Firmy korzystające z outsourcingu w zakresie obsługi flot leasingowych chwalą sobie wygodę i niskie koszty takiego rozwiązania. Ale niskie koszty wykazują także firmy samodzielnie zarządzające parkiem samochodowym.
Zarządzanie parkiem samochodowym wymaga wiedzy i czasu — zorganizowanie sprawnego serwisu, terminowych przeglądów, szybkiej wymiany opon, znalezienie najtańszych ubezpieczycieli i systemów kart paliwowych jest pracochłonne.
Największe jeżdżące po polskich drogach floty samochodów liczą po kilkaset aut. Do kogo należą? Przede wszystkim do firm działających w branży dóbr szybko zbywalnych oraz do grup telekomunikacyjnych.
Megafloty
Jedną z największych flot dysponuje TP SA, której park samochodowy liczy ponad 4 tys. pojazdów. Jednak tylko 25 proc. aut należy do Telekomunikacji. Zdecydowaną większość Telekomunikacja Polska leasinguje — na różnych zresztą warunkach.
— Część samochodów tylko leasingujemy, a część umów zapewnia nam pewien zakres usług dodatkowych — na przykład ubezpieczenie. Nowe samochody TP SA użytkuje na zasadach full service leasing. Taki model współpracy najbardziej nam odpowiada — mówi Marek Januszewski, dyrektor departamentu gospodarki samochodowej w TP SA.
Flota TP SA jest zresztą bardzo niejednorodna. Służby techniczne jeżdżą różnymi typami furgonetek, ale wśród nowo kupowanych samochodów przeważają auta kompaktowe.
Jako duży usługobiorca TP SA może wynegocjować od usługodawców bardzo atrakcyjne warunki umów.
— Od dostawców usług leasingowych wymagamy między innymi nielimitowania przebiegów, możliwości wymiany samochodu na inny w czasie trwania umowy i zawarcia umowy na czas nieokreślony — podkreśla Marek Januszewski.
Dodaje, że w przetargach ogłaszanych przez TP SA największy wpływ na ostateczny wybór ma cena.
Około 1 tys. aut, należących do TP SA, jest rozrzuconych po Polsce. W oddziałach nie ma zazwyczaj więcej niż kilka takich pojazdów.
Dwa rozwiązania
Liczącą 327 pojazdów flotą dysponuje polski oddział koncernu tytoniowego British American Tobacco. Tylko dziewięć z nich należy do firmy. Pozostałe są własnością firm leasingowych — Arval i Daimler Chrysler Car Fleet Management Services.
— Korzystamy z leasingu flot, ponieważ to najtańsze i najbardziej korzystne dla nas rozwiązanie. Obsługują nas dwie firmy, bo na bieżąco możemy porównywać ich działanie i w razie ewentualnych problemów domagać się poprawy obsługi — mówi Krystyna Wyszyńska-Janus, kierownik działu serwisów pracowniczych w British American Tobacco.
— Firmy leasingowe oferują usługi assistance na terenie całego kraju. Byłoby znacznie trudniej na własną rękę zapewnić samochód zastępczy czy sprawnie sprowadzić pomoc drogową w odległe miejsce. Podobnie jak nie jesteśmy w stanie sprawdzić jakości obsługi w serwisach na przykład w Krakowie czy Wrocławiu — dodaje Krystyna Wyszyńska-Janus.
Dużą, złożoną z kilkuset pojazdów flotę ma również Polska Telefonia Cyfrowa, operator sieci Era. Firma nie korzysta z outsourcingu i samodzielnie zarządza swoim parkiem samochodowym. Niestety — spółka nie ujawnia szczegółów dotyczących swojej floty.
Ścieżki wyboru
Wybór pojazdu zależy od tego, dla kogo jest przeznaczony. Niektórzy pracodawcy idą pracownikom na rękę, zostawiając im pewną swobodę w wyborze modelu. Ta przyjemność zarezerwowana jest jednak tylko dla kadry kierowniczej. Przedstawiciele handlowi — którzy są głównymi odbiorcami flotowych samochodów — korzystają na ogół z aut kompaktowych homologowanych jako ciężarówki (ze względu na możliwość odliczenia VAT przy zakupie auta ciężarowego).
— Przy wyborze samochodu kierujemy się przede wszystkim bezpieczeństwem. Wybieramy model i dopiero wówczas składamy zapytania w firmach leasingujących floty — mówi Krystyna Wyszyńska-Janus.
Ale procedura jest złożona, dlatego od jej rozpoczęcia do odebrania pierwszych samochodów mija zazwyczaj kilkanaście tygodni.
