Jak powinno przebiegać zwolnienie pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony? Praktyczny poradnik

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony to proces, który wymaga zachowania określonych formalności. W naszym poradniku dowiesz się, jakie kroki należy podjąć, aby legalnie i sprawnie rozwiązać umowę o pracę, minimalizując ryzyko sporów sądowych.

Rozwiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony to złożony proces, który wymaga od pracodawcy przestrzegania przepisów prawa pracy. Wypowiedzenie musi być nie tylko właściwie uzasadnione, ale także sporządzone w odpowiedniej formie, zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu pracy. Warto również pamiętać, że w przypadku zwolnień pracowniczych istnieją szczególne wymogi dotyczące konsultacji ze związkami zawodowymi oraz możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy.

W poniższym artykule przedstawimy, jak krok po kroku powinien przebiegać proces zwolnienia pracownika, jakie są obowiązki pracodawcy oraz jakie prawa przysługują zwalnianemu pracownikowi. Omówimy także kwestie związane z okresem wypowiedzenia, wypłatą odprawy oraz obowiązkiem wystawienia świadectwa pracy.

Poznaj program konferencji "Recruitment Days 2025", 8-9 kwietnia 2025, Warszawa >>

Jak zwolnić pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony?

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony to proces, który musi być przeprowadzony z zachowaniem przepisów prawa, w szczególności Kodeksu pracy. Pracodawca ma kilka dostępnych form rozwiązania takiej umowy, jednak każda z nich wiąże się z określonymi wymogami formalnymi. Umowa o pracę może zostać rozwiązana (art. 30 ustawy Kodeks pracy):

1. Na mocy porozumienia stron – jest to najprostszy i najmniej konfliktowy sposób zakończenia współpracy. Obie strony – pracodawca i pracownik – uzgadniają warunki rozwiązania umowy, a umowa ustaje bez konieczności stosowania okresu wypowiedzenia.
2. Za wypowiedzeniem – w tym przypadku jedna ze stron, najczęściej pracodawca, składa oświadczenie o rozwiązaniu umowy z zachowaniem obowiązującego okresu wypowiedzenia. Długość tego okresu zależy od stażu pracy danego pracownika u danego pracodawcy i wynosi od 2 tygodni do 3 miesięcy.
3. Bez wypowiedzenia – rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym może nastąpić tylko w wyjątkowych okolicznościach, takich jak ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych przez pracownika lub gdy pracodawca dopuszcza się rażących naruszeń wobec pracownika (np. niewypłacanie wynagrodzenia w terminie).
4. Z upływem czasu lub ukończeniem pracy – chociaż te sposoby dotyczą głównie umów na czas określony, mogą mieć zastosowanie w szczególnych przypadkach również dla umów na czas nieokreślony, np. jeśli strony ustaliły, że zatrudnienie trwa do ukończenia określonego projektu.

Dodatkowo wypowiedzenie umowy o pracę musi zawierać pouczenie o prawie pracownika do odwołania się do sądu pracy, co daje mu możliwość podważenia zasadności decyzji pracodawcy, jeśli uzna ją za niesprawiedliwą. Należy również pamiętać, że jeśli w firmie działają związki zawodowe, gdzie pracownik jest członkiem, pracodawca jest zobowiązany do skonsultowania swojej decyzji o wypowiedzeniu z tymi organizacjami.

W przypadku rozwiązania umowy za wypowiedzeniem okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy danego pracownika. Przy zatrudnieniu trwającym krócej niż 6 miesięcy, okres ten wynosi 2 tygodnie, dla pracowników zatrudnionych między 6 miesięcy a 3 lata jest to 1 miesiąc, a dla pracowników z ponad 3-letnim stażem pracy okres wypowiedzenia wynosi 3 miesiące.

Gdy inicjatywa rozwiązania umowy pochodzi od pracownika, nie ma on obowiązku podawania przyczyny wypowiedzenia. Może to być decyzja osobista, związana np. z chęcią zmiany kariery, wyjazdu lub innymi przyczynami, których pracownik nie musi ujawniać. Z kolei pracodawca, podejmując decyzję o wypowiedzeniu umowy na czas nieokreślony, zawsze musi wskazać konkretny powód.

