Mimo wielu szumnych zapowiedzi nie doczekaliśmy się regulacji prawnych, które umożliwiłyby całkowite wyeliminowanie papieru w prowadzeniu dokumentacji kadrowej. Tymczasem elektroniczna teczka pracownika to bezpieczna i szybka w dostępie alternatywa wobec dokumentu papierowego. Poniżej w pigułce prezentujemy przypadki, kiedy naprawdę warto rozważyć takie rozwiązanie oraz na co zwrócić uwagę przy jego wyborze.
1. Duża liczba pracowników
Gdy liczba zatrudnionych przekracza setki i idzie w tysiące, optymalizacja pracy działu kadr staje się koniecznością. Już zwykłe zapytania managerów o informację kadrową swoich pracowników jest obciążeniem dla kadr, a oczekiwanie na odpowiedź może frustrować. W przypadku e-Teczki taka informacja jest natychmiast i bezpośrednio dostępna dla zainteresowanych.
2. Rozproszenie geograficzne
Użyteczność elektronicznej teczki wzrasta w przypadku dużej liczby fizycznych lokalizacji, jak ma to miejsce np. w sieciach handlowych. Wówczas elektroniczna teczka pozwala na archiwizację i digitalizację papierowych dokumentów lokalnie, podczas gdy dział kadr pracuje na zeskanowanej elektronicznej wersji. Dzięki digitalizacji zdejmujemy transport dokumentów papierowych ze ścieżki krytycznej procesu.
3. Duża naturalna rotacja
Przy dużej liczbie pracowników nawet 3% rotacja oznacza dużą liczbę dokumentów kadrowych procesowanych ciągle. A są przecież branże, gdzie specyfika działania sprzyja większej rotacji. Elektroniczna teczka ułatwia zmierzenie się z takimi problemami.
4. Elastyczny produkt, nie proteza
Przy znacznej skali dokumentów zamiast kupować protezę osadzoną w systemie kadrowym, warto rozważyć wybór produktu specjalizującego się w zarządzaniu dokumentami – w szczególności platformę Enterprise Content Management. Na start dostaniemy wydajne i bogate funkcjonalnie narzędzie o sporych możliwościach integracyjnych. Jego elastyczność pozwala na dopasowanie do potrzeb oraz zastosowanie również w innych obszarach biznesowych – co może pozytywnie wpłynąć na ROI.
5. Elastyczny dostawca
W dużych wdrożeniach dopasowanie produktu do specyficznych wymagań jest kluczem do powodzenia wdrożenia. Warto wybrać zarówno produkt, który daje taki potencjał, jak i dostawcę, który te zmiany jest w stanie wdrożyć. Warto też zwrócić uwagę, czy dostawca potrafi nie tylko wykazać się listą referencji, ale faktycznie być doradcą w zakresie rozwiązań procesowych i dokumentowych.
Od początku 2014 roku z rozwiązania klasy ECM korzysta Rossmann. Największa w Polsce sieć sklepów drogeryjnych (900 sklepów i 12 tys. pracowników) w obliczu powstawania nowych placówek oraz silnego wzrostu zatrudnienia zdecydowała się na obsługę dokumentacji pracowników za pomocą systemu oferowanego przez Comarch. Projekt e-Teczki pracowniczej ma na celu wsparcie zarządzania dokumentacją i procesami HR-owymi. Możliwość organizacji dokumentów w dedykowane e-teczki pomaga zarówno w zakresie kontroli samych dokumentów, jak i kluczowych informacji związanych z procesami HR, tj. odnawiania kontraktów, organizacji szkoleń, czy badań okresowych. Kierownicy otrzymują elektroniczny dostęp do dokumentacji swoich podwładnych, dzięki czemu czas oczekiwania na potrzebne informacje zmniejsza się nawet do kilku sekund. Głównym efektem wdrożenia jest poprawa obsługi dokumentów pracowniczych i ich dostępności dla zainteresowanych osób, przy zapewnieniu wymaganego poziomu bezpieczeństwa.
