Naprawdę efektywne wykorzystanie usług agencji personalnej opiera się na trzech wartościach: wiedzy, współpracy i zaufaniu.
1 Wiedza
Należy sprawdzić, z kim ma się do czynienia. Chodzi nie tylko o firmę wraz z jej know-how i reputacją, lecz przede wszystkim o konsultanta. Pełni on kluczową rolę w całym procesie rekrutacji i selekcji, począwszy od analizy profilu poszukiwanego kandydata, poprzez studium wykonalności projektu i architekturę strategii pozyskiwania kandydatów oraz proces oceny i weryfikacji, skończywszy na uzasadnieniu rekomendacji. Weryfikując swoją wiedzę o konsultancie, pracodawca powinien zwrócić uwagę na kilka zasadniczych elementów: umiejętności — znajomość warsztatu, poziom wiedzy specjalistycznej — zgodność z branżą klienta, osobowość, doświadczenie w branży — portfolio zrealizowanych projektów. Zawsze warto więc spytać o referencje konsultanta, który będzie prowadził rekrutację.
2 Współpraca
Doradztwo. Najważniejsze na rynku firmy rekrutacyjne profesjonalnie realizujące usługi poszukiwania i doboru kadr oferują szeroka gamę usług doradczych. Pracodawca może śmiało oczekiwać wsparcia z zakresu polityki i strategii zatrudniania pracowników, motywowania i budowania zaangażowania czy wdrażania do organizacji pozyskanych talentów. Ponadto wzorce wynagrodzeń na danym stanowisku lub analizy dostępności kandydatów stanowią już niemalże standard. Nie bez znaczenia pozostaje również możliwość skorzystania w ramach jednej firmy z innych usług: pracy tymczasowej, interim/contractingu lub payrollu.
3 Zaufanie
Relacja zbudowana na zaufaniu. Wymaga od obu stron znacznej otwartości i precyzji w definiowaniu pojęć, szczególnie ważnej przy określaniu wymagań kompetencyjnych stawianym kandydatom. Szczególnie należy zadbać o skuteczną komunikację. W tym kontekście bardzo ważna jest umiejętność formułowania informacji zwrotnej. Dodatkowo pracodawca powinien zadbać, by ta część procesu, która jest realizowana po jego stronie, odbywała się bez zbędnych zakłóceń, przy właściwym zaangażowaniu wszystkich odpowiedzialnych osób. Na koniec należy pamiętać, że współpraca z firmą doradztwa personalnego wymaga solidnego, a nie tylko deklaratywnego, zaangażowania obu stron. Dlatego dobrym rozwiązaniem może być zasada wyłączności — często z przedpłatą, oczywiście realizowana według przyjętego harmonogramu, z precyzyjnie określonymi wskaźnikami sukcesu (KPI). Rozwiązanie takie z jednej strony daje klientowi gwarancję dostępu do najlepszych kandydatów, z drugiej zaś — konsultant sprawniej nawiguje na rynku kandydatów i steruje całym procesem, co w rezultacie ma niebagatelny wpływ na jakość i czas realizacji usługi. Powierzenie tego samego projektu różnym firmom na zasadzie succes fee powoduje, że oprócz konkurencji między doradcami klient uzyskuje złą sławę na rynku pracy wywołaną przez chaos (każdy konsultant inaczej będzie prezentował ofertę) i otrzymuje kandydata o wygórowanych oczekiwaniach finansowych („skoro aż tylu headhunterów o mnie zabiegało, to moja wartość musi być bardzo duża”).