Każdy przedsiębiorca stawia na rozwój firmy. Z takim założeniem nierozerwalnie wiążą się wydatki. Jeśli dołożymy do tego fakt, że coraz więcej firm działa na arenie międzynarodowej, znaczącym kosztem stają się m.in. podróże służbowe.
Potwierdza to raport The Global Business Travel Association, z którego wynika, że w 2015 r. wydatki na podróże służbowe sięgną niemal 1,2 bln dolarów, czyli wzrosną o 6,9 proc. w porównaniu z rokiem 2014. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, lotniczych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami, tj. konieczność utrzymywania kas, w tym również walutowych, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi (kilka kart, kilka systemów). Z pewnością jest to obszar, który można usprawnić.
Standardy w przedsiębiorstwach
W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczenie wydatków) — wynika z badań przeprowadzonych na zlecenie Edenred Polska przez firmę Nielsen. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania jest Excel. Niemal 80 proc. organizacji stosuje zaliczki lub pracownicy wykorzystują własne pieniądze na wydatki służbowe. Większe firmy wprowadzają systemy obiegu dokumentów, których wdrożenie jest długie i kosztowne, a i tak nie eliminują gotówkowej formy rozliczeń.
W tym celu wprowadzane są karty, np. paliwowe dla osób z autami służbowymi, a dla wyższej kadry menedżerskiej — karty bankowe. Karty paliwowe mają jednak ograniczenia, a karty bankowe ze względu na koszty są traktowane jako produkt elitarny. W firmach, w których delegacji, zwłaszcza zagranicznych, jest dużo, działają systemy wspierające zgłaszanie wyjazdów i naliczanie diet oraz systemy tzw. self booking tools, które pozwalają użytkownikowi dokonywać rezerwacji i kupować bilety. Te rozwiązania są jednak pomocne tylko w części procesu. Najwyższą efektywność osiąga się dzięki rozwiązaniom kompleksowym, takim jak Spendeo by Edenred®.
Przede wszystkim standaryzacja
W USA i Wielkiej Brytanii tego typu systemy są standardem rozliczeń wydatków służbowych. Firma Edenred ma długoletnie doświadczenie w oferowaniu tych rozwiązań w Ameryce Łacińskiej, Hiszpanii i we Włoszech. Kontynuując swoją strategię, w 2014 r. odbyła się premiera Ticket Travel Pro® we Francji, a w Polsce Spendeo by Edenred®. Korzystając z doświadczeń światowych, ale dostosowując narzędzie do lokalnego rynku, Edenred buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi. Wspiera klientów nie tylko poprzez dostarczenie gotowych narzędzi, ale także doradza w sformalizowaniu polityki wydatków i pomaga w informowaniu pracowników o zaletach tego rozwiązania, aby spotkało się ze zrozumieniem.
Korzyści dla firmy i pracowników
Przedsiębiorcy przy pomocy Spendeo mogą usprawnić wiele procesów, co pozwala na redukcję kosztów operacyjnych, minimalizację papierowej dokumentacji i automatyczne księgowanie. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają przeciwdziałać nadużyciom. Korzyści z tego systemu ma też pracownik. Realizuje swoje zadania korzystając z karty płatniczej Spendeo i platformy, która ułatwia i przyspiesza proces rozliczeń. Daje to większe poczucie bezpieczeństwa, komfortu pracy i satysfakcji. Pracownik nie angażuje prywatnych pieniędzy i nie pobiera zaliczek.
Wygoda i funkcjonalność
Jak to narzędzie działa w praktyce? Wyobraźmy sobie, że pracownik wybiera się na lunch z klientem. Zgłasza na platformie Spendeo elektroniczny wniosek o zaliczkę wraz z kwotą szacowaną na pokrycie wydatków (taksówka, restauracja). Po akceptacji przydzielona mu zostaje karta płatnicza dostosowana do polityki wydatków obowiązującej w firmie. Karta Spendeo zastępuje zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo karta Spendeo jest wygodną alternatywą do kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych, bankowych. Pracownik podróżujący w celach biznesowych swobodnie, ale zgodnie z ustalonymi regułami używa karty, korzystając z największej na świecie sieci akceptacji MasterCard. W razie nieprzewidzianych sytuacji, np. konieczności naprawy auta czy przedłużenia podróży, zgłasza wniosek o doładowanie karty, które następuje w czasie rzeczywistym. Użytkownik karty korzysta także z wersji mobilnej platformy, co w podróży jest wygodne.
Kontrola i bezpieczeństwo
Wprowadzenie Spendeo pomaga w kontroli zasadności wydatków i przeciwdziała ewentualnym nadużyciom. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami są wyróżnione w systemie, co ułatwia ich wyjaśnienie. Platforma ma wbudowany obieg akceptacji zgodny ze strukturą organizacyjną firmy. Tym samym menedżer kontroluje budżet delegacyjny swojego zespołu. Ponadto dzięki konsolidacji danych Spendeo jest narzędziem analitycznym, umożliwiającym m.in. analizę struktury wydatków, porównanie kosztów ponoszonych przez różnych pracowników. Analiza wydatków z tytułu pozyskania lub obsługi klientów pomaga w konstruowaniu ofert i badaniu rentowności projektów.
Zainetresowało cię rozwiązanie Edenred? Skontaktuj się z nami: Tel.: 22 209 82 09
E-mail: [email protected]