Straciłeś czas i pieniądze na przygotowanie oferty przetargowej, a zamawiającyunieważnił postępowanie? Nie martw się — możesz żądać zwrotu kosztów.
Jedna z mazowieckich firm złożyła ofertę w przetargu na ocieplenie budynków mieszkalnych. Po kilku tygodniach przetarg został unieważniony. Powód? Zamawiający uznał, iż pracownik odpowiedzialny za przygotowanie zamówienia błędnie sformułował warunki specyfikacji.Dla oferenta wiązało się to z dodatkowymi wydatkami.
— Wydatki dotyczyły przygotowania szeregu dokumentów: analizy przedmiotu zamówienia, wyceny materiałów i prac oraz opracowania harmonogramu robót. Do tego dochodziły koszty doręczenia oferty czy obecności pracowników podczas jej otwarcia — wymienia Jarosław Chałas, partner z kancelarii Chałas i Wspólnicy.
Czy dla przedsiębiorcy te kilka tysięcy złotych, które kosztowało przygotowanie oferty, to pieniądze stracone? Czy może on domagać się ich zwrotu?
— Zdecydowanie tak, ale droga do odzyskania pieniędzy obwarowana jest wieloma warunkami i nie należy do łatwych — mówi Włodzimierz Dzierżanowski, ekspert z Grupy Doradczej Sienna, były wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych.
Zwrot kosztów
Jak wygląda ta droga? Oferent w pierwszej kolejności powinien wystąpić do zamawiającego z żądaniem zwrotu środków na piśmie.
— Dopiero jeśli to nie poskutkuje, należy skierować sprawę do sądu. W praktyce dochodzenie roszczenia trwa nawet kilka miesięcy i przy niewielkich kwotach staje się nieopłacalne. Często też oferenci nie występują z pozwem dlatego, iż obawiają się, że zamawiający przy następnym przetargu będzie im po prostu mniej przychylny — wyjaśnia Włodzimierz Dzierżanowski.
W pozwie do sądu można żądać zwrotu wszelkich „uzasadnionych” (tak to formułuje ustawa) nakładów poniesionych na przygotowanie oferty i kosztów uczestnictwa w unieważnionym postępowaniu.
— Wiążą się one m.in. z czasem pracy pracowników, opracowaniem harmonogramu wykonywanych robót w ramach przetargu, przygotowaniem dokumentów. Oferenci w tym zakresie mają własne wyliczenia, które jeśli strony nie dojdą do porozumienia zweryfikuje sąd. Oczywiście dobrze posiadać rachunki, np. jeśli jakieś prace wykonywała firma z zewnątrz. W grę wchodzą także inne koszty, m.in. opłacenie pełnomocnika, ale w tym przypadku oferent musi wykazać zasadność ich ponoszenia — mówi Włodzimierz Dzierżanowski.
Droga sądowa
Jeśli oferent zdecydował się wystąpić na drogę sądową z roszczeniem, to sprawę powinien skierować do sądu powszechnego (cywilnego). Zanim jednak sąd przyzna mu zwrot kosztów, najpierw muszą zostać spełnione warunki, które określone zostały w ustawie Prawo zamówień publicznych (art. 93). Jakie? Przede wszystkim postępowanie musi zostać unieważnione z przyczyn leżących po stronie zamawiającego.
— Oznacza to, że do uzyskania stosownego odszkodowania wystarczające jest wykazanie, iż do unieważnienia doszło na skutek działania zamawiającego, nie jest zaś konieczne udowadnianie jego winy — wyjaśnia Jarosław Chałas.
Włodzimierz Dzierżanowski wyjaśnia, iż to zamawiający ponosi odpowiedzialność, jeśli m.in. nie opublikował on ogłoszenia o przetargu w unijnym publikatorze.
— Podstawą do wystąpienia z pozwem do sądu może być także wyrok zespołu arbitrów lub sądu, unieważniający postępowanie w związku z tym, że zostało ono przeprowadzone w sposób uniemożliwiający zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego — wyjaśnia Jarosław Chałas.
Jest jednak jedno „ale” — nasza oferta nie może zawierać żadnych uchybień.
— Jeśli oferta została zwrócona oferentowi, gdyż np. została złożona po upływie terminu, to wówczas nie ma szans, aby domagać się zwrotu kosztów — mówi Włodzimierz Dzierżanowski.
Należy dodać, iż oferent z roszczeniem nie może wystąpić także, wtedy, gdy postępowanie zostało unieważnione z braku złożenia minimalnej (wymaganej przepisami prawa) liczby prawidłowych ofert czy też złożenia ofert o takiej samej cenie.
Inne wątpliwości
— Nie jest jasne, czy oferent może żądać zwrotu wydatków, jeśli przetarg unieważniono z tego powodu, że cena nawet najtańszej oferty i tak przewyższa kwotę, którą zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Według mnie jednak, skoro zamawiający jest zobowiązany do określenia wartości przetargu z należytą starannością — a w tej sytuacji ewidentnie tego nie uczynił, a więc nie wypełnił tego obowiązku — to powinien ponosić odpowiedzialność także wobec oferentów — wyjaśnia Jarosław Chałas.
Potwierdza to dodatkowo fakt, iż oferenci dowiadują się o tej kwocie dopiero po złożeniu ofert.
— Jeżeli zatem zamawiający lekkomyślnie wszczyna postępowanie, nie mając środków finansowych ani perspektyw na ich uzyskanie, to należy uznać, że przyczyna unieważnienia leży po jego stronie, a zatem powinien on zwrócić podmiotom biorącym w nich udział związane z tym wydatki — mówi Jarosław Chałas.