Jeśli masz księgowość „na zewnątrz”, to i tak odpowiedzialność za złe prowadzenie twoich rachunków spada na ciebie.
Wielu przedsiębiorców, zajętych prowadzeniem własnego biznesu, przekazuje prowadzenie rachunkowości firmy do biura rachunkowego. Takich biur jest wiele. Prowadzą je księgowi — samodzielnie lub z pracownikami. Wyboru biura trzeba dokonać bardzo uważnie. To nie dostawca usług, którego łatwo można zmienić. Współpraca z firmą księgową to związek trwały. Zanim więc dokonasz wyboru, warto przyjrzeć się kilku biurom i ich specyfice działania.
Cena to nie wszystko
Jeżeli przewidujesz dużą ilość dokumentów (faktur), nie licz na biuro jednoosobowe. Nawet doskonały fachowiec może nie podołać fizycznie obsłudze morza papierów.
Biura prowadzą każdą ewidencję elektronicznie, w systemie komputerowym. Dowiedz się, jaki to program i na ile kompleksowo jest w stanie cię obsłużyć.
Poproś o podanie namiarów na innych klientów biura i zapytaj ich o opinię i rekomendacje.
Zwróć uwagę na jakość sprzętu usługodawcy. Stare komputery i drukarki źle wróżą. Dowiedz się, czy i jak są sporządzane back-upy, czyli kopie danych wprowadzonych do komputera. Wyobraź sobie, co się stanie, jeśli dane twojej firmy „wetnie” 19 stycznia (na dzień przed terminem deklaracji VAT) z powodu awarii komputerowej!
Także bardzo słaba jakość używanego papieru czy tandetne materiały biurowe sugerują, że biuro jest albo bardzo oszczędne (w porządku) albo przeżywa kłopoty i skąpi. Może zbankrutować, a wtedy ty — w trybie pilnym — będziesz musiał szukać zastępstwa.
Tajemnica firmy
Biuro rachunkowe będzie znało różne tajemnice twojej firmy — choćby listę twoich klientów. Warto zadbać o odpowiednie klauzule w umowie, gwarantujące choćby zachowanie w tajemnicy przed konkurencją twoich obrotów.
Odpowiedzialność za księgi
Przedsiębiorca obdarza zaufaniem biuro, czasem nie zdając sobie sprawy z ryzyka, na jakie się naraża. Trudno mu bowiem ocenić, czy usługa jest rzeczywiście prowadzona rzetelnie i zgodnie z przepisami prawa. Tymczasem to przedsiębiorca, a nie biuro rachunkowe, odpowiada za prawidłowość ksiąg i rozliczeń podatkowych. To on podpisuje dokumenty do urzędu skarbowego.
Zarządzanie podatkami
Mała firma musi jeszcze staranniej niż duża planować przepływy gotówkowe ze względu na ograniczone możliwości płatnicze. A przecież pewnych zakupów można dokonać w takim, a nie innym okresie. Optymalizacja podatkowa to nie grzech ani wykroczenie — to zarządzanie kasą!
Opłacanie faktur
Biuro pilnuje faktur, a nie gotówki. To, czy faktury są zapłacone i kiedy — zarówno sprzedaży jak i zakupu — to sprawa przedsiębiorcy. Wpływów i wypływów gotówki musi pilnować sam. Niezapłacona i zapomniana faktura może sprawić mu nieoczekiwany kłopot i koszty w postaci wizyty komornika.
To ty zarządzasz finansami
Warto wyrywkowo sprawdzić jakąś fakturę i sposób jej zaksięgowania. Musisz także rozumieć, jak dokument i daty na nim wpłyną na twoje finanse. Przykładowo — jeżeli wybrałeś metodę kasową rozliczenia VAT, to dopiero przepływ gotówki, a nie wystawienie faktury, wpływa na rozliczenie.