W taki zbieg okoliczności aż trudno uwierzyć. Handlująca wyposażeniem łazienek firma Hurtpol z Nowogardu chciała usprawnić rozliczanie płatności przychodzących od jej klientów.
Zwróciła się z tym do Raiffeisen Bank Polska, w którym ma konto. Traf chciał, że bank postanowił właśnie dołączyć do instytucji oferujących klientom biznesowym usługę identyfikacji płatności.
— Usługę wprowadziliśmy pod koniec kwietnia. Na samym początku zależało nam na wspólnym z klientami zweryfikowaniu rozwiązania, ponieważ mechanizm automatycznej identyfikacji korzysta ze skomplikowanych algorytmów. Firma Hurtpol jako pierwsza dołączyła do naszego pilotażu — relacjonuje Bartosz Sobieraj z Raiffeisen Bank Polska.
Czas leci
Hurtpol ma cztery biura. Łącznie wystawia w nich około 1 tys. faktur dziennie. Na podstawie codziennego wyciągu z konta księgowość nowogardzkiej spółki musiała zaznaczać w systemie informatycznym, które faktury zostały już opłacone.
— Księgowanie przelewów zajmowało mi 3-4 godziny dziennie. Nie mogłam poświęcić się innym obowiązkom, tylko siedziałam nad tym nieszczęsnym wyciągiem — wspomina Małgorzata Iwan, pełniąca obowiązki głównej księgowej w Hurtpolu.
Obecnie lista wystawionych faktur z systemu SAP Business One, używanego przez Hurtpol, jest eksportowana do pliku, który następnie zostaje przez internet wgrany do systemu informatycznego banku. Na podstawie stworzonych przez bank algorytmów przelewy przychodzące na konto są przypisywane do odpowiednich faktur. Plik z listą opłaconych faktur jest przez internet zgrywany na komputer w Hurtpolu, a następnie „zasysany” tam do oprogramowania finansowo-księgowego.
— Na księgowanie przelewów muszę teraz poświęcić dwie godziny dziennie, ale mam nadzieję, że ten czas będzie się dalej skracał — mówi Małgorzata Iwan. Ręczne księgowanie przelewów zajmuje jeszcze dwie godziny dziennie, ale głównie dlatego, że około 30 proc. klientów Hurtpolu ignoruje fakt przypisania im odrębnych subkont do dokonywania płatności. Tymczasem algorytm bankowy kojarzy przelewy z fakturami po numerze konta, na które przyszła płatność, nadawcy i kwocie płatności.
— Wybraliśmy takie kryteria na podstawie tego, jak nasi kontrahenci opisują przelewy. Aby przelew został automatycznie powiązany z fakturą, dwa z tych parametrów muszą pasować do listy wysłanej do banku — informuje Małgorzata Iwan.
Identyfikacja płatności działa w Hurtpolu od połowy listopada 2011 r. Pierwsze próby jej stosowania zaczęły się w końcu października, ale przy automatycznym księgowaniu przelewów pojawiało się jeszcze za dużo błędów, by można było twierdzić, że identyfikacja płatności działała. Pięciomiesięczny okres uruchamiania usługi wynika z tego, że Hurtpol był dla banku swoistym królikiem doświadczalnym. Niektóre elementy dopracowywano więc na bieżąco. M.in. format pliku, w którym będą wymieniane listy faktur i przelewów między systemem finansowo- -księgowym SAP Business One używanym w Hurtpolu a systemem bankowym.
Coraz mniejsi
Raiffeisen nie jest pierwszym bankiem oferującym przedsiębiorstwom usługę identyfikacji płatności. Pionierem tego typu usług był Bank Handlowy w Warszawie korzystający z marki Citibank. Identyfikacja płatności ruszyła tam w 1995 r. Do dziś zaoferowały ją także BRE Bank, ING Bank Śląski, Bank Millennium, Bank Pekao i PKO Bank Polski.
Początkowo identyfikacja płatności była usługą dla gigantów mających masowych klientów, np. firm telekomunikacyjnych, energetycznych i ubezpieczeniowych. Z czasem jednak zaczęły po nią sięgać mniejsze podmioty, m.in. hurtownie, firmy hostingowe, przedsiębiorstwa oczyszczania, wodno-kanalizacyjne, spółdzielnie mieszkaniowe i wyższe uczelnie. — Z usługi identyfikacji płatności mogą korzystać firmy o rocznych przychodach rzędu 30-50 mln zł.
By miało to sens, większość obrotu muszą jednak realizować przez rachunek bankowy — zaznacza Dariusz Nalepa, dyrektor departamentu bankowości transakcyjnej BRE Banku. Co ciekawe, usługa może ułatwić życie nie tylko przyjmującym płatności. Bank Handlowy oferuje np. wysłanie bezpłatnej informacji SMS o zaksięgowaniu przelewu jego nadawcy, a więc nie swojemu klientowi, tylko klientowi swojego klienta.
Nowogard
O firmie
Siedziba firmy znajduje się w Nowogardzie, ale Hurtpol klientów zyskuje w całej Polsce. Ma oddziały w Warszawie, we Wrocławiu i w Szczecinie. Spółka specjalizuje się w sprzedaży wyrobów stanowiących wyposażenie łazienek, m.in. armatury, płytek, ceramiki, wanien, brodzików oraz mebli łazienkowych. Poza wyrobami typowo łazienkowymi oferuje też sprzęt grzewczy oraz panele słoneczne.