Proces zwolnienia pracownika, szczególnie w przypadku umowy na czas nieokreślony, wymaga dużej staranności ze strony pracodawcy. Nieprzestrzeganie przepisów, niewskazanie przyczyny lub brak odpowiedniej formy wypowiedzenia może skutkować roszczeniami pracownika, takimi jak żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Weź udział w konferencji "Wynagrodzenia i benefity 2025" >>

Jak powinno wyglądać wypowiedzenie umowy o pracę?

W przypadku umowy na czas nieokreślony, kluczowe jest, aby wypowiedzenie zostało sporządzone na piśmie i zawierało wszystkie wymagane informacje. Jest to szczególnie istotne, ponieważ brak odpowiedniej formy lub niepełne informacje mogą skutkować nieważnością wypowiedzenia.

Wypowiedzenie umowy o pracę powinno zawierać następujące elementy:

1. Miejscowość i data – dokument musi jasno wskazywać miejsce oraz datę jego sporządzenia. To ważne dla ustalenia, kiedy zostało wręczone wypowiedzenie oraz kiedy zaczyna biec okres wypowiedzenia.
2. Dane pracodawcy i pracownika – konieczne jest zamieszczenie pełnych danych zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Dane te powinny obejmować pełną nazwę firmy oraz jej adres (w przypadku pracodawcy) oraz imię, nazwisko i adres zamieszkania pracownika.
3. Informacja o wypowiedzeniu umowy – w wypowiedzeniu musi znaleźć się jasna informacja o zamiarze rozwiązania umowy o pracę. Należy precyzyjnie wskazać, która umowa podlega wypowiedzeniu, poprzez podanie daty jej zawarcia oraz stron umowy (czyli pracodawcy i pracownika).
4. Informacja o okresie wypowiedzenia – w wypowiedzeniu musi być uwzględniona informacja o zachowaniu okresu wypowiedzenia. Okres ten jest uzależniony od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy i może wynosić od 2 tygodni do 3 miesięcy. Ważne jest, aby wskazać datę, od której zaczyna biec okres wypowiedzenia, oraz datę, kiedy umowa zostanie faktycznie rozwiązana.
5. Podpisy obu stron umowy – dokument musi być podpisany przez osobę, która składa wypowiedzenie. W przypadku pracodawcy powinien to być upoważniony przedstawiciel firmy. Podpis jest niezbędny, aby dokument był prawnie wiążący.

Dodatkowo, gdy to pracodawca wypowiada umowę na czas nieokreślony, istnieje obowiązek dodania adnotacji o możliwości odwołania się pracownika do sądu pracy. Jest to nieodzowny element, który zapewnia pracownikowi prawo do zakwestionowania wypowiedzenia, jeśli uważa, że zostało ono dokonane bezprawnie lub bez uzasadnienia.

Przyczyny zwolnienia pracownika zatrudnionego na czas nieokreślony

W odróżnieniu od pracownika, który może wypowiedzieć umowę bez konieczności uzasadniania swojej decyzji, pracodawca musi jasno i konkretnie wskazać powody swojego postępowania. Zgodnie z art. 30 § 4 Kodeksu pracy, podana przyczyna powinna być prawdziwa, konkretna i uzasadniona, tak aby pracownik miał pełną świadomość, dlaczego umowa o pracę jest rozwiązywana.

Przyczyna musi spełniać następujące warunki:

1. Być uzasadniona – powód wypowiedzenia nie może być przypadkowy ani niepoważny. Musi wynikać z rzeczywistych potrzeb pracodawcy, problemów z pracownikiem lub innych okoliczności, które mają wpływ na współpracę.
2. Konkretna – przyczyna powinna być jasno sprecyzowana, a nie ogólna lub niejasna. Przykładowo, zamiast podać ogólny powód „niewłaściwa postawa”, lepiej wskazać konkretne sytuacje, które świadczą o problematycznym zachowaniu.
3. Prawdziwa – pracodawca musi podać rzeczywisty powód zwolnienia, który faktycznie leży u podstaw jego decyzji. W przeciwnym razie pracownik może odwołać się do sądu pracy, kwestionując zasadność zwolnienia.

