Darmowa taksówka nie jest darmowa? Zaproszenie na sympozjum nie jest zaproszeniem? Tak się nawet urodzin nie organizuje.
Dziennikarz otrzymał e-mailem zaproszenie na dwudniową konferencję HR-owską wraz z jej harmonogramem. Organizatorem był branżowy związek HR, ale zapraszała agencja public relations.
Agencja poleciła dziennikarzowi, by na dojazd na konferencję wziął taksówkę. Na hasło „zielony słoń” miała go zawieźć na konferencję za darmo. Hasło jednak nie zadziałało — taksówkarz za darmo jechać nie chciał. A kiedy dziennikarz usiłował się dowiedzieć w agencji PR, w czym rzecz, usłyszał, że na konferencję i tak nie zostanie wpuszczony, bo spotkanie dla żurnalistów odbędzie się dopiero po południu.
Liczy się komunikacja
Przykład ten pokazuje, że aby konferencja czy seminarium odbyły się zgodnie z planem, trzeba zacząć od zadania sobie tyleż banalnego, co kluczowego pytania: dla kogo właściwie imprezę organizujemy.
— W opisanej historii pewnie nastąpił prosty błąd w komunikacji. Najpierw zakładali, że zaproszą dziennikarzy, potem ktoś z decydentów lub panelistów zaprotestował i już nie zdążyli się z tego wycofać — zauważa Tomasz Turzyński z OnBoard PR.
— Po tego typu wpadce bardzo trudno będzie organizatorowi w przyszłości odzyskać zaufanie takiej osoby — dodaje Piotr Lignar, właściciel agencji PR i wykładowca na Uniwersytecie Warszawskim.
Doświadczony partner
Jak więc wybrać agencję PR, która właściwie wywiąże się ze swojego zadania?
— Warto poszukać doświadczonego partnera. Powinien on jasno wypytać klienta, czego po konferencji oczekuje. Czy chce wzmocnić jakiś przekaz? Nadać nowy? A może rozpętać dyskusję w branży? — podpowiada Piotr Lignar.
Odpowiednia komunikacja organizatora z agencją PR to sprawa podstawowa. Nie wystarczą jednak e-maile i rozmowy telefoniczne. Stosujmy łacińską zasadę: słowa ulatują, tekst pozostaje.
— Najpierw umawiamy się z klientem na rozmowę — on opowiada, jaka idea ma przyświecać spotkaniu, potem mówi, kogo i gdzie mniej więcej by chciał zaprosić oraz ile może zapłacić. Gdy się rozstaniemy, sporządzam z rozmowy notatkę. Potem na tej podstawie budujemy w agencji scenariusz, który razem z kosztorysem wysyłamy klientowi. Dostaje dwa dni na naniesienie poprawek —mówi Piotr Lignar.
Specjalista na wyłączność
Abyśmy mieli pewność, że wszystko pójdzie zgodnie z planem, powinniśmy wymagać, by agencja PR wyznaczyła do organizacji naszej konferencji menedżera projektu. Po co? Dowiemy się, z kim rozmawiać. Do tego zyskamy pewność, że będzie on wiedział, o czym mówi. A poza tym będziemy też mieli kogo zrugać i od kogo oczekiwać rozwiązania kryzysowej sytuacji.
— Menedżer konferencji rządzi w agencji wszystkim, co wiąże się z projektem. Sprawdza na przykład, czy mniej doświadczeni koledzy wszystkiego dopilnowali, organizuje poranne spotkania operacyjne. Jest rzeczywiście decydentem — opowiada Tomasz Turzyński.
Czas i kontrola
— Nie można zorganizować konferencji w czasie krótszym niż dwa tygodnie. Ostatnio nawet dzwonił do mnie jakiś fundusz inwestycyjny, że chce zrobić szum w przyszły piątek. Odmówiłem. Niech ktoś inny wam zrobi taki szum —odpowiedziałem — z przekąsem zapewnia Piotr Lignar.
Warto zatem nawiązać kontakt z agencją kilka tygodni wcześniej. Znalezienie odpowiedniej sali, zaproszenie ciekawych panelistów, a także dziennikarzy musi potrwać.
— Pamiętajmy też, by wybrać odpowiednie osoby do reprezentowania organizatora konferencji. Szczególnie gdy zapraszamy na nią również media. Chodzi o ludzi, którzy będą mieli czas się przygotować, by coś ciekawego podczas któregoś panelu powiedzieć. Nie ma nic gorszego niż paneliści opowiadający oczywistości — zwraca uwagę Tomasz Turzyński.
Na ściągnięcie ekspertów warto mieć przygotowany oddzielny budżet. Najlepsi teoretycy czy czołówka praktyków od biznesu nie przyjadą za darmo. Ich jednodniowa wizyta może kosztować nawet kilka tysięcy złotych.
No i jeszcze coś.
— Ważna jest kontrola. Zawsze mogą się zdarzyć jakieś wpadki —nie zadziała oświetlenie, spóźni się katering, ale gdy sprawdzimy plan dwa lub trzy razy, będziemy mieli pewność, że zrobiliśmy wszystko, co w naszej mocy — mówi Tomasz Turzyński.