Niezadowoleni inwestorzy zastanawiają się, co można było zrobić inaczej, lepiej. Z kolei ci, który dopiero myślą o wdrożeniu, nie chcą popełnić błędów, przez które system ERP mógłby być nieefektywny.
Zarządzanie projektami jest bardzo złożone. Na sukces ma wpływ wiele czynników. Najważniejsze to: wzięcie przez klienta pełnej odpowiedzialności za przedsięwzięcie, wybranie odpowiednio umocowanych osób decyzyjnych, opracowanie dobrych celów i założeń, przygotowanie firmy na zmianę, którą niesie nowy system informatyczny.
Wielu decydentów nie zdaje sobie sprawy z podstawowej kwestii, czyli z tego, że projekt wdrożeniowy jest ich projektem. To nie firma wdrożeniowa ma projekt, tylko klient! Firma wdrożeniowa jest jedynie dostawcą wybranych produktów technologicznych.
Bez odpowiedniego doboru osób decyzyjnych ani rusz. Zawsze sprawdzi się powołanie w charakterze kierownika projektu doświadczonego menedżera (może być zewnętrzny), bardzo nakierowanego na realizację celów i cechującego się wysokim poziomem umiejętności interpersonalnych. Każdy projekt wymaga od kierownika bieżącego zarządzania zadaniami, radzenia sobie z ludźmi o zróżnicowanych kompetencjach, rozwiązywania problemów i zawierania kompromisów. Inną kluczową osobą jest zwykle tzw. sponsor lub przewodniczący komitetu sterującego. Osoba ta musi czuwać nad tym, by projekt urzeczywistniał główne cele biznesowe. Sponsor podejmuje decyzje wykraczające poza kompetencje kierownika projektu. Dobrze więc, jeśli jest kimś wysoko umocowanym w firmie, np. pełni funkcję członka zarządu.
Kolejnym elementem decydującym o powodzeniu wdrożenia jest opracowanie własnych celów i założeń projektu. Bardzo mylne jest założenie, że przedsięwzięcie sprowadza się jedynie do instalacji systemu. Firmy wdrożeniowe szczególnie w przypadku dużych rozwiązań ERP prowadzą prace w oparciu o analizy przedwdrożeniowe. W tym etapie uczestniczą pracownicy firmy, która inwestuje w projekt. Powinni to być przedstawiciele różnych działów i dziedzin, np. księgowi lub handlowcy. Od ich przygotowania do analizy zależy jej wynik. Najlepiej, gdy zespół tych specjalistów samodzielnie opracuje wcześniej główne założenia biznesowe w oparciu o cele projektu postawione przez decydentów klienta.
Ostatni ważny warunek sukcesu to przygotowanie firmy na projekt. Zadanie to należy do klienta. Pracownicy muszą być świadomi celów przedsięwzięcia, swoich obowiązków i obciążeń z tego wynikających. Co więcej, muszą być odpowiednio zmotywowani, przekonani, że warto inwestować w nowe rozwiązanie. Inaczej korzyści, które przyniesie przedsięwzięcie, będą tylko częściowe.
MICHAŁ ZAPRAWA
dyrektor ds. usług i wdrożeń w firmie Simple