Najczęściej podawany przyczyny

Choć przepisy Kodeksu pracy nie zawierają konkretnej listy przyczyn, które mogą uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę na czas nieokreślony, istnieje wiele sytuacji, które mogą stanowić podstawę do zwolnienia. Oto kilka przykładów:

1. Niewykonywanie poleceń przełożonego – jeśli pracownik regularnie odmawia wykonywania zadań powierzonych przez przełożonego, może to być uzasadniony powód do zwolnienia.
2. Nienależyte lub niestaranne wykonywanie obowiązków – ciągłe błędy, opóźnienia lub brak staranności w pracy mogą prowadzić do rozwiązania umowy.
3. Utrata zaufania do pracownika – choć jest to delikatna kwestia, pracodawca może zwolnić pracownika, jeśli utracił do niego zaufanie, na przykład w wyniku nieetycznych działań. Jednak taka przyczyna powinna być dobrze uzasadniona i poparta dowodami.
4. Działania na rzecz konkurencji – jeśli pracownik podejmuje działania, które wspierają konkurencję lub są sprzeczne z interesem pracodawcy, może to być podstawa do zwolnienia.
5. Niepodpisanie umowy o zakazie konkurencji – w niektórych przypadkach brak zgody na podpisanie takiej umowy może prowadzić do rozwiązania współpracy.

Przyczyny zwolnienia dyscyplinarnego

Warto również pamiętać, że pracodawca ma prawo zwolnić pracownika w trybie dyscyplinarnym, czyli bez zachowania okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy, do takich sytuacji należą:

Ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych – na przykład nieprzestrzeganie zasad bezpieczeństwa, brak lojalności wobec pracodawcy lub nieusprawiedliwiona nieobecność.

Popełnienie przestępstwa – jeśli pracownik popełnił przestępstwo, które uniemożliwia jego dalsze zatrudnianie, a przestępstwo zostało potwierdzone prawomocnym wyrokiem, może to być podstawą do natychmiastowego zwolnienia.

Utrata uprawnień do wykonywania pracy – jeśli pracownik z własnej winy utracił uprawnienia niezbędne do wykonywania swojego zawodu (np. prawo jazdy w przypadku kierowcy), pracodawca ma prawo rozwiązać umowę.

Przyczyny organizacyjne

Oprócz powyższych przykładów, pracodawca może również rozwiązać umowę na czas nieokreślony z przyczyn organizacyjnych, takich jak likwidacja stanowiska pracy lub likwidacja zakładu pracy. W takich przypadkach zwolnienia mogą być uzasadnione zmianami strukturalnymi w firmie.

Wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony a okres wypowiedzenia

Przy rozwiązaniu umowy o pracę na czas nieokreślony, pracodawca musi przestrzegać określonych przepisami prawa okresów wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia zależy przede wszystkim od stażu pracy danego pracownika u danego pracodawcy, co jest szczegółowo określone w Kodeksie pracy. Decyzja o zakończeniu współpracy nie może być zrealizowana natychmiast (chyba że zachodzi tryb dyscyplinarny zgodnie z art. 52 Kodeksu pracy).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, okresy wypowiedzenia dla pracowników zatrudnionych na czas nieokreślony wynoszą:

1. 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony przez okres nie dłuższy niż 6 miesięcy,
2. 1 miesiąc – jeśli pracownik pracuje w firmie co najmniej 6 miesięcy,
3. 3 miesiące – w przypadku, gdy pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 3 lata.

Długość okresu wypowiedzenia nie zależy od rodzaju umowy (czy jest to umowa na czas określony, czy nieokreślony), lecz od stażu pracy pracownika u konkretnego pracodawcy. Staż pracy liczy się nie tylko od ostatniego dnia podpisania umowy, ale obejmuje również poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, nawet jeśli były przerwy w zatrudnieniu lub pracownik był wcześniej zatrudniony na innych umowach.

Jak liczyć początek okresu wypowiedzenia?

Moment rozpoczęcia biegu okresu wypowiedzenia zależy od długości okresu, na jaki umowa jest wypowiadana. W przypadku wypowiedzeń, gdzie okres wypowiedzenia liczony jest w miesiącach (czyli przy zatrudnieniu co najmniej 6 miesięcy), biegnie on od pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca następującego po miesiącu, w którym wręczono wypowiedzenie. Oznacza to, że jeśli wypowiedzenie zostało wręczone np. w połowie października, to okres wypowiedzenia rozpocznie się 1 listopada.

