Windykacja należności to proces trudny i delikatny. Trzeba wiedzieć, w którym momencie udać się do specjalistycznej firmy oraz jak wybrać najlepszą ofertę.
istoria z życia. Producent dostarczył towar na czas, wystawił fakturę, termin jej zapłaty minął i… nic. Kontrahent spóźnia się z płatnościami, a pieniędzy nie widać. Co powinien wówczas zrobić pechowy dostawca? Zastanowić się, czy próbować odzyskać należności na własną rękę, czy lepiej skorzystać z usług firmy windykacyjnej. To ważna decyzja, ponieważ na szali poza pieniędzmi kładzie się także relacje ze spóźnialskim klientem.
Część specjalistów doradza, aby korzystać z usług firmy windykacyjnej od razu po wystawieniu faktury. To tzw. działalność prewindykacyjna.
— Należność jest przedmiotem monitoringu, co mobilizuje kontrahentów do terminowych spłat — wyjaśnia Jakub Grabski z firmy Raport.
Od wyboru sposobu…
Odzyskiwanie należności na własną rękę jest zwykle opłacalne, kiedy przedsiębiorstwo ma niewielu kontrahentów opóźniających się z zapłatą oraz gdy od terminu zapłaty należności upłynęło stosunkowo niewiele czasu. Istotne są także powody, dla których kontrahenci opóźniają się z zapłatą.
— Jeśli przyczyną jest bardzo trudna sytuacja kontrahenta, która za chwilę może prowadzić do upadłości, warto natychmiast skorzystać z podmiotu specjalizującego się w prowadzeniu tego typu spraw — tłumaczy Anna Gawęska-Dąbrowska, prezes Ultimo.
Poważnie się zastanowić należy także wówczas, gdy pojawia się konieczność zbudowania własnego zespołu windykacyjnego. Należy rozważyć nakłady związane z utrzymaniem i pracą zespołu, koszty rozwiązań technologicznych, inwestycje w szkolenia i rozwój pracowników, których zadania nie są związane z podstawowym profilem działalności przedsiębiorstwa: sprzedażą czy produkcją. Oszacowane nakłady należy zestawić z prowizją dla firmy wyspecjalizowanej w działalności windykacyjnej.
Ponadto warto zastanowić się nad relacjami z klientem, które wskutek samodzielnego monitoringu należności mogą ulec pogorszeniu. Część przedsiębiorców obawia się także radykalnych działań firmy windykacyjnej, które mogą trwale zniechęcić dłużnika do zapłaty. Eksperci uspokajają.
— Windykację rozpoczyna się od działań polubownych, polegających na rozłożeniu długu na raty i dopasowaniu go do aktualnej sytuacji finansowej dłużnika. Wypowiedzenie umowy, a następnie uruchomienie egzekucji to dalsze kroki, wynikające najczęściej z braku woli porozumienia — podkreśla Jakub Grabski.
…do wyboru firmy
Przy wyborze podmiotu windykującego należności najistotniejszym kryterium jest liczba przeterminowanych faktur.
— Pamiętajmy, że firmy windykacyjne specjalizują się raczej w windykacji masowej, natomiast kancelarie prawne zajmują się nawet jednostkowymi należnościami — zaznacza Anna Gawęska-Dąbrowska.
Windykacja jest działaniem dość specyficznym, dlatego warto powierzyć je profesjonalnej firmie windykacyjnej.
— Miernikami profesjonalizmu będą certyfikaty ISO dotyczące zarządzania jakością i bezpieczeństwem informacji, przynależność do organizacji branżowych, współpraca z dużymi klientami, skargi na firmę, wysokość prowizji, średni czas obsługi sprawy zakończonej sukcesem, odsetek takich spraw, czy liczba pracowników terenowych — wylicza Jakub Grabski.
Przy wyborze windykatora należy się kierować także opinią innych jego klientów na temat współpracy z daną firmą, jakości obsługi i elastyczności w dostosowaniu oferty do potrzeb zleceniodawcy. Zdobyta w ten sposób wiedza pozwala upewnić się, że firma będzie działała zgodnie z prawem, dbając o dobre imię własne oraz zleceniodawcy.
Warto także zbadać otwartość spółki windykacyjnej na ujawnianie informacji na temat właściciela, zarządu i rady nadzorczej, jak również wysokości kapitału założycielskiego.
Analizując oferowaną cenę usługi należy zwrócić uwagę również na to, co ta usługa obejmuje, czy określony jest zamierzony efekt oraz podejmowane działania.
— Jeżeli zleceniodawca wynagradza firmę windykacyjną procentem od odzyskanej kwoty, nie ponosi kosztów bezskutecznych działań windykacyjnych. Wszelkie koszty związane z monitorowaniem płatności, listami, telefonami czy spotkaniami obciążają windykatora — wyjaśnia Anna Gawęska-Dąbrowska. l
Bartosz
Dyląg