Fani technologii zawsze wierzyli, że zmieni ludzkie życie. Trzeba było jednak koronawirusa, żeby z dnia na dzień ludzkość przekonała się, że można się spotykać na wideokonferencjach, zdalnie wystawiać faktury i pracować z domu.
— Stało się odwrotnie, niż wszyscy oczekiwali: to praca zdalna wymusiła wprowadzenie rozwiązań technologicznych — twierdzi Sylwia Pyśkiewicz, prezes Iron Mountain w Polsce.
Na początku był chaos…
Firma, która zajmuje się archiwizacją, digitalizacją i zarządzaniem dokumentami, ma 1500 klientów, z których wielu dopiero w kwietniu przekonało się, że warto zmienić dotychczasowy tryb pracy.
— Na początku było dość chaotycznie. Jedni kupowali laptopy, inni inwestowali w serwery. Niektóre firmy potrafiły kupić nawet 1000 laptopów, w sklepach były zapisy. Później się okazało, że najtrudniejsze w pracy zdalnej były najprostsze procesy, np. podpisywanie umów. Zwykle umowa była przygotowywana w formie papierowej, akceptował ją dział prawny, podpisywał zarząd, recepcja wysyłała do klienta i ten sam proces odbywał się po drugiej stronie. Gdy nagle firmy musiały zacząć działać bez papieru, cały proces wziął w łeb. Trzeba było przejść na tryb elektroniczny i mieć platformę do zarządzania dokumentami — mówi Sylwia Pyśkiewicz.
Iron Mountain zanotował boom na platformę M-Files, która służy do zarządzania procesami i obiegiem dokumentów. Zainteresowało się nią kilkudziesięciuklientów spółki, a wiele firm poprosiło o zorganizowanie na ten temat webinariów.
— Popyt urósł o kilkaset procent, mamy kolejkę chętnych. Co ciekawe, niektóre międzynarodowe firmy wprowadzają to rozwiązanie przez polskie oddziały — twierdzi szefowa Iron Mountain.
Platforma to tylko narzędzie, trzeba jeszcze wrzucić dane.
— Firmy, którym zdigitalizowaliśmy dokumenty, prowadzą biznes bez przeszkód. Reszta na ogół czeka, aż biuro zacznie działać. Może wyciągną wnioski na przyszłość. Czas na przełączenie był bardzo krótki. Nikt nie przewidział, że lockdown nastąpi tak szybko i na tak długo. Niektóre firmy próbują samodzielnie procesować dokumenty i chcą wykorzystać nas jako zabezpieczenie na wypadek, gdyby z jakiegoś powodu nie mogły tego zrobić same. Powoli wdrażamy takie projekty — mówi Sylwia Pyśkiewicz.
Iron Mountain zapewnia ciągłość biznesową, bo działa w 15 lokalizacjach, więc w przypadku wyłączenia jednej pozostałe działają. Pracownicy firmy funkcjonują w systemie dwuzmianowym, z kilkugodzinną przerwą na dezynfekcję między zmianami.
…ale pracy jest mniej
Choć pojawiają się nowe projekty, to pracy jest mniej.
— Gdzieś zyskujemy, gdzieś tracimy. Na początku pandemii wielu klientów zmniejszyło skalę działania i zastosowało taktykę przeczekania. Teraz sytuacja powoli wraca do normy. Niewielkie redukcje były konieczne, ale nie przewidujemy zwolnień grupowych. Widzimy natomiast spadek rekrutacji pracowników i osób pracujących u nas projektowo w formie zlecenia — przyznaje szefowa Iron Mountain w Polsce.