Mało która firma, decydująca się na zakup nowego systemu informatycznego, uważa, że jest w stanie samodzielnie przeprowadzić jego wdrożenie. O ile jednak podczas wdrożenia zewnętrzni konsultanci są czymś naturalnym, o tyle na korzystanie z ich usług przy wyborze systemu, decyduje się wciąż niewiele firm. To sprawia, że wiele wdrożeń, choć pozornie udanych, nie przynosi spodziewanych efektów.
Stopień skomplikowania technologicznego, a przede wszystkim biznesowego nowoczesnych systemów informatycznych, np. klasy ERP czy CRM, sprawia, że korzystanie z usług firm specjalizujących się nie tylko we wdrożeniach tego typu rozwiązań, ale również zajmujących się doradztwem informatycznym, jest koniecznością. Większość czołowych dostawców zintegrowanych systemów wspomagających zarządzanie (np. SAP, Oracle) przyjęła model działania, w którym producent oprogramowania odpowiada bezpośrednio za sprzedaż licencji, szczegółową ekspertyzę produktową oraz help desk i tzw. ratowanie projektów, czyli ostateczną odpowiedzialność za sukces wdrożenia w przypadku, gdy z jakichś powodów zawiedzie partner wdrożeniowy. Samym wdrożeniem — a często również związanym z nim doradztwem z zakresu strategii informatyzacji — zajmują się firmy konsultingowe.
— Duże, zintegrowane systemy informatyczne wdraża się, aby coś zmienić, np. sposób zarządzania. A zamiany takie zawsze lepiej robić przy pomocy firmy zewnętrznej, gdyż obecni pracownicy przedsiębiorstwa najprawdopodobniej odwzorują w nowym systemie stary, a przecież nie o to chodzi. Poza tym przedsiębiorstwo, aby wdrażać takie rozwiązanie, musi mieć duży zespół IT, którego koszty utrzymania są bardzo wysokie. Zresztą nawet instytucje posiadające duże, dobrze wyszkolone zasoby IT, np. banki, również wspierają się firmami zewnętrznymi — mówi Robert Boreczek, prezes firmy doradczej IMG Polska.
Oprócz tych najbardziej oczywistych powodów, przedstawiciele firm konsultingowych wymieniają jeszcze całą gamę innych argumentów. W ich opinii firmy doradcze mają tę przewagę nad wewnętrznymi zespołami IT, że dysponują dużo szerszą wiedzą na temat metod wdrażania systemów oraz znają najlepsze praktyki biznesowe dla poszczególnych procesów, które stosują firmy z danej branży.
Zdaniem przedstawicieli firm doradczych, najlepiej byłoby, gdyby przedsiębiorstwa korzystały z ich usług już od fazy wstępnej projektu, czyli opracowania koncepcji informatyzacji, która określa wymagania stawiane przed nowym systemem. Dzięki temu można uniknąć wielu problemów, tj. ryzyka niewłaściwego doboru systemu czy też jego zakresu funkcjonalnego.
Pozorne oszczędności przy tworzeniu koncepcji informatyzacji, wyborze systemów i partnerów do informatyzacji czy motywowaniu własnych pracowników często kończą się jeszcze większymi kosztami.
— Często mamy do czynienia z konkursem ofert na dostawę rozwiązania, w tym doradztwo, gdzie istotnym czynnikiem jest niska cena. Jak wiadomo tanie nie zawsze, a raczej rzadko oznacza najlepsze. Dlatego przy tworzeniu strategii informatyzacji przedsiębiorstwa powinny wspierać się firmą doradczą, która wskaże najlepsze, a nie najtańsze rozwiązanie, a ponadto dostosuje zakres i tempo przeprowadzenia projektu do aktualnych potrzeb i możliwości klienta — twierdzi Robert Boreczek.
Nasz rozmówca przekonuje, że doradztwo informatyczne jest istotne nie tylko w momencie tworzenia przedsiębiorstwa i jego strategii IT, ale także w trakcie prowadzenia działalności w dobie ciągłych zmian na rynku. Rozwój biznesu i informatyki zmusza do działań mających na celu dostosowanie IT do potrzeb biznesu. Informatyka bowiem nie tylko wspiera biznes, ale tworzy zupełnie nowe możliwości do jego efektywniejszego prowadzenia.
— Oczywiście usługi doradcze kosztują, bo wiedza i doświadczenie, często zdobyte w innych krajach, są drogie. Ale jakie są koszty nieudanych wdrożeń, niewykorzystywanych efektywnie wdrożonych rozwiązań, braku dostatecznej wiedzy o systemie wśród jego użytkowników? A jakie są skutki nietrafionych decyzji biznesowych podjętych w oparciu o niewłaściwe informacje? — pyta Robert Boreczek.