Najczęściej pierwszym typem oprogramowania pojawiającym się po rozruchu firmy są aplikacje finansowo-księgowe.
Marcin Chudak, dyrektor ds. sektora MŚP SAP Polska, zauważa, że przedsiębiorstwa często zaczynają tworzenie infrastruktury IT od wdrożenia systemu finansowo-księgowego, co nie zawsze wystarcza, bo jest to system służebny wobec zakupu, sprzedaży, produkcji, sprawozdawczości finansowej. A według niego, wdrożenie oprogramowania powinno koncentrować się nie tylko na funkcjonalności finansowo-księgowej, ale na usprawnieniu procesów biznesowych i decyzji zarządczych. Dla Mikołaja Szabatina, prezesa spółki MSM, producenta oprogramowania Raks, obszary, od których firmy zwykle rozpoczynają inwestycje informatyczne, to sprzedaż i gospodarka magazynowa oraz finanse i księgowość.
— Wsparcie technologiczne tych segmentów działalności przynosi najszybciej wymierne korzyści i oszczędności — przekonuje Mikołaj Szabatin.
Podstawy na początek
Małym firmom, zatrudniającym kilku i więcej pracowników, z reguły wystarczają programy wspomagające zarządzanie w podstawowej funkcjonalności.
— Często pierwszym zakupem jest program do fakturowania lub system obsługujący sprzedaż i magazyn. Jeśli firma sama prowadzi księgowość, pojawia się tu jeszcze, zależnie od formy rozliczania, system typu księga podatkowa i ryczałt lub do obsługi pełnej księgowości — dodaje Małgorzata Chłodzińska, dyrektor marketingu spółki Wa-Pro.
— Oprogramowanie w firmie ma jedno zadanie — ułatwiać pracę ludzi. Kiedyś faktury wypisywano ręcznie, płatności spisywano w zeszycie wykreślając dłużników, płynność finansową analizowano po zasobności portfela właściciela. Te czasy minęły już bezpowrotnie. Dzisiaj dla każdej firmy podstawą jest program fakturujący. Gromadzi bazę klientów i informacje o nich, co kupują, jak często, czy płacą terminowo. Informacje te oraz sposób, łatwość dostępu do nich to podstawa pracy każdej firmy, od tego wszyscy zaczynają — potwierdza Kinga Szewczyk, product manager aplikacji CDN Opt!ma.
Razem w górę
Zdaniem producentów aplikacji bardzo istotna jest możliwość rozwoju programu wraz z firmą.
— Gdy firma rozpoczyna działalność jako mała, jednoosobowa jednostka, potrzebuje najczęściej programu do wystawiania faktur i rozliczania płatności, jednak z czasem konieczne staje się prowadzenie magazynu, księgowości, kadr i płac. Wraz z rozwojem pojawia się potrzeba analizowania sytuacji firmy — wyjaśnia Kinga Szewczyk.
Okiem dostawcy
Sprawniejsze biuro
Ważne jest, żeby dokumenty tworzone przez firmę i wysyłane do klientów były dla nich czytelne i dostępne. Tak więc warto korzystać ze standardów technologicznych. Istotne funkcje, dokumenty i materiały tworzone w popularnych pakietach biurowych to m.in. przechowywanie informacji o klientach w jednym miejscu, łatwe i szybkie tworzenie raportów sprzedaży, dające możliwość analizowania jej wyników oraz bardziej wiarygodne prognozowanie możliwości biznesowych. Drugim istotnym obszarem funkcjonalności jest podniesienie wydajności zarządzania komunikacją z otoczeniem, tj. rosnącą liczbą wiadomości e-mail, ochroną komputerów i sieci przed spamem oraz atakami wirusów, a także dzielenie się informacjami z partnerami biznesowymi. Nie bez znaczenia są też funkcje związane z działaniami marketingowymi, prowadzonymi przez firmę.
Jacek Maśliński, szef grupy biznesowej odpowiedzialnej za pakiet Office w polskim oddziale Microsoftu