System uszyty na miarę

Wojciech Chmielarz
opublikowano: 20-09-2006, 00:00

Obieg dokumentów — od tego, czy jest sprawny, zależy funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw.

Żyjemy w czasach określanych mianem „spaghetti informacyjnego”. Na poszukiwanie informacji lub osoby, która je posiada, poświęca się od 30 do 60 minut dziennie. Aż 80 proc. pytań się powtarza. 65 proc. czasu zatrudnieni spędzają na duplikowaniu pracy. Powoduje to, że ilość danych w firmach co 6-8 miesięcy się podwaja.

— Istnieje konieczność uporządkowania zasobu informacji i posiadania narzędzia do zarządzania wiedzą gromadzoną przez lata w każdej instytucji. Dziś, by osiągać przewagę konkurencyjną, potrzebne są szerokie kompetencje i szybki dostęp do właściwych informacji. Rozwiązaniem, które daje takie możliwości, jest właśnie portal korporacyjny udostępniający użytkownikowi informację, której potrzebuje, w dowolnym czasie oraz w dogodny dla niego sposób — opisuje Marek Hawrusik, kierownik projektu ds. portali korporacyjnych w firmie ZETO w Poznaniu.

Dane uporządkowane

Obieg dokumentów stał się podstawą funkcjonowania większości firm. Im większy podmiot, tym więcej osób współużytkuje dany portal i tym trudniej dotrzeć do określonych danych.

— W naszej firmie poszczególne działy mają „swoje” obszary i zakładki — tam gromadzą różne informacje. Dodatkowo działają w strukturze międzynarodowej, więc różne regiony tworzą swoje obszary, gdzie współdzielą informacje. To powoduje, że istnieje potrzeba personalizacji, tzn. dostosowania układu portalu do indywidualnych potrzeb. Ja zmodyfikowałem swój widok tak, że na głównej stronie portalu mam drzewko wszystkich działów, okienko, gdzie wyświetlają mi się dokumenty dodane w ciągu ostatnich dwóch tygodni z działu marketing oraz kalendarz z planowanymi wydarzeniami w podległym mi regionie. Dzięki temu bez konieczności dłuższego szukania mam dostęp do tych informacji, które mnie interesują — przybliża Marcin Sokołowski, regional marketing manager w Epicor Software Poland.

Wśród innych możliwości personalizacji portalu można wymienić zmianę szaty graficznej, usytuowanie portletów na stronie. Personalizacja może być bardzo głęboka na poziomie funkcji użytkowych, nie może natomiast naruszać struktury portalu.

— Zakres personalizacji zależny jest od poziomu uprawnień nadanych użytkownikowi — zaznacza Marek Hawrusik.

Funkcje uniwersalne

Choć każdy portal cechuje inna budowa, można wymienić jego uniwersalne funkcje.

— Zaliczyłabym do nich mechanizmy obiegu dokumentów oraz komunikacji między pracownikami. Są to dwa zasadnicze cele, które portale powinny realizować —mówi Agnieszka Kacprzycka, product manager w firmie NetSprint. pl.

Jak wylicza Marek Hawrusiak, „szyte na miarę” portale korporacyjne pozwalają m.in. na integracje z aplikacjami, zwiększenie efektywności pracy, usprawnienie komunikacji wewnętrznej oraz z otoczeniem, usprawnienie pracy grupowej, obniżenie kosztów i skrócenie czasu realizacji procesów biznesowych, kontrolowanie kondycji przedsiębiorstwa z każdego dowolnego miejsca i w dowolnym czasie, zarządzanie treścią czy przepływem pracy przez work flow i zarządzanie dokumentami.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Wojciech Chmielarz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu