Ostateczną decyzję podejmuje firma
Wynajęcie firmy konsultingowej zmniejsza ryzyko zakupu złego systemu ERP
Firmy konsultingowe są coraz częściej zatrudniane nie tylko do wdrożenia systemu, ale też do przeprowadzenia procesu wyboru dostawcy oprogramowania ERP. Nie gwarantuje to, co prawda, powodzenia wdrożenia, ale znacznie zmniejsza ryzyko zakupu oprogramowania, które nie będzie spełniało wymogów przedsiębiorstwa.
W Polsce jest kilkudziesięciu dostawców zintegrowanych systemów wspomagających zarządzanie klasy ERP. Firmy konsultingowe oferują doradztwo w zakresie wyboru i wdrożenia tych systemów.
Na własną rękę
Bardzo często wybór danej aplikacji nie wiąże się z rzeczową i profesjonalną oceną poprzedzoną kilkoma etapami kwalifikacji produktów i dostawców. Przedsiębiorstwa albo polegają na obiegowej opinii, podpatrują systemy stosowane u konkurencji, albo kierują się wyłącznie ceną rozwiązania. Często skutkuje to nieudanymi wdrożeniami bądź niską funkcjonalnością systemu, gdyż nie wszystkie rozwiązania można zaadaptować dla potrzeb konkretnej firmy czy specyfiki branży. Przed wydaniem milionów złotych na licencje i wdrożenie zarząd firmy powinien rozważyć inwestycję w przeprowadzenie odpowiedniego procesu wyboru oprogramowania, żeby już na starcie nie skazać się na porażkę.
— Polskie oddziały międzynarodowych korporacji najczęściej nie mają problemu z wyborem programu. Przyjmują standardowe rozwiązanie obowiązujące we wszystkich narodowych oddziałach — informuje Natalia Tarczyńska menedżer w zespole IT Cap Gemini Ernst & Young Polska.
Standardy korporacyjne mogą dotyczyć nie tylko samego systemu, ale i partnera zajmującego się jego zastosowaniem. Np. polski oddział firmy Cadbury, podobnie jak wszystkie filie koncernu, współpracuje w tym zakresie z PricewaterhouseCoopers.
Inaczej jest z wdrożeniem. Tutaj usługi firm konsultingowych wykorzystywane są częściej. Implementacja wszystkich modułów rozbudowanego systemu trwa miesiącami. Godzina pracy najwyższej klasy specjalistów z firm konsultingowych może kosztować nawet kilkaset dolarów.
Bez gwarancji
Żadna firma konsultingowa nie zgodzi się jednak zagwarantować sukcesu wdrożenia systemu, jeżeli nie zostanie jednocześnie zaangażowana do jego przeprowadzenia.
— W przypadku zatrudnienia konsultantów jedynie do przeprowadzenia procesu wyboru ERP jego rola kończy się w momencie przedstawienia zarządowi listy firm spełniających wymogi klienta. Samo przedsiębiorstwo musi zdecydować, jaki system jest dla niego najbardziej odpowiedni. Nasza rola polega na zarekomendowaniu aplikacji poprzez ocenę, której dokonujemy na podstawie kryteriów ustalonych wspólnie z przedsiębiorstwem. Nigdy nie można całkowicie wyeliminować ryzyka, ale zawsze można je ograniczyć — mówi Ryszard Małek z firmy Arthur Andersen.
