Ze względu na wysoki poziom zapotrzebowania na usługi księgowe rośnie liczba firm, które oferują outsourcing księgowości.
W Warszawie i jej okolicach działa około 850 podmiotów gospodarczych, które w zakresie prowadzonej działalności wymieniają obsługę księgową. Mimo że ich usługi cechuje coraz wyższa jakość, firmę oferującą usługi księgowe należy wybierać ostrożnie. Konieczne jest sprawdzenie, czy posiada ona uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i adekwatną do tej działalności polisę ubezpieczeniową.
Przedsiębiorstwom średnim i większym łatwiej jest prowadzić księgowość. Powołują one zespoły, w których każda osoba odpowiedzialna jest za jeden konkretny dział. W o wiele gorszej sytuacji są małe firmy zatrudniające jednego księgowego.
— Rola takiego pracownika nie ogranicza się jedynie do prowadzenia księgowości. Zwykle oczekuje się od niego pełnienia funkcji menedżera finansowego — tłumaczy Iwona Skowrońska-Przygodzka, prezes MGI Akcept.
Praktycznie każda firma, bez względu na wielkość, potrzebuje pomocy przy planowaniu i prowadzeniu działalności gospodarczej.
— W przypadku małych przedsiębiorstw przeważa pełny outsourcing księgowości, ponieważ jest tańszy. Utrzymanie księgowego i doradcy podwaja koszty — mówi Iwona Skowrońska-Przygodzka.
Przedsiębiorstwa, w których panuje nieład organizacyjny, nie zawsze mogą skorzystać z outsourcingu usług księgowych.
— Gdy korzysta się z zewnętrznej pomocy wszelkie materiały muszą być przygotowane w odpowiedni sposób — twierdzi Iwona Skowrońska-Przygodzka.
W każdej branży można outsourcingować księgowość. Jest to jednak trudne w przypadku firm prowadzących sprzedaż detaliczną.
— O wiele mniej kłopotów występuje przy obsłudze firm zajmujących się działalnością usługową i handlem hurtowym, ale pracujemy też dla sieci przedsiębiorstw prowadzących sprzedaż detaliczną. Jednak w tym przypadku, na zapewnienie porządku organizacyjnego pracowaliśmy wspólnie z klientem blisko rok. Efekty są znakomite — firma zredukowała o 50 proc. koszty prowadzenia księgowości — przekonuje szefowa MGI Akcept.
Najczęściej występującym powodem konfliktów między firmami zajmującymi się outsourcingową obsługą księgowości a ich klientami są rzekome błędy w sztuce księgowej czy w stosowaniu rozwiązań podatkowych. Często biura tłumaczą się wcześniej popełnionymi błędami w dokumentach lub ich niekompletnością. Jednak wina w takim przypadku leży po stronie biura, które podjęło się prowadzenia księgowości, nie sprawdziwszy dokumentacji klienta. Strony powinny zwracać uwagę na konstrukcję umowy przed jej podpisaniem.
— Zleceniobiorca powinien zawsze zobowiązywać się w umowie do ponoszenia pełnej odpowiedzialności za działania podejmowane w imieniu klienta — twierdzi Iwona Skowrońska-Przygodzka.
Do usług księgowych są wykorzystywane m.in. systemy typu FK, Raks, Symfonia i Exact.
— Pozwalają one na obsługę małych i średnich przedsiębiorców w „tradycyjny sposób”. Najpierw klient dostarcza dokumenty do firmy księgowej. Następnie ta firma wprowadza wszystkie dane do systemu i sporządza miesięczny raport oraz wymagane rozliczenia z urzędami skarbowymi — wyjaśnia Małgorzata Dobrowolska, dyrektor działu księgowości w firmie Contract Administration.
Dla pewnej grupy przedsiębiorców ważny jest jednak szybki dostęp do informacji, co wymaga zastosowania nowoczesnych, interaktywnych systemów.
— Umożliwiają one klientom codzienny dostęp on-line do potrzebnych im informacji. Wszelkie działania realizowane na zewnątrz firmy księgowej są zintegrowane z wewnętrznymi funkcjami — mówi Małgorzata Dobrowolska.