Firma bez papieru. Hasło brzmi dobrze i — pod wieloma aspektami, w tym finansowymi i ekologicznymi — idea wydaje się korzystna dla przedsiębiorstw. Jednak na takie rewolucje niewiele firm jest już gotowych. Badania IDC zrealizowane na początku 2016 r., wskazują, że większość europejskich przedsiębiorców równolegle korzysta z cyfrowego i papierowego obiegu dokumentów. Na razie na pełne wdrożenie automatycznych procesów biznesowych zdecydowałaby się tylko jedna trzecia firm.
Wielofunkcyjność sprzętu
Radosław Jankowski, kierownik projektów i wdrożeń w ABC Dacie, zaznacza, że motorem napędowym rynku druku są obecnie dostosowane do potrzeb biznesu wielofunkcyjne urządzenia drukujące, zwłaszcza laserowe. Nie oznacza to jednak, że druk atramentowy mocno traci na popularności.
— Wydajność nadal będzie podstawowym kryterium wyboru urządzeń drukujących. Równie ważne są ekonomiczne korzyści. Zwłaszcza biznes zwraca uwagę na takie funkcje, jak możliwość automatycznego wchodzenia w stan uśpienia, drukowania w trybie dupleks lub zamieszczania na wydruku kilku stron — wylicza Radosław Jankowski.
Komfort w użytkowaniu
Tworząc środowisko druku, warto też zadbać o komfort pracy z urządzeniami.
— Szczególnie problematyczne jest to w dużych firmach, w których wprowadzono centralizację druku, czyli zredukowano liczbę drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych. Pracownicy skarżą się na kolejki do wydruku, a obsługa zaawansowanych urządzeń wyposażonych w tysiące funkcji jest skomplikowana — zaznacza Łukasz Rumowski, dyrektor ds. produktu Arcus. Ale obecnie do sprzedawanego firmom pakietu może zostać dołączone również oprogramowanie do zarządzania drukiem.
Bezpieczeństwo danych
Istotne będzie też bezpieczeństwo. Niestety, firmowy sprzęt drukujący bywa najsłabszym ogniwem w systemie zabezpieczeń.
— Dane na serwerze są schowane za dobrze skonfigurowanym firewallem, hasła są długie i skomplikowane, ale po co łamać zabezpieczenia, jeżeli wystarczy wejść do firmy i pozbierać z drukarek niezabrane przez pracowników dokumenty — mówi Łukasz Rumowski. Uprzedza też, że wyciek wrażliwych danych może nastąpić w związku z kradzieżą dysku twardego z firmowej drukarki.
— Bezpieczeństwo zwiększają m.in. aplikacje uwierzytelniające dostęp do wydruków. W dużych instytucjach, jak banki lub firmy ubezpieczeniowe, stały się one standardem — wyjaśnia Radosław Jankowski.
Oszczędności na wydruku
Pozostają jeszcze koszty — tym wyższe, im mniejsza kontrola środowiska druku. — Aby obniżyć koszty, należy je najpierw poznać. Pomaga w tym audyt druku — podpowiada Łukasz Rumowski.
Dostępne jest np. oprogramowanie raportujące — pozwala na określenie ilości drukowanych dokumentów i przypisywanie ich do konkretnych osób. Możliwe jest też rozliczanie wydruków prywatnych, ograniczenie droższych kolorowych lub ustawienie limitów dla poszczególnych osób.
OKIEM EKSPERTA
Dane pod ochroną
MARCIN KRASNODĘBSKI, dyrektor sprzedaży w firmie LoVo
Obieg dokumentów, który nawet w części polega na przekazywaniu papierowych kopii, jest dużo bardziej zagrożony wyciekiem danych lub po prostu ich utratą. W tym obszarze szczególną uwagę należy zwrócić na archiwa zawierające dane osobowe, które posiada każda firma. Nieodpowiednie ich zabezpieczenie może grozić poważnymi konsekwencjami, zarówno w sferze finansowej, jak i wizerunkowej.
OKIEM EKSPERTA
Dane pod ochroną
MARCIN KRASNODĘBSKI, dyrektor sprzedaży w firmie LoVo
Obieg dokumentów, który nawet w części polega na przekazywaniu papierowych kopii, jest dużo bardziej zagrożony wyciekiem danych lub po prostu ich utratą. W tym obszarze szczególną uwagę należy zwrócić na archiwa zawierające dane osobowe, które posiada każda firma. Nieodpowiednie ich zabezpieczenie może grozić poważnymi konsekwencjami, zarówno w sferze finansowej, jak i wizerunkowej.