Trudno sobie wyobrazić, żeby ktoś sprawdził miliony paragonów fiskalnych. Po co więc je przechowywać kilka lat? Czas na zmianę przepisów.
Każdy coś kupuje i jako dowód transakcji otrzymuje paragon z kasy fiskalnej. Zwykle po chwili wyrzuca go do kosza i szybko o nim zapomina. Wyobraźmy sobie, co by było, gdyby we własnym domu przez pięć lat przechowywał wszystkie kwity z wielu sklepów. Pewnie musiałby się wyprowadzić.
Tymczasem rozporządzenie Ministra Finansów nakłada na sprzedających (oprócz taksówkarzy) obowiązek wydruku wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów (paragonów sprzedaży, raportów fiskalnych dobowych i okresowych, a także faktur VAT) oraz ich kopii na taśmie papierowej z rolki, a także do przechowywania kopii dokumentów kasowych przez pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności rocznego podatku.
— Oznacza to, że dokumenty ze stycznia tego roku trzeba trzymać do końca 2012 r., bo pięcioletni termin ich przechowywania biegnie od 1 stycznia 2008 r. Jak więc widać, faktury i paragony należy w niektórych wypadkach zachować prawie siedem lat — mówi Piotr Maksymiuk, doradca podatkowy z Baker & McKenzie.
Przez ten czas farba wyblaknie i niewiele na nich będzie widać.
— Z tego powodu urzędnicy skarbówki nie mogą twierdzić, że podatnik nierzetelnie prowadzi księgi — mówi Marek Wojda, doradca podatkowy z Baker & McKenzie.
Jeśli przedsiębiorca nie przechowuje paragonów, urząd może to potraktować jak przestępstwo skarbowe.
— Grozi za to grzywna do około 2,9 mln zł — wyjaśnia Piotr Maksymiuk.
Gdzie sens, gdzie logika
Przechowywanie paragonów to problem dla wielu firm.
— Trzeba znaleźć pomieszczenie na te papiery, najlepiej spory lokal, bo dokumentacji przybywa — mówi Anna Calińska, zastępca głównej księgowej w Profi, spółce z branży spożywczej z Grabowa w Wielkopolsce.
Po pewnym czasie puchną segregatory, a w szafach zaczyna brakować na nie miejsca.
— Pewnie trzeba wprowadzić jakieś zbiorcze zestawienia — proponuje Wiesław Lewandowski, właściciel firmy Lewandowski z Łodzi, dystrybutora artykułów higienicznych.
Ale na to nie pozwala prawo. Trudno sobie też wyobrazić, by ktoś kiedykolwiek przebrnął przez miliony informacji zawartych na paragonach. Pewnie urzędnicy przejrzą niewielki procent z nich.
— Kasy mają funkcję pozwalającą na przechowywanie informacji o transakcjach. Jeśli zajdzie potrzeba, można je wydrukować albo obejrzeć na ekranie monitora. To byłaby realna kontrola, a nie teoretyczna, jak teraz — radzi Marek Wojda.
Czas na zmiany
A co, jeśli pomieszczenie, w których są przechowywane paragony, zaleje woda lub pochłonie pożar?
— Warto, żeby w przyszłości takie dokumenty przechowywać w formie elektronicznej — mówi Anna Calińska.
Na pewno warto. Oszczędza to papier, czas, energię i obniża koszty przechowywania. Ułatwia też dotarcie do danych. Również fiskusowi.
Pewna furtka już jest. Obowiązujące przepisy zawierają propozycję rozwiązania, chociaż stanowczo zbyt mało odważną. Otóż podatnicy wydający ponad 100 tys. paragonów rocznie, jeśli poinformują o tym naczelnika urzędu skarbowego i mają urządzenia do odczytu tych danych, mogą sporządzać i przechowywać kopie dokumentów kasowych na informatycznych nośnikach jednokrotnego trwałego zapisu. Jednocześnie muszą jednak wydrukować kopie i je przechowywać, ale tylko sześć miesięcy. Niewielu przedsiębiorców z tego korzysta, bo niewiele z tego ma. Trzeba zapłacić za papier i jeszcze dodatkowo ponieść nakłady na urządzenia i nośniki.