Połowa pracodawców pozwala korzystać w wolnym czasie ze służbowego samochodu. Problem to rozliczenie z fiskusem.
Zgoda pracodawcy, by pracownik zabrał rodzinę na wakacje służbowym autem, wynika najczęściej z polityki flotowej przedsiębiorstwa.
Ze zgodą lub bez
— Regulują to wewnętrzne przepisy firmy i uwarunkowania prawne. Zwykle pracownik jmusi mieć oficjalną zgodę pracodawcy na używanie pojazdu do celów prywatnych podczas nieobecności w pracy. Płaci za paliwo, ale nie za używanie samochodu czy serwis. Nie musi też dopłacać do ubezpieczenia auta, jeśli pozostaje w Polsce. Nie wolno udostępniać pojazdu osobom trzecim — wyjaśnia Andrzej Sobczak, dyrektor operacyjny ALD Automotive Polska.
A jeśli pracownik jeździ bez zgody firmy? Pracodawca ma narzędzia pozwalające sprawdzić, czy flotowe samochody pracują dla firmy, czy odwożą dzieci pracownika na gimnastykę. Firma może np. regularnie kontrolować przebieg auta i wyłapywać nieprawidłowości. Coraz popularniejsze są nadajniki GPS pozwalające śledzić trasy firmowych aut.
Jak rozliczać
Nieżyciowe przepisy nie doprecyzowały dotąd, jak rozliczać prywatne użytkowanie służbowego auta. Jest to niejednoznaczne z punktu widzenia przepisów podatkowych.
— Według prawa prywatne wykorzystywanie samochodu służbowego to nieodpłatne świadczenie na rzecz pracownika, podlegające opodatkowaniu jako przychód z tytułu wynagrodzenia. Dlatego część podatników utrzymuje, że jeździ tylko w celach służbowych. Jeśli kontrola stwierdzi, że jest inaczej, może zostać naliczony VAT i podatek dochodowy według cen wypożyczalni pojazdów. Pracodawca, chcąc pozostać w zgodzie z fiskusem, musi wprowadzić opłatę, np. ryczałt na paliwo lub ograniczenie wykorzystania pojazdu firmowego. Często firmy dają prawo do korzystania z pojazdu służbowego prywatnie i obliczają korzyść, jaką pracownik dzięki temu uzyskuje. Przykładowo: uznają, że pracownik przejeżdża w celach prywatnych 500 km miesięcznie i mnożą tę korzyść przez zryczałtowaną stawkę za kilometr. Innym rozwiązaniem jest ustalenie limitu kwotowego na paliwo — tłumaczy Jarosław Oworuszko, dyrektor finansowy LeasePlan.
Planowane na przyszły rok zmiany w prawie zakładają, że pracodawca będzie musiał doliczać 0,5 proc. wartości samochodu do miesięcznego wynagrodzenia każdego pracownika, który korzysta ze służbowego auta. Pracownik zaś będzie musiał odprowadzić z tego tytułu podatek PIT. Specjaliści nie są tym zachwyceni.
— Wiele firm ma auta nieprzypisane do konkretnego pracownika. W jaki sposób rozliczać pracowników, jeśli każdy od czasu do czasu korzysta z tych aut prywatnie? A co, jeśli pracownik używa służbowego auta tylko raz w miesiącu, albo jednorazowo wziął samochód na weekend? Te sytuacje wciąż nie są jednoznacznie uregulowane, a dodatkowo wciąż pozostaje sprawa ustalenia, że dany samochód w ogóle jest użytkowany prywatnie — zastanawia się Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan.
Agata Hernik