Koszty druku w firmie można zmniejszyć nawet o jedną trzecią. Jak? Sposobów jest kilka, jedne prostsze, inne trochę trudniejsze
Chyba każdy przedsiębiorca lub osoba kierująca biurem zastanawiała się, patrząc na fakturę wystawioną za zakup tonera do drukarki czy kolejnej ryzy papieru, jak zmniejszyć koszty druku w firmie. Szukając oszczędności, należy skupić się na trzech sprawach: sprzęcie, oprogramowaniu i sposobie korzystania z urządzeń.
— Najprostszym sposobem na zredukowanie kosztów drukowania jest wymiana wolnostojących drukarek nabiurkowych na urządzenia wielofunkcyjne, które obsługują większe grupy użytkowników i przejmują pracę kilku drukarek. Przy wyborze urządzeń wielofunkcyjnych warto zwrócić uwagę na te modele, które zapewniają najtańszą eksploatację, mają certyfikaty potwierdzające niskie zużycie energii i znikomą szkodliwość dla środowiska — podpowiada Wojciech Gierasimowicz, dyrektor sprzedaży bezpośredniej w Canon Polska.
Laserowe czy atramentowe
Nowoczesne urządzenia drukujące mają wiele funkcji, które pozwalają oszczędzać bez rezygnacji z jakości wydruków. Są wśród nich rozwiązania takie, jak wymuszanie automatycznego drukowania z obu stron kartki i system automatycznego rozpoznawania kolorów, wykrywający, które strony zawierają kolorowe elementy i automatycznie przełączający między droższym trybem kolorowym a tańszym czarno-białym.
— Przy zakupie urządzeń do druku warto również zwrócić uwagę na możliwość rozbudowy sprzętu, bo potrzeby firmy mogą się zmieniać. Zapobiega to konieczności zakupu nowych, oddzielnych urządzeń w przyszłości — radzi Wojciech Gierasimowicz.
Warto się też zastanowić, czy rzeczywiście w biurze muszą być tylko dość drogie drukarki laserowe.
— Na rynku są zaawansowane i wydajne drukarki atramentowe, które oferują nie tylko lepszą jakość, ale przede wszystkim niższe koszty eksploatacji — wskazuje Tomasz Jaroszewicz, national sales and marketing manager w Epsonie.
Monitoring drukarek
Odpowiednie oprogramowanie do urządzeń drukujących również może przynieść znaczne oszczędności. Aplikacje monitorujące dostarczają szczegółowych informacji o tym, kto realizuje wydruk, co i gdzie jest drukowane, jaki jest tego koszt, a nawet przekierowują zadania do najbardziej oszczędnych urządzeń w sieci. Umożliwiają także ograniczenie możliwości druku kolorowego dla konkretnych działów, a nawet osób.
— Takie rozwiązania dają dwie najważniejsze korzyści. Po pierwsze — pozwalają znacząco zmniejszyć lub nawet całkowicie wyeliminować niepotrzebne wydruki i nadużycia. Mając świadomość, że każdy wydruk jest monitorowany, pracownicy rozsądniej używają drukarek. Po drugie — można znacznie usprawnić zarządzania drukarkami. Administrator na bieżąco monitoruje np. zużycie materiałów eksploatacyjnych, może przewidzieć zapotrzebowanie i złożyć zamówienie odpowiednio wcześniej. A to eliminuje kłopotliwe i niepotrzebne przestoje — opowiada Tomasz Jaroszewicz.
Takie oprogramowanie obniża koszty druku, zmniejszając zużycia papieru. Oszczędza się także czasu, a więc w rezultacie podnosi efektywność pracowników.
Szkolenia i tryb roboczy
Oszczędzać można również po prostu dzięki odpowiedniemu korzystaniu z drukarek.
— Istotnym czynnikiem optymalizacji kosztów druku jest odpowiednie przeszkolenie pracowników z zasad korzystania z urządzenia. Dotyczy to zwłaszcza kontroli dostępu i umiejętnego korzystania z uprawnień — chodzi zwłaszcza o wydruki prywatne. Z doświadczenia wiadomo, że sama świadomość, iż wydruki są rejestrowane, może spowodować zmniejszenie liczby kolorowych kopii i wydruków nawet o kilkadziesiąt procent — twierdzi Wojciech Gierasimowicz.
Poza tym specjaliści radzą, żeby korzystać z elektronicznych wersji pism i projektów. A jeśli jest to z jakiegoś powodu niemożliwe, najlepiej drukować w trybie roboczym.
— Wszystkie dokumenty na wewnętrzne potrzeby można drukować w ten sposób. Pozwoli to jeszcze bardziej zwiększyć wydajność i zmniejszyć koszty eksploatacji urządzeń — radzi Tomasz Jaroszewicz.
Ci, którzy na druku oszczędzić chcieliby jeszcze więcej, powinni się zastanowić nad tzw. audytem środowiska druku.
— Pomysły, które przedstawiamy w wyniku audytu, początkowo zaskakują klienta, ale bardzo szybko zyskują uznanie i są wprowadzane, dzięki czemu można uzyskać większe oszczędności. Chodzi o przeniesienie nie tylko urządzeń, ale także całych działów lub wprowadzenie systemów elektronicznej dystrybucji dokumentów tam, gdzie na pierwszy rzut oka wydaje się to niemożliwe lub nielogiczne. Warto więc przed wyborem urządzeń skonsultować się ze specjalistami, którzy przeprowadzą odpowiednią analizę w biurze — tłumaczy Wojciech Gierasimowicz.
Twierdzi, że takie zmiany mogą zmniejszyć koszty druku w firmie nawet o 30 proc. l