Ponad 80 proc. europejskich instytucji i firm używa, według firmy analitycznej Masters&Holland, systemów klasy workflow przynajmniej do jednego typu zadań, związanych z codzienną aktywnością biznesową. Systemy do pracy grupowej są nieodłączną częścią działań związanych z obiegiem dokumentów w firmach - umożliwiają pracę ciągłą nad dokumentem, dynamiczne stosowanie poprawek, współdzielenie dokumentów i ich akceptację, dekretację dokumentów i zadań, grupowanie dokumentów według statusów i atrybutów czy prawidłowy obieg faktur, korespondencji lub umów.
Jednak zwiększająca się liczba funkcji w systemie typu workflow, powoduje iż rośnie jego cena. W efekcie otrzymuje się co prawda unikalny system adresowany do potrzeb jednej firmy bądź całej branży, ale trudny w utrzymaniu i bardzo drogi. Cena i koszty utrzymania tego typu rozwiązania, może, w zależności od ilości zaimplementowanych funkcji i liczby użytkowników wyjściowych, wahać się do kilkunastu do nawet kilkuset tysięcy złotych za rozwiązania najbardziej rozbudowane. Ponadto, jeśli firma będzie się rozwijać, to rosnąca liczba użytkowników spowoduje następne problemy - tym razem z wydajnością systemu i jego skalowalnością.
Istnieją jednak rozwiązania, które pozwalają zredukować te niedogodności, bez utraty możliwości pracy grupowej, zmniejszenia liczby funkcjonalności czy też utrudnień w skalowalności systemu. Są to wybrane rozwiązania typu DMS (Document Management System) oraz BPM (Business Process Management) oparte na chmurze komputerowej. Rozwiązania tego typu zdobywają coraz większą popularność na rynku. Ich zasoby nie są ograniczone i mogą być dynamicznie przydzielane, w zależności od tego ilu użytkowników pracuje nad danym zadaniem. Systemy chmurowe są dostępne dla każdej firmy, która posiada szybki dostęp do Internetu; jej infrastruktura IT nie musi być modernizowana bądź uzupełniania, co dzieje się często w przypadku lokalnych systemów workflow. Ten typ systemów jest szczególnie interesujący dla małych i średnich przedsiębiorstw - pozwala obniżyć koszty infrastruktury ITC i całego software przy rozszerzonych funkcjonalnościach rozwiązania do pracy grupowej.
Jednym z takich systemów jest Flodo. To rozwiązanie, na które składa się repozytorium dokumentów elektronicznych zintegrowanych z systemem zarządzania procesami biznesowymi. Można je wykorzystać do bardzo wielu zastosowań: przechowywania faktur elektronicznych, umów i ich skanów, szablonów dokumentów oraz budowania w oparciu o ten DMS organizacji obiegu dokumentów i pracy grupowej. E- archiwum Flodo pozwala na wprowadzenie różnych formatów plików i współdzielenie ich z innymi osobami (np.: równoczesna edycja Google docs bezpośrednio z poziomu Flodo). Jest to znacznie usprawnienie w przypadku przygotowywania np. kontraktów, umów, dokumentacji handlowej i przetargowej oraz ofert. Do standardowych funkcjonalności należy także archiwizowanie dokumentacji oraz wyszukiwanie po ustalonych atrybutach w archiwum, automatyczny import z poczty lub dysku współdzielonego - także wirtualnego - oraz odczytywanie kodów kreskowych czy OCR. System posiada moduł workflow zapewniający tworzenie i zarządzanie obiegiem zadań. Pozwala na przeniesienie struktury firmy oraz mapy procesów biznesowych. Dostęp do systemu możliwy jest także w ramach aplikacji mobilnej. Interfejs systemu jest prosty i intuicyjny pozwalający użytkownikowi na sprawne wykonywanie zadań.
10-letnie doświadczenie autorów systemu przełożyło się na stworzenie systemu wyjątkowo łatwego w instalacji, konfiguracji i utrzymaniu. Flodo jest dostępny w trybie SaaS (Software As Service). Przygotowanie systemu dla nowego klienta trwa parę minut - zamówienie, instalacja i system jest gotowy do pracy. Konfiguracja polega na ustaleniu typów dokumentów (faktury, umowy, pisma) i ustaleniu uprawnień do nich w ramach firmy. Użytkownik może samodzielnie definiować rodzaj dokumentów oraz opisujące atrybuty albo skorzystać z istniejących definicji we Flodo market. Zaraz po konfiguracji, repozytorium jest gotowe do zapisywania pierwszych dokumentów. Użycie chmury Google Apps do przechowywania zadań pracy grupowej ma te istotne zalety. Nie trzeba sie martwić o backup, ewentualną awarię infrastruktury IT czy brak centrum helpdesku: chmura Google znajduje się w trzech lokalizacjach na różnych kontynentach, co oznacza, iż dane są dostępne przez 99,9 proc. czasu i z każdej lokalizacji, w której działać ma cały system.
Flodo jest dostępny na www.flodo.com.pl w abonamencie miesięcznym, który kosztuje 60zł netto za użytkownika.