W przypadku krótszego okresu wypowiedzenia, liczonego w tygodniach (np. 2-tygodniowy okres wypowiedzenia dla pracowników zatrudnionych krócej niż 6 miesięcy), okres ten rozpoczyna się w najbliższą niedzielę po dniu złożenia wypowiedzenia. Na przykład, jeśli wypowiedzenie zostało wręczone w środę, okres wypowiedzenia zacznie się od najbliższej niedzieli.

Uwzględnianie stażu pracy

Ważnym aspektem przy liczeniu okresu wypowiedzenia jest uwzględnienie całego stażu pracy pracownika u danego pracodawcy. Do stażu pracy wlicza się:

Poprzednie zatrudnienie – jeżeli zakład pracy został przejęty przez innego pracodawcę, pracownikowi przysługuje zaliczenie poprzedniego okresu zatrudnienia w tej firmie.

Łączny okres zatrudnienia – wszystkie umowy o pracę łączące pracownika z tym samym pracodawcą są sumowane, niezależnie od liczby umów czy przerw między nimi. Oznacza to, że jeżeli pracownik miał kilka umów o pracę u tego samego pracodawcy, nawet z przerwami, wszystkie te okresy są brane pod uwagę przy ustalaniu długości okresu wypowiedzenia.

Odprawa dla pracownika – kiedy jest koniecznością?

W pewnych sytuacjach rozwiązanie umowy o pracę wiąże się z obowiązkiem wypłacenia pracownikowi odprawy. Jedną z najczęstszych okoliczności, w których pracownikowi przysługuje odprawa, jest likwidacja zakładu pracy lub ogłoszenie jego upadłości. W takich przypadkach, mimo obowiązku zachowania 3-miesięcznego okresu wypowiedzenia, pracodawca może go skrócić do jednego miesiąca. Jednakże, za pozostałe 2 miesiące pracownikowi należy się odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia, jakie otrzymałby, gdyby pełny okres wypowiedzenia został dochowany.

Odprawa staje się również obowiązkowa w sytuacji tzw. zwolnienia grupowego. Zwolnienie grupowe ma miejsce, gdy pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników dokonuje zwolnień z przyczyn nieleżących po stronie pracowników, w ciągu 30 dni, spełniając jeden z poniższych warunków:

rozwiązuje umowy z co najmniej 10 pracownikami, jeśli firma zatrudnia mniej niż 100 osób,

zwolnienia obejmują 10% pracowników, jeśli firma zatrudnia od 100 do 300 osób,

Rozwiązuje umowy z co najmniej 30 pracownikami, jeśli firma zatrudnia ponad 300 osób.

W przypadku zwolnień grupowych pracownikom przysługuje odprawa pieniężna, której wysokość jest uzależniona od długości zatrudnienia u danego pracodawcy:

jednomiesięczne wynagrodzenie – gdy pracownik był zatrudniony krócej niż 2 lata,

dwumiesięczne wynagrodzenie – w przypadku zatrudnienia od 2 do 8 lat,

trzymiesięczne wynagrodzenie – dla pracowników zatrudnionych przez ponad 8 lat.

Istnieje ograniczenie wysokości odprawy. Bez względu na długość stażu pracy oraz wysokość wynagrodzenia pracownika, maksymalna kwota odprawy nie może przekroczyć równowartości 15-krotności minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w dniu rozwiązania stosunku pracy.

Świadectwo pracy

Po zakończeniu stosunku pracy pracodawca ma obowiązek niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, które stanowi dokument podsumowujący okres zatrudnienia danej osoby w firmie. Świadectwo pracy powinno być przekazane pracownikowi w ostatnim dniu jego pracy, niezależnie od tego, czy umowa została rozwiązana na mocy porozumienia stron, za wypowiedzeniem, czy w innym trybie. Jest to ważny dokument, który pracownik będzie musiał przedstawić przyszłym pracodawcom lub instytucjom w celu ustalenia swoich uprawnień pracowniczych oraz świadczeń z tytułu ubezpieczeń społecznych.