Jego zdaniem, efekty współpracy z firmą konsultingową są przydatne dla przedsiębiorstwa także w kontekście późniejszego wdrożenia. Firmy decydujące się na zakup aplikacji ERP nie zawsze mają ludzi z odpowiednim doświadczeniem, którzy mogliby taki wybór przeprowadzić. Najczęściej wiąże się to z ich ograniczoną, na tym etapie, wiedzą na temat rozpatrywanych systemów, ale także wynika z niewystarczającej wiedzy na temat procesów biznesowych, których system będzie dotyczył. W związku z tym nie potrafią podać informacji koniecznej do zdefiniowania wymogów, jakie ma spełniać oprogramowanie. Należy pamiętać, że odpowiedzi dostawców systemów będą tak dobre, jak dobre będą zapytania ofertowe. Konsultanci pomagają klientom dobrać scenariusz prezentacji oraz zadać odpowiednie pytania dostawcom. Poza tym, mając doświadczenie we wdrożeniach systemów, od razu potrafią wyeliminować rozwiązania, które nie sprawdziły się wcześniej w przedsiębiorstwach o podobnym co zleceniodawca profilu.
Na polskim rynku standardem stało się, że firma konsultingowa po dokonaniu selekcji programu dokonuje później wdrożenia. Zdaniem analityków może to niekorzystnie wpływać na wybór najkorzystniejszego rozwiązania, a co za tym idzie — na koszty operacji. Przedstawiciele firm konsultingowych deklarują, że kontrakty na doradztwo przy wyborze systemu nie są równoznaczne z późniejszym kontraktem na wdrożenie. Bywa jednak, że umowa obejmuje od razu obydwa etapy.
— Gdy firma doradza klientowi wybór systemu SAP R/3 i później sama go wdraża, zachodzi podejrzenie, że od początku dążyła do podjęcia przez klienta wyboru tego programu. Jest to problem etyczny i staramy się takich sytuacji unikać — tłumaczy Maciej Majewski, wiceprezes Deloitte & Touche.
Bywa, że klientowi zgłaszającemu się do doradcy, zależy na szybkim wyborze i wdrożeniu systemu.
— W takiej sytuacji selekcja i zainstalowanie programu przez jedną firmę jest wskazane, bo pozwala zaoszczędzić czas. Ostatecznie i tak o wszystkim decyduje klient — podsumowuje Maciej Majewski.
Pomoc w negocjacjach
Za pomoc w procesie wyboru systemu firmy konsultingowe pobierają opłatę w granicach 5-10 proc. wartości kontraktu. Często decydując się na takie usługi firmy nie kierują się tylko chęcią ograniczenia ryzyka. Czasem — szczególnie w wypadku bardzo dużych firm giełdowych i podmiotów sektora publicznego — może to być podyktowane potrzebą podparcia się niezależną rekomendacją na wypadek, gdyby wdrożenie nie przebiegało zgodnie z planem. Czasem zdarza się też, że mimo rekomendacji, firma wybiera inne rozwiązanie, np. gdy w trakcie wyboru systemu pozyskuje inwestora, który narzuca rozwiązanie korporacyjne.
Firmy informatyczne zarzucają konsultantom, że w procesie wyboru polecają rozwiązania domów software’owych, z którymi ściśle współpracują i których produkty wdrażają.
— Dzieje się tak często dlatego, że nie do końca rynek rozumie, jaką rolę pełnią i jakimi zasadami kierują się firmy konsultingowe z tzw. wielkiej piątki, bo to najczęściej one świadczą tego typu usługi. W zakresie systemów z tzw. górnej półki współpracują one z większością dostawców i są w stanie zapewnić obiektywną ocenę — uważa Ryszard Małek.
Poza przeprowadzeniem procesu wyboru, firmy konsultingowe mogą uczestniczyć w negocjacjach ceny i czasu wdrożenia, opracować metodologię wdrożenia, nadzorować implementację oraz odbierać produkt według ściśle określonych procedur. Ważne może być też oszacowanie rzeczywistych kosztów wdrożenia. Według Gartner Group, rzeczywisty koszt posiadania systemu informatycznego tylko w nieco ponad 20 proc. opiera się na kosztach zakupu oprogramowania i sprzętu. Znaczną część kosztów stanowią też przestoje oraz zarządzanie projektem.
Radosław Omachel
Mariusz Zielke
[email protected] tel. (22) 611 62 56