Utracone pieniądze lub towar możemy uznać za koszt podatkowy, o ile udowodnimy, że odpowiednio staraliśmy się przed tą stratą uchronić.
Złodzieje włamali się do magazynu i wynieśli materiały do produkcji? Zniknęły pieniądze z kasy lub podczas transportu ktoś ukradł część towarów? Dla firmy może to być spora strata, którą choć częściowo można sobie zrekompensować, wliczając ją w koszty, a tym samym zmniejszając kwotę podatku do zapłacenia fiskusowi.
Po pierwsze, zapobiegać
Teoretycznie kosztem dla firmy są z reguły wszelkie wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
— Co prawda strata w środkach obrotowych, do których zaliczają się głównie środki pieniężne i zapasy towarów, nie wiąże się z osiągnięciem przychodu, jednak w wielu przypadkach jest ona konsekwencją prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego co do zasady straty w środkach obrotowych mogą być uznane za koszty podatkowe. Jednak jak wskazuje orzecznictwo sądowe oraz praktyka organów podatkowych, każdy taki przypadek musi być rozpatrywany i oceniany indywidualnie — z uwzględnieniem okoliczności powstania straty, możliwości jej uniknięcia itp. — twierdzi Robert Pasternak, radca prawny, partner w dziale doradztwa podatkowego Deloitte.
W jakich przypadkach można zatem faktycznie zaliczyć stratę w majątku obrotowym do kosztów? Regulacje podatkowe nie zawierają szczegółowych uregulowań. Przesłanki zaliczenia do kosztów można natomiast znaleźć w orzecznictwie sądowym oraz organów podatkowych. Chociaż niektóre z nich wydają się zbyt restrykcyjne, są powszechnie używane.
Przede wszystkim strata ma być rzeczywista, nie może być skutkiem „niefrasobliwego” zachowania podatnika i musi nastąpić w wyniku zdarzeń losowych, których nie byliśmy w stanie przewidzieć albo nie mogliśmy się przed nimi uchronić, mimo zachowania środków ostrożności. Przykładowo, kradzież teczki z pieniędzmi pozostawionej w samochodzie nie stanowi według organów podatkowych zdarzenia losowego, tylko jest efektem naszego zaniedbania, a więc takiej straty nie będziemy mogli wliczyć w koszty.
— Przedsiębiorcy, w celu ochrony wartości pieniężnych, mają obowiązek zapewnić techniczne zabezpieczenie lub bezpośrednią fizyczną ochronę budynków, pomieszczeń i pojazdów przeznaczonych do ich przechowywania lub transportu — wyjaśnia Robert Pasternak.
Chodzi tutaj o zastosowanie się się do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 14 października 1998 r. w sprawie szczególnych zasad i wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne.
Po drugie, udowodnić
Co najważniejsze, straty muszą być zawsze prawidłowo udokumentowane. Kiedy wydarzy się coś złego, trzeba sporządzić protokół strat lub zarządzić inwentaryzację, aby ustalić wartość np. ukradzionych towarów oraz — o ile to możliwe — zdobyć protokół szkód potwierdzony przez policję, straż pożarną czy instytucję ubezpieczeniową.
— W praktyce strata pieniędzy czy towaru nie będzie uznana za koszt uzyskania przychodu, jeśli nie możemy udowodnić, że były one we właściwy sposób zabezpieczone — zaznacza Robert Pasternak.
Przydatna będzie zatem dokumentacja, z której wynika, że zastosowaliśmy się do wspomnianego już rozporządzenia, dowód, że mamy monitoring w sklepie czy procedury zabezpieczające przed kradzieżami w magazynie oraz np. zaświadczenia o przebytych w tym zakresie szkoleniach. W przypadku kradzieży lub zniszczenia towaru nie mamy obowiązku zawiadamiania o tym urzędu skarbowego. Trzeba tylko zachować w dokumentach wszelkie protokoły.
Po trzecie, rozliczyć
Przepisy podatkowe nie uzależniają możliwości zaliczenia do kosztów strat w majątku obrotowym od tego, czy został on ubezpieczony. Otrzymane odszkodowanie stanowi jednak przychód z działalności gospodarczej i podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Również wykrycie po jakimś czasie sprawcy straty nie ma żadnego wpływu na rozliczenia podatkowe, jednak w takim przypadku można dochodzić od niego naprawienia szkody w procesie cywilnym, a kwota otrzymanego odszkodowania jest oczywiście również zaliczana do przychodów.
— Należy też pamiętać, że niektóre rodzaje strat w środkach obrotowych mogą nie stanowić w pewnych okolicznościach kosztów uzyskania przychodów z uwagi na istnienie przepisów szczególnych, np. w przypadku samochodów osobowych czy wierzytelności. Ponadto niektórych środków obrotowych, chociażby samochodów w przypadku firm leasingowych, mogą dotyczyć inne, specyficzne reguły — podkreśla Robert Pasternak.