W czasie spowolnienia gospodarczego przedsiębiorcy szukają sposobów na zwiększenie efektywności działań ich firm. Jednak część rezygnuje z modernizacji infrastruktury, czekając na dalszy rozwój sytuacji ekonomicznej. Tymczasem na rynku są już dostępne rozwiązania umożliwiające korzystanie z najnowszych i oszczędnych technologii bez konieczności angażowania dużych budżetów. Dotyczy to także produkcji dokumentów.
— W zakresie druku i digitalizacji dokumentów przeszliśmy jako odbiorcy i dostawcy długą drogę. Jeszcze dekadę temu liczył się przede wszystkim koszt zakupu sprzętu. Firmy nie brały pod uwagę całkowitych kosztów druku (TCO). W efekcie często wprawdzie tanio kupowały drukarki, ale za tonery, tusze i serwis płaciły bardzo dużo.
Maszyn drukujących w firmach i urzędach było wiele, w tym drogie w utrzymaniu atramentówki, i czasem stały niemal na każdym biurku — mówi Maki Nagao, menedżer produktu w Kyocera Document Solutions.
— Oszczędności służą m.in. technologie obniżające pobór energii elektrycznej, ale także wydajne tusze i tonery, automatyczny druk dwustronny czy funkcje uśpienia drukarki, co oznacza bardzo mały pobór energii. Ważna jest także możliwość podłączenia urządzenia do sieci bezprzewodowej lub drukowania z urządzenia mobilnego czy z chmury — dodaje Katarzyna Idzkiewicz, koordynator marketingu w Brother Polska.
Kombajny i audyty
Dziś klienci zwracają uwagę na całkowity koszt wydruku. Jednocześnie coraz popularniejsze stają się wydajne urządzenia wielofunkcyjne, pozwalające nie tylko drukować, ale też np. skanować i digitalizować dokumenty papierowe. Takie maszyny są bardzo produktywne.
Jedna może zastąpić kilka, a nawet kilkanaście mniejszych urządzeń, zarówno drukarek, jak i skanerów, kopiarek i faksów.
Firmy najczęściej korzystają z urządzeń różnych producentów, przez co trudno im zachować kontrolę nad kosztami. Pomóc może audyt druku. Najprostszy polega na zebraniu informacji o maszynach — ich obciążeniu, stanie technicznym, zużywanych materiałach eksploatacyjnych i energii. Bardziej szczegółowe badanie określa m.in. specyfikę prac wykonywanych przez sprzęt. Według raportu Gartnera, dostosowanie — w wyniku profesjonalnego audytu — maszyn do potrzeb przedsiębiorstwa, a także zdyscyplinowanie pracowników, którzy wiedzą, że wydruki są raportowane, pozwalają zmniejszyć koszty nawet o 40 proc.
— Żeby zapanować nad często chaotycznym procesem druku w przedsiębiorstwach, warto korzystać z rozwiązań, które pozwalają kontrolować wykorzystanie urządzeń przez pracowników i zwalczać złe nawyki.
Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można zarządzać uprawnieniami użytkowników. Odgórne określenie limitu drukowanych stron na jedną osobę sprawi, że wydruki w biurze będą bardziej przemyślane. Zarządzać można także dostępem do funkcji druku kolorowego czy jednostronnego — tłumaczy Kamil Rejent, kierownik ds. aplikacji biurowych Konica Minolta Business Solutions Polska.
Więcej niż papier
Współczesne rozwiązania pozwalają na zintegrowanie druku z całym obiegiem dokumentów w firmie, z kanałami komunikacji z klientami lub petentami — jak poczta elektroniczna czy faks.
— To już jest system, który nie ogranicza się jedynie do wydrukowania kartki, ale może być traktowany jak usługa. Jej cena musi uwzględniać wiele czynników: od kosztów wydruku jednej strony aż po utrzymanie i serwisowanie systemu — podkreśla Maki Nagao.
40 proc. Nawet tyle można zaoszczędzić, stosując audyt druku.