Jest pierwsza rafa przed systemem KSeF. MF wyłączyło ważny moduł

Kto zostawia ważne sprawy na ostatnią chwilę, może zostać zaskoczony niemiłą niespodzianką. W takiej sytuacji znalazły się przedsiębiorstwa, które dopiero w ostatnim tygodniu stycznia postanowiły nadać uprawnienia do obsługi Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) np. księgowym lub biurom rachunkowym, wygenerować certyfikaty KSeF czy tokeny dostępowe. Wszystko z powodu wyłączenia 26 stycznia 2026 r. przez Ministerstwo Finansów (MF) modułu certyfikatów i uprawnień (MCU).

Zaskoczeni przedsiębiorcy

1 lutego wchodzi w życie największa rewolucja w podatku VAT od czasu jego wprowadzenia, czyli KSeF. Mówiąc w skrócie, jest to centralny system informatyczny, za którego pośrednictwem firmy będą wystawiać faktury VAT w odpowiednim formacie i z niego je odbierać. Od 1 lutego obowiązek wystawiania faktur w tym systemie spadnie na największe przedsiębiorstwa — o rocznych obrotach powyżej 200 mln zł (jest ich około 4,2 tys.), a odbierać faktury w KSeF będą mieć wszystkie firmy, niezależnie od wielkości. Od 1 kwietnia natomiast wystawiać faktury w systemie będą musiały firmy o obrotach powyżej 10 tys. zł miesięcznie. Niedawno MF poinformowało, że jest w pełni gotowe do startu systemu od 1 lutego.

Od miesięcy eksperci doradzali jednak firmom, aby wszelkich formalności nie zostawiać na ostatnią chwilę i odpowiednio wcześniej pozałatwiać wszelkie niezbędne funkcjonalności, np. ponadawać komu trzeba uprawnienia i certyfikaty.

26 stycznia niespodziewanie resort finansów zamknął dostęp do modułu uprawnień i certyfikatów.

— To zadziwiające, ponieważ nie było informacji, że nastąpi to w ostatnim tygodniu stycznia. Dużo wcześniej była tylko informacja, że w ostatnim tygodniu stycznia zamknięty będzie system KSeF 1.0, czyli ten, który od kilku lat jest dobrowolny. Ministerstwo nie uprzedziło natomiast odpowiednio wcześniej o zamknięciu 26 stycznia dostępu do modułu MCU, który pozwalał z wyprzedzeniem nadawać uprawnienia i certyfikaty konieczne do stosowania KSeF — mówi Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy w inFakcie.

Jego zdaniem niespodziewane zamknięcie MCU jest luką techniczną w najtrudniejszym okresie przejścia z KSeF 1.0 do KSeF 2.0.

— Przedsiębiorcy nie mogą obecnie uporządkować struktury uprawnień ani przygotować się organizacyjnie do startu KSeF 2.0. Stwarza to ryzyko chaosu na starcie systemu, zwłaszcza w spółkach, grupach kapitałowych oraz biurach rachunkowych obsługujących wielu klientów. Jeśli ktoś czekał na ostatnią chwilę, to niestety, ale będzie musiał poczekać do 1 lutego, kiedy funkcjonalność MCU ma być elementem KSeF 2.0 — wyjaśnia Piotr Juszczyk.

Czy firmy muszą czekać do 1 lutego?

— Mogą się ratować, składając w urzędzie skarbowym druk ZAW-FA, który pozwoli uwierzytelnić się wyznaczonym osobom. To oznacza jednak dodatkowe czynności i biurokrację — podkreśla Piotr Juszczyk.

Tłumaczenie resortu

W komunikacie z 21 stycznia resort twierdzi, że wcześniej informował o planowanej przerwie technicznej w dniach 26-31 stycznia istniejącego dobrowolnego KSeF 1.0., „w tym modułu certyfikatów i uprawnień, który pozwoli na dokończenie wdrażania nowej wersji systemu KSeF 2.0.”

— Obawiam się, że nie jest prawdą to, że przed 21 stycznia, czyli przed wydaniem tego komunikatu, resort finansów informował o planowanym wyłączeniu modułu MCU od 26 stycznia. Ja takiej informacji nigdzie nie widziałem, a śledzę temat skrupulatnie. Wszyscy są zaskoczeni zamknięciem MCU przed ustalonym terminem — mówi Piotr Juszczyk.

Wysłaliśmy do MF pytanie w tej sprawie, ale odpowiedzi nie otrzymaliśmy.

Małgorzata Samborska, doradca podatkowy w firmie Grant Thornton, także dostrzega problem.

— Wyłączenie MCU w ostatnim tygodniu stycznia nie było zapowiadane. Nie ma tego w harmonogramie uruchamiania KSeF 2.0. Ministerstwo informowało, że moduł certyfikatów i uprawnień będzie funkcjonował do końca stycznia 2026 r. — mówi Małgorzata Samborska.

Jakie utrudnienia powoduje w firmach przedwczesne zamknięcie MCU?

— Firmy nie mają możliwości pozyskać certyfikatów do wystawiania faktur offline na wypadek, gdyby 1 lutego pojawiły się jakieś problemy z nowym systemem KSeF, czyli np. nastąpiła jego awaria — wyjaśnia Małgorzata Samborska.