Rynek usług leasingowo-zarządczych jest najbardziej dynamicznie rozwijającą się gałęzią rynku leasingowego. Korzystają na tym głównie klienci.
— Jakość usług jest dziś nieporównanie wyższa niż trzy-cztery lata temu — uważa Krystyna Wyszyńska-Janus.
Potwierdza to Marek Januszewski.
— Część dostawców ma wprawdzie jeszcze problemy z dostosowaniem się do naszych wymagań, ale konkurencja wymusza na firmach pozytywne zmiany — mówi Marek Januszewski.
Większość umów leasingowo-zarządczych opiewa na trzy lata. Po tym terminie podpisywane są kontrakty na dostawę nowych pojazdów, a wysłużone auta trafiają do sprzedaży. Czas nie jest jednak jedynym kryterium. O długości trwania umowy może również decydować przebieg samochodu. Umowa wygasa po przejechaniu na przykład 150 tys. kilometrów.
O tym, że usługi firm leasingujących floty lub nimi zarządzających budzą coraz większe zainteresowanie, świadczy chociażby szybko rosnąca liczba tych podmiotów. Z drugiej strony większość firm obowiązki zarządcze wciąż bierze na siebie.
Na własną rękę
— Trudno mówić o najważniejszych problemach. Mamy masę różnych obowiązków. Sami podpisujemy umowy z zakładami serwisowymi. Sami szukamy najbardziej atrakcyjnej oferty ubezpieczeniowej. Na własną rękę organizujemy wymianę opon — wylicza Robert Rembecki, car fleet supervisor w Nestle Polska.
Floty firm należących do tego koncernu — m.in. Winiar i Goplany — liczą łącznie ponad 500 samochodów.
— Są to w zdecydowanej większości specjalne auta ciężarowe, samochody z kratą — wyjaśnia Robert Rembecki.
Co ciekawe — zespół zarządzający tym parkiem samochodowym liczy tylko dwóch pracowników.
— Nie korzystamy z usług firm zarządzających, bo według naszych wyliczeń bardziej opłaca się kierować flotą samodzielnie — dodaje Robert Rembecki.
Nestle nie polega także na firmach leasingowych — samochody kupuje za własne środki.
Firmy, które podejmują się zarządzania flotami na własną rękę, muszą liczyć się z tym, że podjęcie każdej decyzji dotyczącej wyboru kart paliwowych czy zakupu opon zimowych musi być poprzedzone przetargiem. Nie jest to prawny obowiązek, ale ogólnie przyjęta praktyka.
— Wysyłamy zapytania ofertowe do kilku, kilkunastu firm. Wybieramy dwie, trzy najbardziej atrakcyjne i zapraszamy je do dalszych negocjacji. Z reguły udaje nam się wynegocjować ceny znacząco odbiegające od rynkowych. Upusty sięgają kilkunastu do kilkudziesięciu procent — informuje Grzegorz Krupa, dyrektor administracyjny w firmie Masterlink.
Jego firma, podobnie jak Nestle, samodzielnie zarządza flotą, tyle że mniejszą. Park samochodowy Masterlinka liczy 80 pojazdów. Łączna liczba pojazdów jeżdżących w barwach tej firmy jest zdecydowanie większa, ale na ogół te auta są prywatną własnością kurierów.
W Masterlinku obsługą floty zajmuje się jedna osoba.
— Mamy małą flotę i korzystanie z outsourcingu byłoby nieopłacalne — mówi Grzegorz Krupa.
Koszty
Auta Masterlinka przejeżdżają w ciągu roku 35-40 tys. km. Koszt utrzymania jednego samochodu waha się od 1 tys. zł miesięcznie (małe auta miejskie) do 2-2,5 tys. zł (w przypadku aut średniej klasy). British American Tobacco leasinguje przede wszystkim auta kompaktowe z homologacjami ciężarowymi. Miesięczna rata leasingowa wynosi około 530 euro (2150 zł).
— Do tego trzeba doliczyć opłacenie faktur za paliwo — dodaje Krystyna Wyszyńska-Janus.
A przy miesięcznych przebiegach w granicach 4 tys. km to dodatkowe 800-1000 zł.
Odrębną kwestią są pracownicy nie zawsze prawidłowo korzystający z powierzonego im sprzętu. Bywa, że nadużywają kart paliwowych.
— Zdarzały się takie przypadki, ale z tymi pracownikami już dawno się pożegnaliśmy — przyznaje Robert Rembecki.
Z oszustami walczą też koncerny paliwowe. Shell płaci pracownikom po 100 zł za złapanie naciągacza.