Jak piszesz, tak cię widzą

Anna Gontkiewicz
09-09-2002, 00:00

Papierowy garnitur, na który składa się m.in. wizytówka, papier listowy, koperta, karty grzecznościowe i zaproszenia, jest tak samo ważny jak strój konwencjonalny. Niestety, niewielu ludzi biznesu zdaje sobie sprawę z tego, że źle dobrany papier psuje wizerunek tak samo jak źle dobrany krawat.

Są w Polsce firmy, które papier miały dobierany 10 lat temu i od tego czasu nic nie zmieniły. A przecież zmieniła się i moda, i warunki, w jakich funkcjonują. Nawet wybór skromnego papieru może zdecydować o atrakcyjności korespondencji.

— Przy opracowywaniu papierowego garnituru pod uwagę brana jest typologia klienta, branża, wielkość firmy, zakres jej kontaktów, rynek na którym działa. Trzeba pamiętać, że papier jest integralną częścią projektu wizualizacji, tak jak nierozerwalną częścią dzieła malarskiego jest płótno, drewno czy tektura. Pisząc list poświęcamy swój czas, inwestujemy go w projekt. Jednak, trzeba też uważać, by nie przeinwestować — ostrzega Marcin Nowoszewski, dyrektor ds. rozwoju w sieciowej agencji design Carre Noir.

Wizytówki

Według Marcina Nowoszewskiego, zrobienie dobrej wizytówki jest taką samą sztuką jak uszycie garnituru, który by na mężczyźnie leżał, a nie wisiał.

— Bardzo często spotyka się w Polsce wizytówki drukowane na papierze karbowanym czy marmurkowym. Poprzez swoje rozpowszechnienie papier ten uległ znacznej pauperyzacji. To, co kiedyś uznawane było za hit czy silny wyróżnik, dziś jest oznaką złego smaku — mówi Nowoszewski.

Zasada jest tak naprawdę jedna: im bilet wizytowy jest prostszy, tym bardziej elegancki. Dotyczy to zarówno koloru, faktury, jak i nadruku. Najbardziej pożądane są bilety wizytowe w jasnych kolorach. Można sięgnąć po jeden z licznych odcieni bieli, kolor kości słoniowej, kukurydziany czy popielaty. Preferowane są gładkie lub o delikatnie tłoczonej powierzchni, także o fakturze płótna czy papieru czerpanego. Standardowym formatem eleganckiej wizytówki jest 9 x 5 cm. Bywają jednak drobne odchylenia.

— Orientacyjnie można przyjąć, że bilety prywatne mężczyzny powinny mieć 9 x 5 cm, kobiety 7,5 x 5,5 cm, natomiast bilety wizytowe urzędowe, kombinowane 10 x 6 cm. Konkludując — prywatne mniejsze niż urzędowe, kobiety mniejsze niż mężczyzny — zauważa Joanna Smolińska, dyrektor zarządzający w firmie Antalis, dystrybutorze wysokiej jakości papierów.

W Polsce zazwyczaj spotyka się bilety albo służbowe, albo prywatne. W Stanach Zjednoczonych i krajach anglosaskich bardzo rozpowszechnione są wizytówki kombinowane. Od służbowych różnią się tym, że dodatkowo zawierają adres prywatny i numer telefonu. Informacje dotyczące urzędu umieszcza się u dołu, po prawej stronie, a adres i numer telefonu prywatny — po lewej.

Najczęstszym błędem jest umieszczanie zbyt dużej ilości informacji oraz łączenie tekstu z grafiką, co powoduje, że wizytówka staje się mało czytelna. Niewłaściwe jest także wyróżnienie nazwiska właściciela, a nie firmy, w której on pracuje. Powinna istnieć hierarchia informacji: firma, imię i nazwisko, stanowisko, adres.

Należy także pamiętać, że bilety pionowe stwarzają potencjalną trudność zmieszczenia całej informacji. Zwłaszcza dla pań o rozbudowanym, podwójnym nazwisku. Niezbyt dobrym pomysłem jest także, uważany za mało twórczy, układ centralny biletu wizytowego.

Kolejną trudność w lekturze wizytówki sprawiają rodzaje czcionki.

— W momencie gdy stosujemy więcej niż trzy wielkości czcionki (nie mówiąc już o samych krojach), robi się szum informacyjny i totalny bałagan. I wreszcie wszelkiego typu dodatki: linie i paski pod symboliką, układy multiplikacyjne symboliki, podkreślenia, zakładki... Im bardziej niewyżyty projektant, tym barwniej i... mniej czytelnie. A wizytówka ma być przede wszystkim narzędziem komunikacji, budującym reputację firmy i zaufanie do niej. Dlatego tak ważny jest umiar, prostota, panowanie nad emocjami — ostrzega Marcin Nowoszewski.

Papier listowy

Gramatura papieru listowego z reguły waha się od 90 do 100 g. Papier 80-gramowy jest poniżej wymagań klasy biznesowej. Przy czym, im bardziej prestiżowa firma, tym papier powinien być bardziej i elegancki, a więc i cięższy gatunkowo. Zatem setka (100 g) powinna być obowiązującym standardem np. dla holdingów i banków.

Faktura to — według Marcina Nowoszewskiego — temat ściśle związany z projektem symboliki korporacyjnej, jej dobór uzależniony jest od samego projektu i kierunku obranej strategii komunikacji. Jednak — jak zauważa Joanna Smolińska — najelegantszy jest papier gładki, delikatnie marszczony lub żeberkowany. Kolory, podobnie jak biletów wizytowych, powinny być stonowane.

Coraz częstszym standardem biznesowym są koperty DL. Pozwalają złożyć list na trzy. Dodatkową zaletą jest to, że każda cześć listu przeznaczona jest do odrębnych informacji. Pierwsza część jest zarezerwowana na dane adresata i nadawcy oraz datę. Środek zajmuje treść listu, a ostatnią część — sygnatura i informacje handlowe.

— Kiedy list jest dość rozbudowany, przechodzimy na drugą stronę. Dlatego też oprócz pierwszej strony listu warto projektować następną — dodaje Marcin Nowoszewski. Każda kolejna strona papieru listowego powinna zachować firmowy charakter bez powielania nagłówków ze strony pierwszej. Można to osiągnąć, używając wybranych elementów firmowej symboliki.

Prezes firmy, powinien mieć indywidualny garnitur papierowy — własne wizytówki, papier firmowy, karty pozdrowieniowe.

— Osobna papeteria posiadana przez prezesa może mieć cechy wspólne z papeterią firmową np.: wykorzystany ten sam papier (pod kątem faktury, koloru, gramatury) bądź też ten sam font — twierdzi Joanna Smolińska. Takie rozwiązania pozwalają na zachowanie taktu i dyplomacji w delikatnych przypadkach, np. śmierci teścia innego prezesa. Kondolencje przesłane na papierze z papeterii indywidualnej prezesa świadczą o empatii nadawcy.

W jednym stylu

Marcin Nowoszewski ostrzega przed nadmierną ekstrawagancją — Kreatywni czy nie, powinniśmy zawsze budować zaufanie do firmy, a to uzyskujemy m.in. poprzez dobrej jakości design i materiały niekoniecznie bijące w oczy. Ponadto, ze stonowanymi narzędziami komunikacji nie będziemy mieli problemu w momentach tak delikatnych, jak wspomniane kondolencje.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Anna Gontkiewicz

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu

Puls Biznesu

Puls Inwestora / Jak piszesz, tak cię widzą