Technologia wspomaga pracowników działających poza centralą. Urządzenia przenośne mogą zastąpić papierowy notatnik.
Do tworzenia dokumentów coraz częściej są wykorzystywane urządzenia przenośne, np. tzw. palmtopy służące przedstawicielom handlowym do zbierania zamówień podczas wizyt u klientów. Dokumenty tworzone na urządzeniach przenośnych zależą od specyfiki i potrzeb użytkownika. Jeden będzie przesyłał głównie pocztę elektroniczną, kto inny raporty w formacie Excela.
— Ogólnie można twierdzić, że są dwa podstawowe rodzaje dokumentów mobilnych. Pierwszy to: dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, notatki i inne dokumenty pakietu Office oraz poczta elektroniczna. Drugi natomiast, najważniejszy dla handlowca lub akwizytora, to m. in.: zamówienia, faktury, dokumenty wydania — informuje Bogumił Łasiński z firmy Komputronik.
— Urządzenia przenośne służą najczęściej do zapisywania danych do specjalizowanych aplikacji i jako takie nie tworzą własnych specjalnych dokumentów, a raczej wpisują dane do baz danych lub ich wersji offline, które później synchronizowane są z systemem centralnym — dodaje Arkadiusz Lewandowski z Symantec Polska.
Z powietrza
Synchronizacja z systemem centralnym może odbywać się dwiema drogami. Pierwsza z nich to wyposażenie palmtopa w modem lub kartę Wi-Fi i synchronizacja danych z system centralnym przez łącza sieci komórkowych. Ten wariant jest najczęściej stosowany w przypadku specjalnych aplikacji napisanych dla komputerów przenośnych. Drugi sposób to tworzenie danych na palmtopie, a następnie synchronizacja z komputerem osobistym, który następnie synchronizuje się z komputerem centralnym. Palmtop musi być wyposażony w specjalne oprogramowanie.
— Jest ono najczęściej pisane albo pod konkretnego klienta, albo pod konkretny typ biznesu. Przykładem może być oprogramowanie dla przedstawicieli handlowych pozwalające na bieżąco kontrolować sprzedaż, zamówienia, albo system dla kierowników budowy umożliwiający na przesyłanie odpowiednich fragmentów projektu budowlanego — twierdzi Arkadiusz Lewandowski.
Baza główna
Miejscem docelowym dla danych spływających z urządzeń mobilnych jest baza danych systemu obsługi informatycznej firmy, w której umieszczane są także pozostałe dokumenty powstające w firmie. Z reguły dane z komputerów przenośnych zapisywane są bezpośrednio w bazie danych „stacjonarnego” systemu lub najpierw w lokalnej bazie danych i później poprzez synchronizację w centralnej bazie danych. Dane zapisywane w centralnej bazie przyjmują często postać dokumentów wystawianych w tradycyjny sposób, mając w sobie tylko różnego rodzaju wyróżniki wskazujące na ich pochodzenie.
— Sposób pracy z takimi dokumentami nie różni się zbytnio od tradycyjnego sposobu wystawiania dokumentów — informuje Bogumił Łasiński.
Okiem eksperta
Natychmiastowa obróbka danych
Spółka Janus wdrożyła system ERP, a w jego ramach moduł działający na urządzeniach mobilnych i wspomagający procesy logistyczne, obsługiwane przez przedstawicieli handlowych. Aplikacja pozwala na zbieranie zamówień sprzedaży przez mobilnych przedstawicieli firmy, wyposażonych w urządzenia przenośne, sprawdzanie dostępności towaru, aktualnych cen lub stanu rozrachunków na miejscu u klienta. Dzięki technologii GPRS zamówienie złożone u klienta może podlegać natychmiastowej obróbce w oddziale firmy, bez konieczności powrotu przedstawiciela do firmy. Na urządzeniach przenośnych są tworzone przede wszystkim zamówienia sprzedaży, obsługa inwentaryzacji, rozliczenie należności oraz ankiety przeprowadzane wśród klientów. Cześć mobilna działa na platformie Microsoft Windows Mobile 2003/2005 w technologii Net Compact Framework.
Renata
Stachowicz
firma Janus