Choć Microsoft Office wciąż pozostaje liderem na rynku pakietów biurowych, wiele przedsiębiorstw odkryło alternatywne aplikacje.
Kiedyś podstawową funkcją pakietów biurowych było tworzenie i drukowanie dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych czy tekstów. Dziś coraz częściej pozostają tylko w formie elektronicznej. Otwiera to nowe możliwości prezentacji i przesyłania informacji. W dokumentach mogą być umieszczone łącza do innych dokumentów lub stron internetowych, automatycznie aktualizujące się tabele z danymi lub wykresy. Można je uzupełnić dźwiękiem lub filmem. Coraz większą popularnością cieszą się programy do tworzenia prezentacji. Powoduje to konieczność użycia dodatkowych narzędzi.
— W pakiecie OpenOfficePL dostępny jest np. moduł Draw służący do przygotowania nawet skomplikowanej grafiki lub moduł Math pozwalający na tworzenie rozbudowanych wzorów matematycznych, które umieścimy później w dokumentach — mówi Krzysztof Kleszczewski z OpenOffice Polska.
Podobne funkcje mają też pozostałe pakiety odgrywające znaczącą rolę na rynku. Możliwości Microsoft Office już dawno wybiegły poza zwykłą aplikację biurową.
— Obecnie MS Office to nie tylko pojedyncze programy, to cały system wraz z serwerami zapewniający infrastrukturę informatyczną przedsiębiorstwa. Narzędzia serwerowe takie jak Sharepoint Portal Server umożliwiają zarządzanie obiegiem dokumentów, dostarczają infrastrukturę PKI pozwalającą podpisywać elektronicznie dokumenty, ułatwiają wymianę dokumentów między użytkownikami — mówi Jacek Maśliński z polskiego oddziału Microsoftu.
Ułatwić pracę
Czasem jedna funkcja znacznie ułatwia pracę. Najnowsza wersja Star Office 8.0 PL umożliwia na przykład za pomocą jednej ikony eksportowanie dokumentu do formatu PDF — niby coś banalnego, a jednak wcześniej nie było to tak proste. Inna ciekawa funkcja z tego pakietu to możliwość stworzenia strony internetowej (html) z dokumentu, np. w arkuszu kalkulacyjnym — jednym kliknięciem myszki.
Bogactwo funkcji powoduje niestety komplikację i zmniejszenie przejrzystości programu. Twórcy oprogramowania zauważyli, jak ważna jest prostota obsługi.
— Z ankiet i rozmów z klientami wynikało, że nie wykorzystywali oni aż 90 proc użytecznych dla nich funkcji Office z banalnej przyczyny — nie potrafili jej znaleźć lub nie wiedzieli o jej istnieniu. W nowym Office 2007 funkcje zostały pogrupowane, a na poziomym pasku na górze, bezpośrednio pod uproszczonym menu umieściliśmy możliwie jak najwięcej guzików i ustawień, by dostęp do nich był jak najprostszy — opisuje Jacek Maśliński.
— Wraz z dodawaniem nowych funkcjonalności musimy pamiętać o rozwoju już istniejących — dodaje Krzysztof Kleszczewski.
Bogaty pakiet szablonów gotowych dokumentów i klipartów to już dziś podstawa.
Pakiet w sieci
Utrudnieniem w pracy nad informacją jest jej rozproszenie i bariery wynikające z ograniczeń w dzieleniu się nią. Analitycy Gartnera szacują, że 50-75 proc. informacji uzyskiwanych jest od współpracowników, a 80 proc. danych posiadanych przez pracowników znajduje się wyłącznie w ich komputerach zamiast np. w portalu korporacyjnym. W rezultacie pracownicy umysłowi poświęcają 15-30 proc. czasu na poszukiwanie informacji i jej wymianę.
Pakiety biurowe dostosowują się do obecnych trendów. Do przeniesienia pracy biurowej do sieci.
— Jedynym wymogiem jest posiadanie przeglądarki internetowej. Outsourcing oprogramowania biurowego stanie się łatwy w utrzymaniu, a jedynym wymogiem będzie zgodność ze standardami sieciowymi opracowanymi przez konsorcjum W3C i organizacje standaryzujące, jak np. OASIS czy IETF — opisuje Łukasz Świątek, rzecznik polskiego oddziału koncernu Sun.
StarOffice 8 już teraz obsługuje te standardy, umożliwiając szeroki wybór wymiany danych przy współpracy z innymi aplikacjami.
— Rola pakietu biurowego ewoluuje w kierunku funkcji tzw. front-endu dla systemów i programów wykorzystywanych w firmie — twierdzi Jacek Maśliński.
Oznacza to po prostu, że poprzez oprogramowanie biurowe użytkownicy uzyskają dostęp do dokumentów i aplikacji znajdujących się na serwerach. Jednocześnie dwóch pracowników firmy znajdujących się po dwóch stronach globu może pracować na jednym pliku (np. w edytorze tekstu).
Gracze tego rynku
Prócz aplikacji Microsoftu liczą się jeszcze trzy: Corel, StarOffice oraz OpenOffice.
Nowe produkty kierowane są do przedsiębiorców, jednak bez współpracy z oprogramowaniem Microsoftu pakiety takich firm jak Sun Microsystems nie mają szans wyjścia z cienia większego konkurenta. Dlatego producenci takiego oprogramowania jak OpenOffice i StarOffice tworzą swoje aplikacje w pełni kompatybilne. Każdy użytkownik pracujący w nich nie będzie miał problemów z uruchomieniem w programach Microsoftu.
Twórcy alternatywnego oprogramowania stawiają na otwarte formaty. Czyli takie, które mogą być obsługiwane niezależnie od tego, z jakiego programu korzystamy.
— Standaryzacja jest koniecznością. Dostęp do dokumentów powinien być możliwy z różnych aplikacji, a oprogramowanie musi być otwarte na modyfikacje. Taki standard został już stworzony, to format OpenDocument. Rozporządzenie Rady Ministrów z 11 października ubiegłego roku uwzględniło standard OpenDocument jako jeden z podstawowych dla administracji publicznej. O czym nie wszyscy wiedzą, standard dokumentów obowiązujący w MS Office (doc, xls) określony został jako „wyłącznie dla odczytu dokumentów — opisuje Krzysztof Kleszczewski.