Nowa odsłona pracy biurowej – hybrydowość i elastyczność

PARTNEREM PUBLIKACJI JEST IWG PLC, WŁAŚCICIEL MAREK REGUS I SPACES
opublikowano: 10-06-2022, 15:49
aktualizacja: 10-06-2022, 17:32
Play icon
Posłuchaj
Speaker icon
Close icon
Zostań subskrybentem
i słuchaj tego oraz wielu innych artykułów w pb.pl

Wraz z wybuchem pandemii skończyła się w Polsce epoka pracy w biurze centralnym, od poniedziałku do piątku, po osiem godzin dziennie. Chcemy pracować inaczej. Czy praca hybrydowa to najlepszy model?

W ciągu ostatnich dwóch lat rzeczywistość zmieniała się bardzo szybko i przyspieszyła hybrydową rewolucję o kilka lat. Podczas wymuszonej pracy zdalnej zarządy miały możliwość przekonać się, że praca z domu może być produktywna i efektywna, a dostępne narzędzia IT pozwalają zorganizować ją bez żadnych ograniczeń. Jednocześnie pracownicy szybko zaczęli doceniać korzyści i oszczędności, które przynosi im ten model pracy. Nie chcą z nich rezygnować i oczekują, że pracodawcy odpowiedzą na ich potrzeby. Firmy muszą znaleźć rozwiązania satysfakcjonujące dla siebie, a jednocześnie wychodzące naprzeciw tym oczekiwaniom. Wszyscy gracze na rynku są zgodni, że praca hybrydowa już z nami zostanie. Tylko który model będzie najlepszy i czy hybryda to koniecznie dzielenie czasu pracy między siedzibę firmy a dom? Dyskutowali na ten temat goście debaty „Przyszłość pracy – hybrydowa rewolucja” zorganizowanej przez „Puls Biznesu”.

Uczestnicy debaty zgodzili się, że o ile praca w biurach nie odchodzi za sprawą pandemii do historii, o tyle jednak wymagania ich najemców się zmieniają. Przestrzeń do pracy hybrydowej musi być wynajmowana i aranżowana inaczej – dużo bardziej elastycznie niż jeszcze dwa lata temu.

Czas przemian

W gąszczu różnych pomysłów na to, jak powinno dzisiaj funkcjonować biuro, jedno jest pewne – nie ma już powrotu do dawnego modelu pracy. Pozostaje pytanie, w jaką stronę praca biurowa będzie ewoluować i czy na pewno obie zainteresowane strony – pracownicy i pracodawcy – widzą to w ten sam sposób.

Na początku pandemii Grupa Lyreco przeprowadziła badanie, które sondowało potrzeby pracowników na pracy zdalnej. Aby uzyskać pełen obraz sytuacji, zostało ono przeprowadzone wśród 9 tysięcy dyrektorów administracyjnych odpowiedzialnych za przestrzenie biurowe i 3 tysięcy pracowników.

– Okazało się, że obie strony powiedziały, że 82 proc. ich zadowolenia wynika z komfortu pracy, a to wiąże się z efektywnością. Jeżeli pracodawca jest w stanie zapewnić takie warunki w domu, tym lepiej dla efektywności spółki. Okazało się również, że jest to dość proste do zrealizowania. Odpowiedni, wygodny mebel jest w stanie podnieść efektywność pracownika o 30 proc. – relacjonował dr Robert Daniluk, dyrektor zrównoważonego rozwoju i zgodności w Lyreco Polska.

Płynie z tego prosty wniosek – dla produktywności nie jest ważny lokal, w którym wykonywana jest praca, ale warunki, jakie są w nim stworzone.

