Zmiana systemu magazynowania na zasilany informacjami bezpośrednio z produkcji, stworzenie przejrzystego systemu rabatów i cen dla handlowców, zmniejszenie liczby reklamacji i na koniec wprowadzenie systemu analitycznego − wszystko to w spółce Bolix SA udało się osiągnąć po wdrożeniu nowej wersji IFS Applications™.
Firma Bolix działa na polskim rynku od 23 lat. Powstała w 1991 r. jako Erbak, a jej linie produktowe nosiły nazwę Bolix. Ze względu na dobrą rozpoznawalność marki w 2001 r. firma zmieniła nazwę na Bolix Sp. z o.o. We wrześniu 2003 r. przedsiębiorstwo wykupił jeden z największych światowych funduszy inwestycyjnych − Advent International, pod którego kierownictwem firma Bolix została przekształcona w spółkę akcyjną Bolix S.A. W 2008 r. Advent sprzedał swoje udziały korporacji Berger Paints India.
Przyspieszenie rozwoju i modernizacja firmy oznaczała dla Bolix zmianę dotychczasowego modelu działania. Zlikwidowano składy fabryczne, tworząc sieć około 500 rozsianych po całej Polsce firm partnerskich, stale współpracujących z producentem, przy czym ponad 200 z nich wyposażono w mieszalniki farb i tynków, sterowane systemami komputerowymi i pozwalające na tworzenie kolorów na konkretne zamówienia klientów. Bolix rozpoczął także współpracę z największymi koncernami chemicznymi — BASF i Bayer. Obecnie firma zatrudnia 220 osób i jest jednym z największych w Polsce producentów i dystrybutorów chemii budowlanej. Wytwarza także rozwiązania do ocieplania i docieplania zewnętrznych ścian budynków. Swoje produkty eksportuje do kilkudziesięciu krajów świata, a jej udział w polskim rynku wynosi ponad 10 proc. W fabryce w Żywcu produkuje się materiały elewacyjne, kleje i zaprawy ceramiczne, a także farby i preparaty do wykończeń wnętrz. Zakład wdrożył zintegrowany system zarządzania jakością, obejmujący certyfikaty ISO 9001 i ISO 14001. Firma otrzymała także Europejską Aprobatę Techniczną (ETA) na bezspoinowy system ociepleń, autorstwa własnego działu technologicznego.
Według danych działu marketingu Bolix, gdyby przeliczyć dotychczasowe produkty firmy na wykończone powierzchnie, otrzymano by ponad 90 mln m kw. docieplonych elewacji, co oznacza 600 tys. średniej wielkości domów jednorodzinnych. Rocznie dzięki materiałom produkowanym przez Bolix wykańczanych jest 4,5 mln metrów kwadratowych elewacji.
Najpierw mobilna obsługa magazynu...
Od 2001 r. zarządzanie w spółce wspomagał zintegrowany system klasy ERP − IFS Applications™. Wraz z ewolucją rozwiązań informatycznych, a także ze zmianami w biznesie zarząd Bolix zadecydował o wykonaniu upgrade’u systemu ERP. Na początku uwaga zespołu wdrożeniowego Bolix skoncentrowana była na funkcjonalności − celem projektu było maksymalne usprawnienie gospodarki magazynowej i zmiana sposobu informowania o procesach produkcyjnych. Dzięki zmianom planowano osiągnąć wzrost wydajności i produktywności oraz umożliwić sprawniejszą obsługę klientów. Pierwszym etapem stało się wdrożenie funkcjonalności mobilnej obsługi magazynu.
— Zdecydowaliśmy się na wprowadzenie czytników kodów kreskowych i funkcjonalności wspierającej mobilną obsługę magazynu. Z jednostki, jaką był magazyn, a raczej półka magazynowa, chcieliśmy przejść do palety — jednostki podstawowej w logistyce. Udało się to zrealizować z sukcesem i obecnie mamy szybki dostęp do informacji o tym, gdzie znajduje się konkretny towar. Wdrożenie rozwiązania mobilnego wyeliminowało pomyłki. Przy naszym ogromnym asortymencie, sięgającym 40 tys. indeksów magazynowych, magazynierzy mogli się pomylić, zwłaszcza, że opakowania były niemal identyczne, różniące się tylko oznaczeniami z kilkoma cyferkami na końcu. Teraz magazynier nie szuka już pozycji magazynowych samodzielnie, a otrzymuje z systemu informację, że musi stawić się w konkretnym magazynie, przy konkretnej półce i palecie oraz pobrać konkretny tynk w opisanej ilości, co jest weryfikowane przez system i dopiero po wykonaniu prawidłowej operacji system zezwala na przejście do kolejnej operacji — informuje Tomasz Czub, IT Manager w Bolix SA.
