Archiwizacja i backup niosą za sobą zmiany w sposobie zarządzania i korzystania z dokumentów. Podstawową zmianą z punktu widzenia użytkownika są dodatkowe narzędzia. Użytkownik dostaje wyszukiwarkę pozwalającą na przeglądanie archiwum, wyszukiwanie w nim plików i w razie czego sięganie do zasobów archiwum. Zupełnie inaczej wygląda sprawa z punktu widzenia firmy — tu różnice są znaczne. Firma dostaje dodatkowe narzędzia: do przeszukiwania archiwum, wyciągania wniosków na podstawie całej wiedzy zgromadzonej w firmowych plikach oraz do wewnętrznej kontroli. Z punktu widzenia działu IT osiągane są dwa cele: jednolite archiwum pozwala na łatwe objęcie go backupem.

Mikołaj Kowalski, konsultant Computer Associates, przekonuje, że w wyborze dokumentów do ochrony pomóc może oprogramowanie, które monitoruje wykorzystanie nośników i dokumentów zgromadzonych na dyskach i taśmach. Ważną rolę zautomatyzowania procesu potwierdza Przemysław Budnicki z IBM Poland.

— O cały proces zarządzania zbiorem danych powinien dbać system backupowy. Proces ręczny jest z założenia narażony na błędy i zaniechania ludzi. Doświadczenie pokazuje, że jeżeli systemy backup są wykonywane bez użycia dedykowanych aplikacji, to praktycznie z powodu braku czasu nigdy nie są wykonywane testy odtworzeniowe. Bez tych testów umożliwiających kontrolę poprawności zarchiwizowania danych cała praca w wykonywanie backupów może często być stratą czasu — twierdzi Przemysław Budnicki.