Nowe regulacje w zakresie fakturowania to rewolucja w stosunku do przepisów obowiązujących przed akcesją Polski do Unii.
Szczegółowe zasady wystawiania faktur, dane, jakie powinny one zawierać oraz sposób i okres ich przechowywania określa rozporządzenie Ministra Finansów z 27 kwietnia 2004 r. (DzU z 1 maja 2004 r.).
Obowiązek wystawiania
Podobnie jak przed 1 maja 2004 r. sprzedaż dokonana przez podatników VAT będzie musiała być udokumentowana fakturą VAT. Dotyczy to również takiej dostawy towarów czy świadczenia usług, dla których miejscem opodatkowania jest terytorium innego państwa.
Przykładowo, spółka zarejestrowana w Polsce na VAT i świadcząca w Polsce usługi doradcze na rzecz niemieckiego klienta, który jest podatnikiem VAT, musi wystawić fakturę VAT (choć bez naliczania podatku), mimo że zgodnie z nowymi regułami usługa będzie opodatkowana w Niemczech i niemiecki klient będzie dokonywał samonaliczenia VAT w związku z nabyciem tej usługi.
Faktura wewnętrzna
Podatnicy dokonujący m.in. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy wydania towarów albo nieodpłatnego świadczenia usług na cele inne niż związane z prowadzonym przedsiębiorstwem będą obowiązani do wystawienia faktur wewnętrznych. W przeciwieństwie do przepisów o VAT sprzed 1 maja 2004 r. podatnicy będą obowiązani do wystawienia faktury wewnętrznej również w przypadku importu usług. Zgodnie z nowymi przepisami, podatnik będzie mógł wystawić jedną fakturę wewnętrzną za dany okres rozliczeniowy dla wszystkich wymienionych wyżej czynności dokonanych w danym miesiącu.
Jakie dane
Rozporządzenie z 27 kwietnia wymienia 12 elementów, które powinny znaleźć się na fakturze. W porównaniu ze stanem prawnym sprzed 1 maja 2004 r. istotną zmianą jest to, że faktury nie muszą być podpisywane ani przez dostawcę, ani przez nabywcę. Jest to zgodne z obowiązującą w krajach Unii Europejskiej od 1 stycznia 2004 r. dyrektywą 2001/115/EC, określającą zasady fakturowania, która stanowi, że państwa członkowskie nie mogą wymagać, aby faktury były podpisane.
Rozporządzenie ministra określa także dodatkowe elementy, które powinny być umieszczane na fakturach w przypadku specyficznych transakcji. Przykładowo, gdy podatnikiem z tytułu danej sprzedaży będzie nabywca usługi lub towaru, a nie sprzedawca, to ten ostatni powinien na fakturze — zamiast danych dotyczących stawki i kwoty podatku oraz kwoty należności wraz z podatkiem — zawrzeć adnotację, iż podatek rozlicza nabywca.
Pewne wątpliwości budzą regulacje dotyczące danych, jakie powinny się znaleźć na fakturach wewnętrznych. Zgodnie z rozporządzeniem, przepisy o elementach faktur stosuje się odpowiednio do faktur wewnętrznych, z tym że w przypadku np. wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów czy importu usług nie muszą one zawierać numeru NIP kontrahenta. Wynikałoby z tego, że na takich fakturach wewnętrznych muszą być umieszczane m.in. adres i nazwa kontrahenta.
Autor jest konsultantem w Zespole VAT firmy Deloitte