracownik ma swoich klientów wewnętrznych, czyli osoby, którym przekazuje wyniki swojego działania. Wszystkie wymagania oraz oczekiwania powinny zostać ustalone.

Pytania i odpowiedzi

Zarządzanie jakością oznacza kompleksowość produkcji i konsumpcji oraz integrację interesów konsumenta i producenta, która przyniesie większe korzyści dla obu stron.

— Pierwszy audyt to test dla przedsiębiorstwa. Wewnętrzni audytorzy sprawdzają zdobytą wiedzę w praktyce. To okazja do zebrania informacji o działaniach korygujących oraz zapobiegawczych, jakie należy podjąć, aby system był w pełni wydajny i działał bez zakłóceń — uważa Paweł Nowomiejski.

Organizacje najczęściej pytają o czas wdrożenia i ocenę, czy firma jest już gotowa do audytu certyfikującego. Niestety nie ma na nie jednoznacznej odpowiedzi, którą można by podać na wstępie. W zależności od wielkości i specyfiki firmy wdrożenie systemu może trwać od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Jednak nie należy się spieszyć, prawidłowe wdrożenie i przyswojenie zmian wymaga czasu.

— Decyzje o wdrażaniu wymagań wg ISO 9001 podjęto u nas w 1996 r. W 1999 r. system był na tyle dojrzały, żeby poddać go certyfikacji — mówi Małgorzata Tyszka.

Wdrożenia

Wciąż największą przeszkodą jest brak zrozumienia konieczności modyfikacji systemów wśród pracowników firm. Zarówno konsultanci, jak i audytorzy wewnętrzni wyszczególniają powtarzające się problemy.

— Nieumiejętność przestawienia się przez pracowników różnego szczebla zarządzania z myślenia „organizacyjno-pionowego” na myślenie „procesowo-poziome” oraz niedostateczne zaangażowanie najwyższego kierownictwa stanowiły największą przeszkodę przy implementacji systemów. Należy również zwracać uwagę na nakładanie się kolejnych systemów, powoduje to zniechęcenie pracowników — podkreśla Marek Karpiński, pełnomocnik dyrektora ds. wdrażania systemów zarządzania w firmie PERN Przyjaźń w Płocku.

Mamy już certyfikat

Duża dostępność szkoleń dla audytorów wewnętrznych i znacznie mniejsza ich oferta dla właścicieli procesów powodują w dalszym etapie współpracy brak zrozumienia między nimi. Należy pamiętać, że muszą ściśle współpracować, ale aby uzyskać jak najlepsze efekty, powinno się im zapewnić równomierny dostęp do wiedzy.

— Podstawowym błędem popełnianym przez przedsiębiorców już po certyfikacji jest zaniechanie działań służących rozwijaniu systemu. Dzieje się tak z różnych powodów, niejednokrotnie to brak pomysłów na dalsze kierunki doskonalenia — zauważa Paweł Nowomiejski.

Doskonalenie to również, tak jak w przypadku Mennicy Polskiej, wdrażanie kolejnych norm. ISO 9001:2000 zapewniająca sprawne działanie ukierunkowane na potrzeby klienta, jest także dobrą podstawą do budowania innych systemów.

— Wszystkie wdrożone przez nas normy mają wiele wspólnych wymagań, które powinny być realizowane w podobny sposób. Posiadając już certyfikowany system zarządzania jakością, mogliśmy przy wdrażaniu norm PN-EN ISO 14001 i PN-N 18001 skupić się na realizacji elementów specyficznych w zarządzaniu środowiskowym i zarządzaniu BHP — podkreśla Małgorzata Tyszka.

Uzyskanie certyfikatu nie zawsze jest zadaniem prostym i tanim, ale warto dołożyć wszelkich starań, aby go uzyskać.

— Certyfikaty są potrzebne, czasami wręcz wymagane w dokumentacji ofertowej. Powinny to być certyfikaty przyznane przez akredytowane instytucje. Świadomość istnienia takiego międzynarodowego standardu zarządzania, jak ISO 9001, jest jeszcze niewielka u indywidualnego klienta. Natomiast klienci instytucjonalni, firmy, które tak samo jak my muszą poszukiwać nowych rozwiązań organizacyjnych, żeby sprostać wymaganiom gospodarki rynkowej, dobrze orientują się, że jest to nowoczesna koncepcja zarządzania sprzyjająca budowaniu przewagi konkurencyjnej — twierdzi Małgorzata Tyszka.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Justyna Płudowska

Być może zainteresuje Cię też:

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Kariera / System trzeba ciągle doskonalić