Wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, mogą być czasami zaliczane przez przedsiębiorców do kosztów uzyskania przychodów. Co prawda są one wymienione w ustawach o podatkach dochodowych jako przykładowe wydatki na reprezentację i w związku z tym nie powinny być uznane za koszty działalności, ale minister finansów (MF) dopuszcza odstępstwo od reguły. „Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, pod kątem warunków i okoliczności uzasadniających poniesienie takich wydatków” — brzmi główna ze wskazówek ministra, które zawarł w wydanej właśnie interpretacji ogólnej dotyczącej rozliczania poczęstunków, obiadów i kolacji serwowanych kontrahentom, wykonawcom czy inwestorom. Przy ustalaniu, kiedy wspomniane wydatki można uznać za koszty podatkowe, istotny jest ich cel. Reprezentacyjne wykluczają taką możliwość. Minister definiuje je jako wydatki, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, dobrego obrazu jego firmy czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami spotkań. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się natomiast to, co służy uzyskaniu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu ich źródeł.
„Nie pozostają w jakimkolwiek związku z przychodami podatnika wydatki np. na obiady dla rodziny, fundowane przyjęcia dla znajomych, na usługi rozrywkowe” — wylicza minister. Podkreśla on też, że bez znaczenia jest miejsce podawania poczęstunków i świadczenia usług gastronomicznych — czy odbywają się w siedzibie firmy, czy poza nią. Nie jest też istotne, czy są wytworne bądź okazałe — bo nie można skonstruować miernika dla określenia poziomu wystawności czy przepychu. Minister wydał interpretację dla zapewnienia jednolitego stosowania przepisów w sprawie, która od kilku lat budzi wątpliwości. To skutek wprowadzenia w 2007 r. zasady, że wszystkie wydatki na reklamę uznaje się za koszty uzyskania przychodów,a wyłącza z nich wydatki reprezentacyjne, do których w szczególności zaliczono te na usługi gastronomiczne, zakup żywności, napojów. Ponieważ jednak nie zdefiniowano pojęcia „reprezentacja”, organy podatkowe i sądy administracyjne prezentowały wiele rozbieżnych stanowisk co do podatkowego rozliczania wydatków na poczęstunki firmowe i kolacje biznesowe. Ministerialna wykładnia zawiera wskazówki zbieżne z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z czerwca br., wydanym w składzie siedmiu sędziów. Sąd wyraził pogląd, że w każdym przypadku należy indywidualnie oceniać, czy konkretny wydatek może być zakwalifikowany jako koszt.
Analizując tamten wyrok, minister finansów sprecyzował w swojej interpretacji wniosek, że nie podlegają wykluczeniu z kosztów podatkowych wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), serwowane podczas rozmów z kontrahentami, inwestorami czy wykonawcami. Rozmowy muszą jednak dotyczyć zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej.
OKIEM EKSPERTA
Nieskończony spór o reprezentację
PAWEŁ NOCZNICKI
doradca podatkowy, menedżer Stone & Feather Tax Advisory
Minister finansów w końcu potwierdził, że wydatki na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów nie są z założenia wydatkami o charakterze reprezentacji (wyłączonymi z kosztów uzyskania przychodów) — co dotychczas nie było oczywiste dla przeważającej części organów podatkowych. Szkoda tylko, że minister taki krok podejmuje niejako „pod przymusem” orzecznictwa NSA, mimo że od wprowadzenia tego przepisu problem ten był źródłem licznych i długotrwałych sporów. Bardziej proaktywne działanie — szybsze reagowanie na pojawiające się wątpliwości — mogłoby pozwolić na oszczędzenie czasu i pieniędzy przez podatników, urzędy skarbowe, sądy administracyjne. Istnieje jednak obawa, że ze względu na zastrzeżenia interpretacji, dotyczące związku tych wydatków z prowadzoną działalnością i wizerunkowego celu ich ponoszenia, wykładnia ta nie zakończy zupełnie obecnych sporów, a ich ciężar przeniesie się na kwestie dowodzenia, czy wydatki żywnościowe mają charakter reprezentacji, czy nie.