Tradycyjne dokumenty trzymają się dobrze
Technika cyfrowa nie wyprze papieru
Nadzieje twórców Internetu, że zapis elektroniczny wyeliminuje dokumenty papierowe, okazały się chybione. Ludzie, wbrew oczekiwaniom i zdrowemu rozsądkowi, używają coraz więcej papieru. Paradoksem jest, że do zwiększenia popytu na dokumenty przyczyniła się przede wszystkim ogromna popularność Internetu.
Najnowsze badania wykonane na zamówienie firmy Xerox ujawniły ogromne marnotrawstwo związane z obiegiem dokumentów w nowoczesnej gospodarce. Według firmy CAP Ventures Inc., wykonawcy badań, wydatki związane z przetwarzaniem dokumentów są — po płacach — największą pozycją wśród kosztów ponoszonych przez przedsiębiorstwa. Obsługa dokumentacji zabiera urzędnikom biurowym około 60 proc. ich czasu pracy. Działania te pochłaniają 45 proc. kosztów związanych z ich zatrudnieniem, a to może kosztować przedsiębiorstwo nawet 15 proc. przychodów.
— Odpowiednia kontrola obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie może pozwolić na zredukowanie kosztów ich produkcji o blisko 40 proc. Jednak całkowite wyeliminowanie dokumentów na pewno nie nastąpi — mówi Monika Mirkowska z Xerox Polska.
Najmniejszy wpływ na koszty ma cena druku, który pochłania jedynie 10 proc. całkowitych wydatków. Pozostałe 90 proc. pochłania robocizna, magazynowanie i transport, a także konieczność aktualizacji ciągle rozbudowywanych archiwów.
W dużej mierze archiwa rozbudowuje się na podstawie danych zgromadzonych w globalnej sieci Internet. Nowe możliwości wymiany informacji i dostępu do nich, które wnosi Internet, powodują wzrost popytu na narzędzia pozwalające tworzyć dokumenty. Niewątpliwe zalety poczty elektronicznej oraz stron WWW nie ograniczają zużycia papieru. Występuje zjawisko wręcz odwrotne od zamierzonego, polegające na gromadzeniu dużej ilości dokumentów o wątpliwej użyteczności.
Raport wskazuje, że większość gromadzonych papierów jest niepotrzebna. Archiwa zawierają głównie informacje nieaktualne i nieprzydatne. Aż 85 proc. przechowywanych dokumentów nigdy nie jest przeglądane, dlatego powinno się zwrócić baczniejszą uwagę na zarządzanie nimi.
— Racjonalne zarządzanie dokumentami i usprawnienie ich obiegu stają się kluczowymi czynnikami, które mogą decydować o wynikach i pozycji na rynku każdej firmy — podsumowuje Monika Mirkowska.