„Puls Biznesu”: Wszyscy dziś mają do zrobienia projekt, biorą udział w projekcie. Czym jest, a czym nie jest projekt? Agnieszka Jóźwiak: Najprostsza definicja mówi, że jest to organizacja powołana tymczasowo w celu wypracowania unikatowych produktów lub rezultatów. Coraz większa konkurencja, rozwój technologii, zmiany na rynku wymagają od firm ciągłego wprowadzania zmian w sposobie funkcjonowania i zakresie prowadzonej działalności. Aby usprawnić działania, wprowadzić nowy produkt czy usługi i odnieść sukces, firmy muszą wykonać określone zadania w określonym czasie. Takie przedsięwzięcia są właśnie projektami.
Co jest najważniejsze w zarządzaniu projektem?
Projekt musi być dokładnie zdefiniowany, czyli określony musi być cel, oraz zaplanowany, czyli w jakim czasie ma być zrealizowany i z jakim budżetem. Kluczowe jest zbudowanie motywacji zespołu projektowego i właściwej komunikacji między uczestnikami projektu.
A jakie błędy się popełnia?
Podstawowym błędem jest nieprzywiązywanie należytej wagi do planowania: zdefiniowania projektu, czyli określenia, po co jest realizowany, kto i w jaki sposób ma być zaangażowany, rozpisania poszczególnych działań, zaplanowania czasu realizacji i budżetu. W rezultacie gdzieś po drodze gubi się cele. Menedżerowie projektu działają na zasadzie „jakoś to będzie”. Efektem jest strata czasu i pieniędzy. Inny błąd to nieprzygotowanie uzasadnienia biznesowego projektu — jakie korzyści ma przynieść. Kolejny to nieumiejętność angażowania nie tylko pracowników uczestniczących w projekcie, ale i tzw. interesariuszy, czyli np. klientów, dostawców, organizacji pozarządowych, władz lokalnych. Często pomija się też możliwości zmian regulacji prawnych, które mogą wpływać na sposób organizacji projektu. Duże projekty warto podzielić na etapy, dzięki czemu łatwiej można rozpoznać ewentualne problemy i niezależnie oraz efektywnie je rozwiązywać. Innym problemem jest brak motywacji i zainteresowania członków zespołu ich zadaniami. Obowiązkiem kierownika projektu jest ich motywować. Brak efektywnej komunikacji to kolejna sprawa. Utrata entuzjazmu lub zainteresowania może zniszczyć projekt. Niezwykle ważne jest raportowanie prac.
Zarządzanie projektami dotyczy tylko menedżerów w dużych firmach?
Małe i średnie przedsiębiorstwa też działają projektowo lub są częścią zespołu projektowego klienta, z którym współpracują, choć często nie zdają sobie z tego sprawy. Nierzadko mali przedsiębiorcy zderzają się z doświadczonymi dużymi firmami jako klienci czy kontrahenci i są zaskoczeni wymaganiami standardów i kulturą działania. Kilka lat temu pracownia architektoniczna, w której pracowałam, dostała zlecenia od firmy ze Stanów Zjednoczonych, która miała bardzo duże wymagania dotyczące raportowania działań i postępu prac. W naszym zespole wiele osób po raz pierwszy spotkało się np. z komunikacją za pośrednictwem określonych formularzy. Małe zespoły bardzo często działają spontanicznie, a musieliśmy oddelegować dużą część zespołu do obsługi administracyjnej, udziału w spotkaniach, przygotowywania relacji z realizacji projektu, gromadzenia dokumenentacji Traktowaliśmy to na początku jak korporacyjne wymysły, stratę czasu. Potem jednak doceniliśmy te działania. Mieliśmy wszystko udokumentowane i pod kontrolą. Czuliśmy, że nic nie zagraża realizacji projektu. To była świetna kopalnia doświadczeń i zaczyn, żeby wprowadzić wewnętrzne standardy działania pracowni. Lekcja była wymuszona przez firmę zewnętrzną, ale się opłacało.
Jest wiele szkoleń, studiów podyplomowych dotyczących zarządzania projektami. Tak duże jest zapotrzebowanie na tę wiedzę?
Tak. Tym bardziej, że zarządzanie projektami to nie tylko twarda wiedza, ale i miękka, dotycząca umiejętnego zaangażowania pracowników, komunikacji w zespole. Warto też brać udział w szkoleniach i warsztatach z udziałem praktyków.
Zajęcia praktyczne
Sprawne zarządzanie projektami to umiejętność niezbędna w każdej firmie. Certyfikowane kursy metodyki zarządzania projektami dostarczające wiedzę teoretyczną często nie spełniają jednak wszystkich oczekiwań uczestników. Potrzebują oni bowiem praktycznej wiedzy. „Puls Biznesu” i Stowarzyszenie Menedżerów Projektów organizują 17-18 czerwca w Warszawie dwudniowe warsztaty „Zarządzanie projektami — praktyczne klucze do sukcesu”. Zajęcia poprowadzą: Dariusz Kowalski z Amineksu, prezes Stowarzyszenia Menedżerów Projektów, Paweł Babiński, zastępca prezesa Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, instruktor — kontroler ruchu lotniczego, Elżbieta Bidzińska, koordynator projektów w dziale projektów w Polkomtelu, Krzysztof Ćwik, kierownik w PGE Dystrybucja, Marcin Grzebulski, dyrektor zarządzający Smart Partners, Agnieszka Jóźwiak, architekt, trener, założyciel pracowni Studio grandA. Więcej informacji na stronie www.konerencje.pb.pl.