– Biuro z definicji przedcovidowej kojarzy nam się z pomieszczeniem z biurkiem, na którym mamy papiery robocze i zdjęcie najbliższych. Podczas pandemii, szczególnie dla pokolenia, które weszło na rynek pracy, biuro to monitor komputera z kilkudziesięcioma twarzami, które widać na ekranie. W tej chwili biuro nie jest pomieszczeniem, do którego przychodzimy, ale przestrzenią, która ma zaspokajać wszystkie potrzeby niezbędne do wykonywania pracy – zauważył Paweł Ornatek, dyrektor generalny IWG na Polskę.

Paweł Ornatek
dyrektor generalny IWG na Polskę

Biuro nie jest już pomieszczeniem, do którego przychodzimy, ale przestrzenią, która ma zaspokajać wszystkie potrzeby niezbędne do wykonywania pracy.

Według Magdaleny Letko, członka zarządu Bigram, większość pracowników podczas pracy całkowicie zdalnej w trakcie covidu przyzwyczaiła się do wykonywania swoich obowiązków z domu. Powrót do biur jest dla nich trudny, praca hybrydowa pomaga im łagodniej przejść przez okres readaptacyjny.

– Tendencja powrotów wyraźnie jest za to widoczna wśród naszych klientów, czyli pracodawców. Naciskają mocno na pracę w biurze choćby ze względu na integrację zespołów. Za to niewiele firm stosuje jakieś benefity, aby pracowników do powrotu zmotywować – dodała.

Nowa definicja biura

Skoro pracownicy wykonują swoje obowiązki tak samo efektywnie w domu i w biurze, to czy jest sens dalszego utrzymywania powierzchni biurowych? Okazuje się, że tak.

Praca zdalna jest trudna, wymaga wielu nowych umiejętności, zarówno jeśli chodzi o menedżerów, jak i pracowników. To także inny model delegowania i rozliczania zadań. Jest to dobre i elastyczne rozwiązanie, jednak wymaga wielu nowych kompetencji. Do tego pracownicy często nie mają w domu odpowiedniej ilości przestrzeni, aby swobodnie uczestniczyć w telekonferencjach czy skoncentrować się na zadaniu.

– Co wspomaga praca z biura? Na pewno integrację w zespole. Jest to bardzo ważne, bo na rynku pracy w czasie pandemii pojawiło się kolejne pokolenie młodych ludzi, którzy dotychczas nie mieli ze sobą styczności w przestrzeni biurowej – integracja wzmacnia i powoduje wzrost efektywności zespołów – zaznaczyła Magdalena Letko.

Zmiany muszą zajść w sposobie myślenia o powierzchni biurowej. Dziś biuro to nie konkretny adres, ale pojęcie uniwersalne, miejsce pozwalające wykonać pracownikowi czy zespołowi zadania w optymalnych warunkach.

Jarosław Kwiecień
konsultant ds. najmu powierzchni biurowej, JLL

Biura zmieniają się znacznie, z miejsca skupionego na stanowiskach pracy, salkach konferencyjnych, w kierunku przestrzeni różnorodnej. Pandemia tylko to przyspieszyła.

– Biura miały w tym dziesięcioleciu zmieniać się znacznie, z miejsca skupionego na stanowiskach pracy, salkach konferencyjnych, w kierunku przestrzeni różnorodnej, gdzie mamy powierzchnię do kreacji, spotkań, budowania relacji. Pandemia tylko to przyspieszyła – stwierdził Jarosław Kwiecień, konsultant ds. najmu powierzchni biurowej JLL.

Zmieniły się także kryteria, którymi kierują się pracownicy przy wyborze miejsca pracy. Kiedyś najważniejsze były warunki ekonomiczne i odpowiednie wynagrodzenie. Jednak widmo katastrofy klimatycznej i zmiana sposobu życia w pandemii sprawiły, że dla nowych pokoleń równie ważne są oczekiwania ekologiczne i ergonomiczne.

Magdalena Letko
członek zarządu Bigram

Tendencja powrotów wyraźnie jest za to widoczna wśród naszych klientów, czyli pracodawców. Naciskają mocno na pracę w biurze choćby ze względu na integrację zespołów.

