ERP (z ang. Enterprise Resources Planning) to system służący do kompleksowego zarządzania firmą. Jego zadaniem jest zbieranie jak największej ilości danych dotyczących przedsiębiorstwa, umożliwiając właścicielowi jego obsługę z poziomu jednej aplikacji. Informacje w systemie mogą dotyczyć m.in. sprzedaży, księgowości, stanu magazynowego, kadr, czy produkcji – w zależności od specyfiki branży, w jakiej działa firma.
Oprogramowanie ERP jest szeroko stosowane w dużych korporacjach. Właściciele mniejszych firm mogą się zastanawiać, czy tego typu inwestycje są im potrzebne, jako że często mają ograniczone zasoby finansowe i kadrowe. Kolejna sprawa: ich działania są na mniejsza skalę i są oni zorientowani na konkretne branże, a nawet działania. Powinni jednak poznać korzyści, jakie przynosi stosowanie ERP w codziennej pracy i na tej podstawie podjąć decyzję o inwestycji.
Jak skorzystać
Podstawową korzyścią, wynikającą z wykorzystywania programów do kompleksowego zarządzania przedsiębiorstwem, jest przede wszystkim uporządkowanie i optymalizacja wszystkich procesów w różnych obszarach takich jak: finanse, sprzedaż, zakupy, magazynowanie i produkcja. Wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu, co ułatwia podejmowanie decyzji i śledzenie efektywności operacyjnej. ERP usprawnia codzienną pracę w firmie, poprawiając przepływ dokumentów i komunikację z klientem.
– Dobrym przykładem zastosowania może być biuro rachunkowe, w którym system ERP umożliwi sprawne skanowanie, księgowanie większej liczby faktur, a także przechowywanie dokumentów w e-repozytorium. Ponadto klienci takiego biura mogą przesyłać dokumenty za pomocą platformy cyfrowej lub mejlem – mówi Piotr Bargieł, menadżer rozwoju biznesu w firmie Kotrak.
Choć małe i średnie firmy działają obecnie na stosunkowo małą skalę, to w miarę rozwoju będą potrzebowały coraz więcej funkcjonalności w swoich systemach ERP. Dlatego właściciele firm mogą się obawiać, że możliwości zakupionego przez nich oprogramowania w pewnym momencie staną się niewystarczające. Trzeba jednak podkreślić, że dostępne na rynku rozwiązania w większości są skalowalne i mogą „rosnąć” wraz z firmą, zapewniając elastyczność i dostosowanie do zmieniających się potrzeb.
Perspektywa przedsiębiorców
Co na temat systemów ERP sądzą same firmy? Nad tematem pochylili się eksperci z Panorama Consulting Group, przedstawiając interesujące statystyki w tegorocznym raporcie „The 2023 ERP Report”. Zapytali przedsiębiorców, którzy wdrożyli ERP w swoich firmach, jak z perspektywy czasu oceniają decyzję o wdrożeniu tych rozwiązań. Warto dodać, że właściciele firm, wydając opinię, bazowali na korzyściach biznesowych polegających na osiągnięciu zwrotu z inwestycji (ROI). Spośród przedsiębiorców, którzy wykonali analizę ROI przed projektem i działają od co najmniej roku, 83 proc. stwierdziło, że spełnił on ich oczekiwania – czytamy w raporcie.
Oczywiście wdrożenie systemu ERP wiąże się z kosztami i wysiłkiem w zakresie szkolenia personelu. Dlatego decyzję o wprowadzeniu systemu ERP należy podjąć po dokładnym badaniu i ocenie potrzeb firmy. Niektóre małe i średnie przedsiębiorstwa mogą znaleźć alternatywne rozwiązania lepiej pasujące do ich działalności, takie jak systemy CRM (zarządzanie relacjami z klientami) lub specjalistyczne oprogramowanie branżowe.
– Warto wziąć pod uwagę stosunek ceny do jakości oraz elastyczność i intuicyjność oprogramowania. Wybór powinien być poprzedzony analizą potrzeb oraz dopasowaniem funkcjonalności systemu do wymagań konkretnego przedsiębiorstwa – podkreśla Piotr Bargieł.