Instalacja opisanego rozwiązania spowodowała jeszcze jeden pozytywny skutek − znikły rozkompletowane, tworzące bałagan palety z produktami o różnym terminie ważności, co znacznie utrudniało dostawy. Wprowadzono bowiem harmonogramowanie przesyłek i planowanie wysyłki. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu zaprzestano także odtwarzania czy przepisywania danych − wszystkie dane istnieją teraz w formie elektronicznej i są wprowadzane bezpośrednio na terminal. System dba także o to, aby rezerwacje magazynowe dokonywane były według zasady FEFO (First Expired First Out) oznaczającej, że przy wysyłce magazyn opuszczają najszybciej produkty z najstarszą datą ważności. Wprowadzenie opisanych rozwiązań poprawiło efektywność firmy w dziedzinie logistyki i magazynowania. Czas dostawy produktów został skrócony do 48 godzin, a dodatkowo znacznie spadła liczba reklamacji.
— Wdrożenie funkcjonalności wspierającej mobilną obsługę magazynu i rozwiązania paletowego zapewnia nam pełne wsparcie magazynów wysokiego składowania. Dzięki wdrożeniu znacznie usprawniono gospodarkę magazynową. Obecnie w przypadku stanów magazynowych nieprodukowanych na określone zamówienie klienta system na bazie algorytmów rezerwacji wyszukuje towar o najstarszej dacie ważności i to taki, który mieści się na już rozpakowanej palecie. To pozwala uniknąć zbyt dużej liczby rozkompletowanych palet. Magazynier nie decyduje już sam o kolejności załadunku towaru, ale otrzymuje na swój czytnik jasno określone zadanie. Dopiero gdy je wykona i uzyska akceptację systemu, dostaje drugie zadanie, które może się sprowadzić np. do wykonania operacji o dwie półki dalej. Nasz algorytm wyznacza bowiem także optymalną drogę załadunku w przypadku określonej dostawy. To umożliwia wydajniejszą pracę i pozwala uniknąć przestojów − dodaje Tomasz Czub.
...potem zmienił się biznes
Znaczne zmiany dotyczyły także produkcji. Teraz wszystkie materiały są przekazywane bezpośrednio z produkcji do określonych miejsc w magazynie. Można także na bieżąco kontrolować wszystkie etapy wytwarzania. Rejestrowany jest czas poszczególnych etapów produkcyji, co umożliwia określenie, gdzie mogą wystąpić wąskie gardła czy przestoje produkcyjne. Dzięki nowym funkcjom IFS Applications™ zlikwidowano problem zmiany cen i rabatów, niejednokrotnie sprawiający problemy zarówno handlowcom, jak i działowi finansowemu spółki.
— Nowa wersja systemu IFS Applications pozwoliła na wdrożenie ciekawych, bardzo przydatnych funkcjonalności, dzięki którym w określonych dziedzinach zmodyfikowaliśmy działanie firmy, zwiększając efektywność zarówno logistyki i produkcji, jak i handlu. Wcześniej trzeba było uważać, by ceny uzgadniane przez handlowców z klientami były zawsze tożsame z podawanymi podczas dostawy. Teraz mamy 100 procent pewności, że tak jest. Wobec tego w nowym systemie wprowadziliśmy obowiązek autoryzacji zamówień klienta przez handlowców. Obecnie muszą oni sprawdzić każde zamówienie klienta w systemie i jeśli cena zgadza się z wcześniej wynegocjowaną, parafują je, dzięki czemu towar może zostać wysłany do odbiorcy. Jeśli uważają, że cena powinna być inna, wówczas wypełniają wnioski inwestycyjne czy rabatowe. Zaproponowane ceny podlegają weryfikacji odpowiedniej komórki. Po akceptacji cena jest aktualizowana, a towar zwalniany do wysyłki. Rozwiązanie to pozwala także handlowcowi zorientować się od razu w poziomie marży na danym zamówieniu — wyjaśnia Tomasz Czub.
Wdrożenie nowego systemu zakończyło się w 2011 r., ale dział informatyki i zarząd firmy Bolix planują nowe zmiany w rozwiązaniach IT. Rozpoczęto już odpowiednie działania — zintegrowano mechanizmy raportowania spółki polskiej i jej ukraińskiej filii Bolix Ukraine. Obecnie cała dokumentacja ma formę elektroniczną i nie trzeba np. ponownie wprowadzać do niej zamówień. W 2015 r. zostanie także w spółce rozszerzone wdrożenie Business Intelligence — modułu IFS Business Analytics.
Dowiedz się więcej: www.ifsworld.com/pl-pl/