– Obserwując rynek, widzimy, że biura przenoszą się bliżej ludzi. Nie chcemy dojeżdżać do pracy, w związku z czym biura muszą trafić na przedmieścia, do mniejszych miast, do miast regionalnych, tak żeby pracownicy nie spędzali czasu w korkach czy szukając miejsca do parkowania. To wszystko ma rzeczywisty wymiar dla firm – pozwala im w realny sposób odnieść się do polityki ESG i oszczędzić emisję dwutlenku węgla. Jeśli pracownicy mają do biura 10–15 minut, to chętniej pojadą tam rowerem albo pójdą piechotą. Dlatego widzimy, że popyt na biura bardziej rośnie na przedmieściach niż w centrach miast – stwierdził Michał Dorszewski, dyrektor ds. franczyzy CEE IWG.

Równie ważna jest kwestia organizacji miejsca pracy i zapewnienie pracownikowi odpowiednich narzędzi, zapewniających mu komfort pracy – co wymaga ponownego przemyślenia w sytuacji pracy hybrydowej.

– Błędem są na przykład współdzielone biurka. Wtedy na pewno biuro nie funkcjonuje tak jak powinno – podkreślił Jarosław Kwiecień.

– Prawidłowe wprowadzenie modelu hybrydowego jest de facto bardzo trudne i stanowi superwyzwanie dla firm pod kątem menedżerskim, aranżacji biura i jego organizacji – kultury pracy. Dopiero jak się wszystkie te trzy rzeczy plus technologia dopną, wszystko będzie działać. Żeby wprowadzić hybrydę, trzeba mieć duże kompetencje własne albo poszukać wsparcia – dodał.

Robert Daniluk
dyrektor zrównoważonego rozwoju i zgodności w Lyreco Polska

Niepewność to norma w naszych czasach. Po pierwsze, to co wiemy, to mało wiemy; po drugie, zmiany, które nastąpiły i następują, się nie skończą.

Elastyczna przestrzeń do pracy

Odpowiedzią na trudności wynikające z dostosowania przestrzeni biurowej w siedzibie firmy do specyfiki pracy hybrydowej mogą być tzw. biura flex – czyli biura elastyczne. Takie jak Regus.

– Oferujemy dokładnie taką przestrzeń do pracy, jakiej firma czy pracownik w danej chwili potrzebuje. Posiadamy dla przedsiębiorców biurka wynajmowane na godziny, dni, miesiące albo lata. Są to zarówno biurka dedykowane, jak i biurka w przestrzeniach wspólnych. Zapewniamy miejsce do pracy dla pojedynczych pracowników, dla zespołów, podzieloną na drobne gabinety, albo w przestrzeniach otwartych. Może to być także duża przestrzeń otwarta z wspólną częścią projektową i wyznaczonym gabinetem dla szefa projektu – zapewnił Paweł Ornatek.

Michał Dorszewski
dyrektor ds. franczyzy CEE IWG

Biura przenoszą się bliżej ludzi. Nie chcemy dojeżdżać do pracy, w związku z czym biura muszą trafić na przedmieścia, do mniejszych miast, tak żeby pracownicy nie spędzali czasu w korkach czy szukając miejsca do parkowania.

Właściciele budynków chętnie podpisują mowy z operatorami biur elastycznych, ponieważ to zapewnia firmom, które mają tam centrale, możliwość powiększenia lub pomniejszenia zespołu dokładnie wtedy i na tak długo, jak tego potrzebują.

– To pomaga sensownie zarządzać budynkiem. Właściciel wie, że mając u siebie operatora elastycznego, może zapewnić klientowi, który już zajmuje jedno piętro, dostęp do dodatkowych stanowisk, do momentu, aż nie zdecyduje się powiększyć własnej powierzchni biurowej. To gwarancja, że w sytuacji wzrostu zespołu klient zostanie w tym samym budynku. Formuła elastyczna pozwala też firmom budować mniejszą ilość sal konferencyjnych, które przecież przez sporą ilość czasu są nieużywane, a generują koszty – wyjaśnił Michał Dorszewski.