Świadectwo pracy musi zawierać szereg informacji, które mają kluczowe znaczenie dla ustalenia dalszych uprawnień pracownika, takich jak:

okres zatrudnienia – wskazujący dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia pracy,

stanowisko lub stanowiska zajmowane przez pracownika,

rodzaj wykonywanej pracy – szczególnie ważne, jeśli pracownik zajmował różne stanowiska lub jego obowiązki były zmienne,

informacje potrzebne do ustalenia uprawnień z tytułu ubezpieczeń społecznych, takie jak wysokość wynagrodzenia czy okresy składkowe,

informacja dotycząca trybu oraz podstawy prawnej rozwiązania stosunku pracy.

Jakie roszczenia przysługują zwolnionemu pracownikowi?

Pracownikowi, któremu wręczono wypowiedzenie umowy o pracę, przysługują określone prawa, w tym możliwość odwołania się do sądu pracy. Zgodnie z przepisami, pracownik ma 21 dni na złożenie odwołania, licząc od dnia otrzymania oświadczenia o wypowiedzeniu. Warto podkreślić, że pouczenie o prawie do odwołania powinno być zawarte w samym wypowiedzeniu, co jest obowiązkiem pracodawcy.

Jeśli pracodawca rozwiązuje za wypowiedzeniem umowę o pracę na czas nieokreślony lub określony, pracownik może w ramach postępowania sądowego domagać się dwóch głównych roszczeń:

1. Przywrócenia do pracy – pracownik może żądać przywrócenia go do pracy na takich samych warunkach, jakie obowiązywały przed zwolnieniem. Alternatywnie, w przypadku, gdy umowa jeszcze trwa, może żądać orzeczenia bezskuteczności wypowiedzenia. Jednak po faktycznym zakończeniu stosunku pracy, przywrócenie do pracy staje się najczęściej preferowanym roszczeniem.
2. Odszkodowania – pracownik może również żądać odszkodowania w sytuacji, gdy przywrócenie do pracy jest niemożliwe lub niecelowe. Wysokość odszkodowania to wynagrodzenie za okres od 2 tygodni do 3 miesięcy, ale nie mniej niż za okres wypowiedzenia, który przysługiwałby pracownikowi zgodnie z przepisami prawa.

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy na czas nieokreślony – najważniejsze informacje

1. Umowa o pracę na czas nieokreślony może zostać rozwiązana za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, bez wypowiedzenia lub na skutek upływu czasu/ukończenia pracy. Pracodawca ma obowiązek wskazać konkretną i uzasadnioną przyczynę zwolnienia. Wypowiedzenie musi być dostarczone w formie pisemnej, z informacją o prawie odwołania się do sądu pracy.
2. Wypowiedzenie musi być sporządzone na piśmie i zawierać m.in. datę, dane pracodawcy i pracownika, informacje o umowie, okres wypowiedzenia oraz podpisy. W przypadku, gdy pracodawca wypowiada umowę, dokument musi zawierać pouczenie o prawie do odwołania się do sądu pracy.
3. Pracodawca musi wskazać uzasadnioną, konkretną i prawdziwą przyczynę zwolnienia. Zwolnienie dyscyplinarne może nastąpić z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków, popełnienia przestępstwa lub utraty uprawnień do pracy.
4. Okres wypowiedzenia zależy od stażu pracy:

2 tygodnie – przy zatrudnieniu poniżej 6 miesięcy,

1 miesiąc – przy zatrudnieniu od 6 miesięcy do 3 lat,

3 miesiące – przy zatrudnieniu powyżej 3 lat.

Okres wypowiedzenia liczony jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu wręczenia wypowiedzenia (dla miesięcznych okresów) lub od najbliższej niedzieli (dla tygodniowych okresów).

1. Odprawa przysługuje w przypadku likwidacji zakładu pracy, zwolnień grupowych oraz skrócenia okresu wypowiedzenia.
2. Świadectwo pracy musi zostać wydane niezwłocznie w ostatnim dniu pracy. Powinno zawierać informacje o okresie zatrudnienia, stanowisku, rodzaju pracy oraz trybie i podstawie prawnej rozwiązania umowy. Świadectwo jest kluczowym dokumentem do ustalenia przyszłych uprawnień pracowniczych i ubezpieczeniowych.

Autorka: Justyna Redzik, Redaktorka, Bankier.pl