Stan wiedzy o systemach zarządzania jakością stale się poprawia. Nadal jednak niektórzy przedsiębiorcy bagatelizują ich rzeczywisty zasięg.
Ostatnio certyfikat systemu zarządzania jakością (SZJ) stał się kartą przetargową w rękach polskich firm i instytucji. Traktowany jest przede wszystkim jako dowód osiągniętej sprawności w zarządzaniu. Niestety często przy tym pomija się fakt, iż deklarowany SZJ nie zawsze funkcjonuje w całym przedsiębiorstwie, a został wdrożony, na przykład tylko w jednym z obszarów jego działalności. Dlatego też ci, którzy sugerują się świadectwami SZJ, powinni dokładnie sprawdzić, gdzie tak naprawdę w danej firmie działa ISO, a gdzie system jest tylko fikcją.
Rzeczywisty zasięg
Przypadki takich „oszustw” nie należą do rzadkości, zwłaszcza że nie ma jednoznacznych wytycznych, odnośnie do formułowania zakresu certyfikacji. Tymczasem deklarowany pisemnie jej zasięg powinien w wyraźny sposób określać rzeczywiście certyfikowany obszar działalności przedsiębiorstwa. W przeciwnym razie może być on mylnie utożsamiany z wpisem do ewidencji działalności gospodarczej lub do krajowego rejestru sądowego, co zazwyczaj nie jest prawdą.
— Na prawidłowym sformułowaniu zakresu certyfikatu powinno zależeć jednostce certyfikującej, gdyż to przy jej aprobacie może dojść do bezprawnego używania wystawionego świadectwa, czyli niezgodnego z rzeczywistością deklarowania posiadania systemu — twierdzi Olgierd Głodkowski, prezes spółki MDG Doradztwo Gospodarcze.
Warunkiem otrzymania certyfikatu SZJ jest pozytywna ocena wdrożonego systemu podczas audytu certyfikującego, wykonywanego przez niezależnych ekspertów z uprawnionej do tego jednostki.
— Certyfikacja ta jest dobrowolna. Podobnie zakres wdrażania systemu. To firma ustala, w którym z obszarów jej działalności zostanie wdrożony SZJ — wyjaśnia Sławomir Muńko, konsultant Centrum Doradztwa Jakościowego CDJ.
W sporządzonym podczas audytu raporcie stwierdza się m.in., czy deklarowany obszar wdrożenia systemu ma odniesienie do rzeczywistej działalności przedsiębiorstwa. Na tej podstawie można określić zakres certyfikatu, który niekoniecznie musi obejmować całą firmę. Niestety, nie wszystkie zarządy przedsiębiorstw zdają sobie z tego sprawę. Często świadomie lekceważy się granice zasięgu SZJ. A to może mieć fatalne następstwa.
Marketingowa sztuczka
Jak twierdzi Olgierd Głodkowski, lekceważenie zakresu SZJ wiąże się z tym, iż dotychczas samo posiadanie certyfikatu było wystarczającą nobilitacją. Mniejsze zainteresowanie budził natomiast obszar funkcjonowania systemu, zwłaszcza że wprowadzenie norm ISO tylko do wybranych struktur niekoniecznie musi zawsze oznaczać złą wolę kierownictwa.
— Zdarza się, że firma najpierw typuje jeden z obszarów swojej działalności, który będzie poddany implementacji systemu. Szczególnie w przypadku dużych podmiotów stanowi to pewien rodzaj sondy. Ma ona odpowiedzieć na pytanie, co daje firmie SZJ i czy sprawdza się w praktyce. Najczęściej pierwsza próba wprowadzenia SZJ odbywa się w komórkach organizacyjnych, bezpośrednio kontaktujących się z klientami, czyli w działach sprzedaży, zakupów, marketingu itp. Ewentualne późniejsze działania są zdeterminowane osiągniętymi wynikami — opowiada Sławomir Muńko.
Niestety, liczne przedsiębiorstwa traktują certyfikację jako chwyt marketingowy i starają się doprowadzić do niej jak najmniejszym wysiłkiem i jak najtaniej. Wdrażają wtedy system zarządzania jakością w ograniczonym zakresie. W ten sposób mogą liczyć na znaczne obniżenie kosztów, związanych zarówno z procesem implementacji, jak i certyfikacją systemu. Natomiast widniejąca na certyfikacie nazwa przedsiębiorstwa stwarza mylne wrażenie, że cała firma jest objęta systemem ISO. Wielu klientów i kooperantów ciągle daje się w ten sposób oszukać.