Biura flex znacznie zwiększają możliwość rozproszenia pracowników. Firmy nie muszą już rekrutować w centrali, ale mogą zatrudniać pracowników elastycznie pracujących w dowolnym miejscu w Polsce, a nawet na świecie. Dzięki temu mogą powiększyć swoją pulę pracowników i uelastycznić strukturę organizacji. Zapewniają również elastyczność już zatrudnionym pracownikom, pozwalają wykonywać pracę z miejsca, które w danym momencie jest dla nich najwygodniejsze. To nie musi być biuro najbliżej domu, ale dowolne na świecie biuro operatora, z którym pracodawca ma podpisaną umowę.

Rynek biur elastycznych niezwykle szybko rośnie. W tej chwili stanowią około 2–5 proc. wszystkich powierzchni biurowych, ale JLL i inne firmy doradcze przewidują, że do 2030 r. będzie to prawie 30 proc.

– Nie tylko małe firmy, start-upy, firmy, które się przenoszą i podróżują, ale także duże firmy zaczynają doceniać tę formułę. 83 proc. naszych klientów to firmy z listy Fortune 500, które chętnie korzystają z usługi „biura, kiedy potrzebuję” – wymieniał dyrektor ds. franczyzy IWG.

Kierunki na przyszłość

Na zakończenie dyskusji prowadząca, Kinga Jurga z „Pulsu Biznesu”, poprosiła swoich rozmówców o prognozę, jak ich zdaniem będzie wyglądała praca biurowa w najbliższej przyszłości.

Wszyscy uczestnicy debaty zgodzili się, że praca hybrydowa to formuła, która będzie dominująca. Magdalena Letko nie wysunęła dodatkowych przypuszczeń, ponieważ uważa, że przy tak dynamicznym tempie zmian na świecie niczego nie można przewidzieć. W podobnym tonie wypowiedział się dr Robert Daniluk, który zacytował Scotta Gallowaya z książki „Post Corona” i podkreślił niepewność naszych czasów, mówiąc, że po pierwsze, to co wiemy, to mało wiemy; po drugie, zmiany, które nastąpiły i następują, się nie skończą.

Jarosław Kwiecień sądzi, że pozostaniemy przy hybrydzie dwa dni w domu – trzy dni w pracy lub w wariancie odwrotnym.

– Są to dwa modele, które wbrew pozorom mocno różnią się od siebie w praktyce. Zupełnie inaczej projektuje się zarówno biuro, jak i sposób zarządzania zespołami – podkreślił.

Michał Dorszewski wierzy, że przyszłość to biura blisko domu. Pracując w mieszkaniu, trudno jest się skoncentrować, jest mnóstwo rozpraszaczy, przez co często pracuje się dłużej.

– Ludzie zatęsknią do miejsca, gdzie mają jasne granice, mogą skupić się na zadaniu, zrobić swoje efektywnie i wyjść stamtąd z komfortem psychicznym o wyznaczonej porze – prognozował.

Z kolei Paweł Ornatek przewidywał, że siłą napędową zmiany będą oczekiwania pracowników.

– Pracodawcy dopasują model swojej centrali bardziej do budowania zespołów, prac projektowych niż do codziennej pracy. Pracodawcy będą chcieli zmniejszyć obciążenie umowami długoterminowymi w swoich bilansach firm, bo to zwiększy wartość ich firm, jednocześnie zapewniając pracownikom możliwość pracy z miejsca, w którym chcą. To pozwoli im dopisać kolejne punkty do swoich zobowiązań redukcji CO2. Rynek w naturalny sposób będzie szedł ku uelastycznieniu.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Polecane