Na stronach Rządowego Centrum Legislacji (RCL) jest już projekt ustawy, która wprowadza obowiązkową wersję Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 1 lipca 2024 r. Uwzględnia on uwagi zgłoszone w trakcie konsultacji publicznych. Teraz projektem zajmie się rząd, a w dalszej kolejności parlament. Wskazywany przez przedstawicieli Ministerstwa Finansów (MF) plan uchwalenia przepisów jeszcze przed tegorocznymi wakacjami wydaje się być realny.
– KSeF będzie zbiorem faktur przedsiębiorców i narzędziem dla Krajowej Administracji Skarbowej. Rozwiązanie umożliwi bieżącą i zautomatyzowaną kontrolę rozliczeń – mówi Dominika Zuber, menedżer w firmie księgowej inFakt.
Opublikowany przez RCL projekt przewiduje okres przejściowy, który zakończy się 31 grudnia 2024 r. Do tego czasu niektórzy podatnicy będą mogli wystawiać faktury w dotychczasowej formie. Krzysztof Jaros, radca prawny w firmie doradczej MDDP, tłumaczy, że chodzi o osoby, które zajmują się sprzedażą zwolnioną z VAT lub wykonują wyłącznie czynności zwolnione z tego podatku.
– Ponadto do końca przyszłego roku będzie istniała możliwość wystawiania faktur uproszczonych w obecnej formie, a także faktur za pomocą kas rejestrujących – zaznacza Krzysztof Jaros.
Handel detaliczny
Kolejną ważną zmianą w stosunku do założeń projektu jest całkowite wyłączenie z KSeF tzw. faktur konsumenckich.
– To oznacza, że - wbrew wcześniejszym zapowiedziom - wspomniane dokumenty będą wystawiane dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, tylko w dotychczasowy sposób. To dobra wiadomość, szczególnie dla sektora handlu detalicznego i dostawców mediów. Znaczną część ich działalności stanowi sprzedaż B2C. Co prawda w tej kwestii nie brakowało postulatów dotyczących wprowadzenia możliwości dobrowolnego korzystania z KSeF, jednak ustawodawca ich nie uwzględnił – wyjaśnia Krzysztof Jaros.
Maciej Dybaś, partner w zespole podatków pośrednich w Crido, zwraca uwagę na liberalizację kar za niestosowanie KSeF
– Projekt znosi ich minimalną kwotę. Ta kwestia była bardzo krytykowana w toku konsultacji publicznych. Teraz ustawodawca położył nacisk na miarkowanie kar i odroczył ich stosowanie do 1 stycznia 2025 r. Ponadto projekt wyłącza odpowiedzialność karno-skarbową za nieprzestrzeganie obowiązków dotyczących KSeF – podkreśla Maciej Dybaś.
Autorzy przyszłej ustawy doprecyzowali również rozwiązania dotyczące braku możliwości wystawienia e-faktury przez podatnika z przyczyn leżących po jego stronie. Przedsiębiorca będzie miał możliwość wystawienia dokumentu w trybie offline i dostarczenia go do KSeF następnego dnia roboczego po ustąpieniu awarii.
– Ponadto od 1 stycznia 2025 r. podatnicy nie będą już mogli wystawiać paragonów uznanych za faktury – wyjaśnia Maciej Dybaś.
Autorzy projektu zrezygnowali również z pomysłu wprowadzenia nowego rozwiązania, czyli z tzw. propozycji faktur korygujących.
– Był on szeroko krytykowany ze względu na technologiczne trudności w jego wdrożeniu. Jednocześnie projekt zakłada całkowitą likwidację not korygujących – tłumaczy radca prawny w MDDP.
Ponadto przyszła ustawa zakłada możliwość wystawiania faktur przed terminem, co – jak podkreśla Maciej Dybaś – ma ułatwić podatnikom prowadzenie działalności gospodarczej.
Poza wspomnianymi rozwiązaniami, które przewiduje projekt ustawy, MF opublikowało również projekt rozporządzenia wyłączający z KSeF niektóre usługi. Ze względu na ich specyfikę – jak wyjaśnia Maciej Dybaś – będą one dokumentowane w dotychczasowy sposób. Chodzi m.in. o bilety spełniające funkcję faktury, w tym paragony na autostradach płatnych. Są one wyłączone z systemu.
Sporo zalet
Dominika Zuber zwraca uwagę na korzyści związane z KSeF.
– Przedstawiciele Ministerstwa Finansów już teraz zachęcają do korzystania z e-faktur m.in. ze względu na szybszy zwrot VAT. Inne zalety? Przedsiębiorcy nie będą musieli archiwizować wystawianych faktur. Będą one przechowywane w systemie przez 10 lat. Podczas ewentualnej kontroli podatkowej przedstawiciele urzędu skarbowego nie zażądają okazania faktur. W związku z tym, że będą one przechowywane w systemie, przedsiębiorcy nie będą musieli wystawiać ich duplikatów. W KSeF żadna faktura się nie zgubi ani nie zniszczy – wylicza Dominika Zuber.
Zauważa, że dokumenty będą jednolite, a ich obieg – łatwiejszy.
– Przedsiębiorcy zarówno wystawią w systemie dokumenty, jak i je odbiorą. To oznacza, że nie będą musieli czekać na przykład na dostarczenie faktury pocztą lub jeździć do kontrahenta po jej odbiór. Wystarczy, że wyrażą zgodę na otrzymywanie dokumentów wspomnianą drogą. Dzięki temu zaoszczędzą sporo czasu – zaznacza Dominika Zuber.
Co ważne, jeśli uda się wystawić fakturę w systemie, oznacza to, że jest ona poprawna. Obecnie – jak podkreśla menedżer w firmie doradczej inFakt – korekty wymagają uzgodnienia zmiany z kontrahentem.
– Po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF przedsiębiorca nie będzie musiał już dopełniać żadnych formalności, żeby wystawić i uwzględnić korektę w rejestrach VAT – wyjaśnia Dominika Zuber.
Tomasz Spłuszka, ekspert z firmy OpenText, uważa, że obowiązkowy KSeF będzie motywował przedstawicieli biznesu do przeprowadzenia w firmach zaawansowanych procesów cyfryzacyjnych.
– W dobie pracy zdalnej i hybrydowej, kiedy konieczne jest zapewnienie pracownikom dostępu do potrzebnych informacji, digitalizacja firmowych procesów może znacząco poprawić funkcjonowanie firmy – podkreśla Tomasz Spłuszka.