Wyobraź sobie, ze zakładasz firmę. Na początku wszystkim sterujesz ręcznie. Ale w miarę rozwoju biznesu podejmujesz decyzje o zatrudnieniu kolejnych dyrektorów i kierowników. Aby mieć nadal kontrolę nad przedsiębiorstwem, pytasz ich o różne sprawy.
Czy jednak możesz polegać na informacjach, których ci dostarczają? Niekoniecznie. Choć zapewne wcale nie chcą wprowadzić cię w błąd. Problem leży gdzie indziej. W tym, że jeden menedżer doskonale zna się na produkcji, ale nie na sprzedaży. Drugi wprowadzi cię w arkana finansów, za to kiepsko orientuje się w marketingu.
Trzeci w małym palcu ma dostawy, zaś kadry i płace to jego pięta achillesowa. A ciebie nie zadowoli wiedza wyrywkowa. Nie masz też tyle czasu, by z fragmentarycznych informacji budować obraz całości. Rozwiązaniem jest dobry system raportowania, oparty na Enterprise Resource Planning (ERP), czyli zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa.
integracja ma sens
— ERP to próba zintegrowania wszystkich działów i funkcji firmy w jeden system informatyczny — tłumaczy Edward Jędrzejowski, kierownik ds. rozwiązań biznesowych w firmie Epicor. Zanim jednak spółki zdecydują się na wdrożenie ERP, często kupują najpierw systemy do obsługi poszczególnych dziedzin,np. księgowości. Albo droższe rozwiązania IT próbują zastąpić tańszymi (bądź stanowiącymi standardowe wyposażenie komputerów). Przedstawiciel Epicora takiej prowizorki nie pochwala.
— Do rejestracji zamówień od biedy można użyć Excella, ale już np. planowanie materiałowe wymaga bardziej zaawansowanych narzędzi — uważa Edward Jędrzejowski. Przestrzega przed tzw. informatyzacją wyspową, którą — jego zdaniem — stosuje wiele przedsiębiorstw z sektora MŚP.
Zamiast wspólnej platformy mają wiele małych, odrębnych systemów, korzystających z osobnych baz danych. Oszczędności, które chcą w ten sposób osiągnąć, są pozorne. Każdy z działających oddzielnie programów musi być przecież objęty bieżącym i rozwojowym wsparciem dostawcy, co zwiększa koszty utrzymania infrastruktury informatycznej. Jednak prawdziwe straty finansowe wynikają z czegoś innego.
— Podstawą sukcesu jest to, by wszystkie informacje — o produkcji,
zakupach, sprzedaży, magazynach, zatrudnieniu i nie tylko — znajdowały
się w jednym miejscu i były dostępne dla wszystkich osób, które
podejmują w firmie strategiczne decyzje.