Pracodawcy mogą zaliczyć wydatki na wynagrodzenia do kosztów uzyskania przychodów tylko w miesiącu, w którym je wypłacą.
Do 31 grudnia 2004 r. wynagrodzenia pracowników, składki na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracodawcę uznawane były za koszty uzyskania przychodu w miesiącu, za który wynagrodzenie było wypłacane.
— Wynagrodzenia za pracę świadczoną w grudniu stanowiły koszty uzyskania przychodów w grudniu, niezależnie od tego, czy faktycznie zostało ono wypłacone pracownikowi — mówi Renata Dłuska, radca prawny z MDDP.
Nowe podejście
Możliwość takiego rozliczania wynagrodzeń wynikała z zasady memoriału. Zgodnie z nią, do kosztów podatkowych można zaliczyć wydatki jeszcze nie zapłacone, a odnoszące się do danego okresu sprawozdawczego, jeżeli ich zarachowanie jest możliwe — a więc przede wszystkim, gdy wiadomo, czego dotyczą i w jakiej wysokości będą musiały być uregulowane w terminie późniejszym.
Zmiany zakazują zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:
- niewypłaconych, niedokonanych lub niepozostawionych do dyspozycji wynagrodzeń z tytułu umowy o pracę, stosunku służbowego, pracy nakładczej itp., a także niektórych rodzajów działalności wykonywanej osobiście na rzecz firmy przez osoby fizyczne (np. z tytułu działalności publicystycznej, artystycznej, naukowej lub z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło wyłącznie na rzecz podmiotów gospodarczych),
- składek niezapłaconych do ZUS w części finansowanej przez pracodawcę, a także składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
do momentu ich faktycznej zapłaty pracownikowi (lub pozostawienia do jego dyspozycji) i ZUS.
Lepiej wypłacić wcześniej
W wielu firmach wynagrodzenia za dany miesiąc są wypłacane na początku kolejnego miesiąca.
Zmiany spowodują, że firmy te nie wykażą kosztów uzyskania przychodów w spodziewanej wysokości, a więc będą musiały zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy od wyższej kwoty. Jest to nie tylko przesunięcie czasowe momentu rozpoznania kosztu, ale także wymierne obniżenie kosztów podatkowych w 2005 r. dla podatników, którzy wypłacają wynagrodzenia za dany miesiąc na początku miesiąca następnego.
— Dodatkową komplikacją będzie to, że składka na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez pracownika będzie mogła być rozpoznana jako koszt uzyskania przychodu według dotychczas obowiązujących zasad. Tak więc zamiast ujednolicać i upraszczać system podatkowy — ustawodawca wprowadza kolejne utrudnienia — ostrzega Renata Dłuska.
Rozwiązaniem tego problemu może być przesunięcie terminu wypłacania wynagrodzeń na koniec miesiąca, którego wynagrodzenie dotyczy — np. wynagrodzenie będzie płatne do 28 danego miesiąca.
— Pracodawca „odzyska” nadwyżkę zaliczki na podatek dochodowy zapłaconą za styczeń, gdyż w jednym miesiącu wykaże koszty wynagrodzeń w podwójnej wysokości — za miesiąc poprzedni i za dany okres — radzi Renata Dłuska.