Problemy, związane z organizacją walnego zgromadzenia, zwoływanego przez akcjonariuszy zaczynają się już przed jego otwarciem. Akcjonariusze, którzy chcą przeprowadzić takie walne, muszą poradzić sobie z jego zwołaniem, ustaleniem listy akcjonariuszy uprawnionych do udziału w WZA, otwarciem, przezwyciężeniem dywersji osób niezainteresowanych odbyciem WZA i zwrotem kosztów zwołania i odbycia walnego.
Uprawnienie do zwołania przysługuje akcjonariuszom wskazanym przez sąd. WZA z upoważnienia sądu zwoływane jest również przez ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Najlepiej udzielić pełnomocnictwa do czynności związanych ze zwołaniem zgromadzenia przewodniczącemu, wyznaczonemu przez sąd.
Kodeks spółek handlowych (KSH) nakazuje złożenie świadectw depozytowych „w spółce”. Co zrobić, gdy zarząd nie chce współpracować z akcjonariuszami? Najlepszym rozwiązaniem jest wysłanie świadectwa depozytowego do spółki i przesłanie jego kopii oraz dowodu jego złożenia na ręce przewodniczącego WZA. Pierwszym bowiem zadaniem przewodniczącego jest sporządzenie i podpisanie listy obecności. Zatem tylko on będzie uprawniony do tego, by stwierdzić, czy dany akcjonariusz jest uprawniony do udziału w WZA. KSH wskazuje zamknięty katalog osób uprawnionych do otwarcia zgromadzenia (art. 409), przyznając statutowi spółki uprawnienie do poszerzenia lub zmiany tego katalogu. Historia zna przypadki zmanipulowania WZA przez osoby je otwierające, dlatego kwestia, kto jest uprawniony do otwarcia posiedzenia, jest istotna. Gdy WZA zwoływane jest na podstawie upoważnienia sądu, ten wyznaczając przewodniczącego rozstrzyga także kwestię otwarcia jego obrad.
Wskazanemu przez sąd przewodniczacemu nie będzie łatwo. Najlepszą bronią, służącą do walki z prawidłowym przebiegiem zgromadzenia są przepisy różnego rodzaju regulaminów wydawane przez WZA, które mając służyć poprawie praktyk korporacyjnych, w rzeczywistości je psują. Pole do popisu dają przedstawicielom akcjonariuszy większościowych zgromadzenia zwołane przez mniejszościowych udziałowców w celu powzięcia uchwał, w których uprawnienie większościowych akcjonariuszy do głosowania jest ograniczone (np. w sprawie ich odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez któregoś z nich spółce) lub głosowanie odbywa się w grupach (np. wybór rady nadzorczej grupami).
Wtedy zgłaszane będą wnioski „o zmianę przewodniczącego” czy „o zniesienie punktu porządku obrad”. Od decyzji przewodniczącego, który po pół godzinie przemówienia przedstawiciela jednego z akcjonariuszy będzie chciał zamknąć dyskusję, uciszany uczestnik odwoływał się będzie do WZA. Jedyną obroną jest w takiej sytuacji stwierdzenie przez przewodniczącego, że jako osoba wyznaczona przez sąd, podlega on wyłącznie ustawie i postanowieniom statutu. Jeżeli statut zawiera w jego opinii postanowienia uniemożliwiające wykonanie mu misji powierzonej przez sąd, przewodniczący powinien kierować się swoim sumieniem, dobrymi obyczajami oraz przepisami prawa. Nie może bowiem dopuścić do głosowania nad wnioskiem o zdjęcie punktu z porządku obrad. Czy to oznacza, że przewodniczący stoi ponad prawem? Nie. Ale nie jest prawem uchwała WZA zatytułowana „Regulamin walnego zgromadzenia” ani statut. Ten ostatni jest bowiem tylko umową, szczególnego rodzaju, ale jednak umową.
Obowiązkiem WZA, zwołanego przez akcjonariuszy jest podjęcie uchwały w sprawie określenia, kto ponosi jego koszty. Jeżeli WZA zapomni o powzięciu tej uchwały, osobom, które poniosły koszty WZA, przysługuje roszczenie do spółki o zwrot kosztów. Kodeks zawiera jednak dość nieszczególne postanowienie, pozwalające przenieść koszta WZA na akcjonariuszy, którzy wykonują swoje prawa (np. do wyboru rady nadzorczej grupami lub powołania rewidenta ad hoc). Uchwała w sprawie określenia osoby ponoszącej koszty WZA jest bowiem podejmowana w zwykły sposób.
Autor jest radcą prawnym w międzynarodowej kancelarii Lovells