Dokumentacja systemu HACCP nie jest regulowana konkretną normą. Jednak jej jakość uwiarygodnia procedury zapewnienia bezpieczeństwa żywności.
Dokumentacja jakiegokolwiek systemu to uporządkowany zbiór zapisów, stanowiący jednocześnie opis zasad postępowania oraz dowód prawidłowej realizacji procesu technologicznego. Jego właściwe stosowanie przy użyciu odpowiednich technik zarządzania powinno przyczynić się do usprawnienia wewnętrznej komunikacji w przedsiębiorstwie, wyspecjalizowanym zarówno w produkcji, jak i w obrocie artykułami spożywczymi. A to w dużej mierze decyduje o efektywności firmy.
— Dotychczas największy problem przy prowadzeniu dokumentacji stanowił jej właściwy nadzór. Najlepszego dotąd rozwiązania dostarczyła norma ISO 9001:2000. Doświadczenia przedsiębiorstw stosujących się do jej wymagań w pełni potwierdziły skuteczność takiego systemu. Podobne efekty można obserwować również w przypadku systemu HACCP, którego wymagania, oparte na kodeksie żywnościowym lub duńskiej normie DS 3027 E, odnoszą się do wprowadzenia przez firmę specjalnego nadzoru nad prowadzoną dokumentacją — wyjaśnia Patryk Grzelak, konsultant Doradztwa Gospodarczego DGA.
Zlekceważona zasada
W ślad za wytycznymi zawartymi w dyrektywie 93/43/EEC z 14 czerwca 1993 r. w sprawie higieny środków spożywczych, polska legislacja narzuca obligatoryjne wdrożenie 6 zasad HACCP (przy czym 6 zasadę — weryfikację systemu — można dobrowolnie interpretować), natomiast siódma zasada, czyli dokumentacja HACCP, jest nieobowiązkowa.
— Zaniechanie prowadzenia dokumentacji może być ułatwieniem dla małych firm, zatrudniających do 5 osób, czyli typowych przedstawicieli handlu detalicznego. W ich przypadku, pełna dokumentacja systemu HACCP wraz z powołaniem pełnomocnika, zespołu i księgi HACCP może okazać się porażką — mówi Sławomir Muńko, ekspert firmy CDJ.
Jednak, jego zdaniem, dokumentacja jest jedynym dowodem na to, że system funkcjonuje i spełnia swoje podstawowe zadanie — nadzorowanie bezpieczeństwa zdrowotnego żywności.
— Do sądów trafia wiele spraw związanych z zatruciami żywnością. Jeśli firma ma system, a jego funkcjonowanie jest udokumentowane, zawsze może odwołać się do zapisów z danego dnia, jako dowodu należytej staranności. Ostatnia zasada HACCP jest świadectwem i uwiarygodnieniem działania systemu — zapewnia Paweł Dąbrowski, konsultant z AIMS Management Consultants.
Z pomocą informatyki
Dokumentacja to nie tylko opis samego systemu zarządzania, ale także tzw. zapisy jakości, czyli dokumenty potwierdzające realizację wykonania zapisanych w procedurach czynności. Mając na uwadze te dwa czynniki, należy wybrać taką metodę jej realizacji, która przyniesie wymierne rezultaty, a nie sprawi, że system stanie się mało czytelny i nieskuteczny.
— Bardzo pomocne stają się tutaj systemy informatyczne. Coraz powszechniej stosowana forma dokumentacji elektronicznej stwarza możliwość szybkiego wyszukiwania określonych dokumentów, zapewnia małą objętość dokumentacji, możliwość nanoszenia i zarządzania zmianami z jednego komputera w firmie, nadzór nad bieżącym wykorzystaniem poszczególnych dokumentów przez określonych pracowników czy stały dostęp upoważnionych osób do właściwych sobie dokumentów. Jednak nie każda firma może sobie pozwolić na zakup oprogramowania i całej infrastruktury potrzebnej do jego pełnego wykorzystania. Wówczas jedyną metodą wdrożenia systemu jest przygotowanie dokumentacji w formie papierowej. Takie rozwiązanie może również stanowić solidną podstawę skutecznego funkcjonowania systemu. W tym przypadku jednak konieczne jest szczególne zdyscyplinowanie ze strony samych pracowników oraz kadry zarządzającej — mówi Patryk Grzelak.
Jego zdaniem, aby usprawnić zarządzanie dokumentacją, należy zadbać o to, aby na danym stanowisku pracy były dostępne tylko te procedury i instrukcje, które mają na nim zastosowanie. Do pozostałych pracownik musi mieć dostęp na zasadzie wglądu czy możliwości wypożyczenia od pełnomocnika ds. jakości.
— W przypadku zapisów jakości, na efektywne prowadzenie dokumentacji z realizacji procesu technologicznego, ma wpływ poprawne zaprojektowanie systemu. Dlatego też należy zwrócić szczególną uwagę na przygotowanie kompleksowych i szczegółowych formularzy pozwalających na wypełnianie tylko jednego lub dwóch dokumentów dziennie. Umożliwia to łatwą, szybką i pełną weryfikację prowadzonych zapisów. Dodatkowo zobowiązanie pracownika do wypełnienia wszystkich pól przypisanych jego stanowisku umożliwia pozyskanie przez pracodawcę wszystkich niezbędnych danych na jednym dokumencie — tłumaczy Patryk Grzelak.