Proste rozwiązanie — outsourcing

Jan Kaliński
opublikowano: 08-11-2006, 00:00

Sieci, zarządzanie dokumentami, archiwizacja — to wszystko może służyć nawet najmniejszym firmom.

— Jeśli można korzystać z usług księgowości i naliczania płac, usług marketingowych czy szkoleniowych, to czemu nie korzystać z nich także w zakresie IT? Jeśli można w całości outsourcingować produkcję (zamawiając ją np. w Chinach), to na pewno można także wynająć systemy IT — mówi Piotr Płóciennik, dyrektor ds. współpracy z klientami w BCC.

Wyniki badań wskazują, że w ostatnich latach rynek outsourcingu IT miał większą dynamikę wzrostu niż cały sektor informatyczny. Z tegorocznego raportu firmy analitycznej Gartner wynika, że outsourcing informatyki, czyli oddawanie firmom zewnętrznym działań i procesów informatycznych, staje się w korporacjach i dużych firmach niemal codzienną praktyką. Z kolei kwietniowy raport badawczy firmy Audytel pokazał, że coraz bardziej popularny — chociaż w wolniejszym tempie niż outsourcing informatyczny — staje się również outsourcing procesów biznesowych.

— Wpływa na to przede wszystkim ogólna sytuacja ekonomiczna naszego kraju — ożywienie gospodarcze, coraz większa konkurencyjność, która wymusza na przedsiębiorstwach konieczność zmian biznesowych, oraz odpływ kadry IT do pracy za granicą — twierdzi Szymon Niewiadomski, dyrektor ośrodka przetwarzania danych w Incenti.

Ze względu na ożywienie gospodarcze i wzrost konkurencji firmy muszą się koncentrować na działalności podstawowej. Praktycznie w każdej branży znajdują się podmioty, które korzystają z outsourcingu IT. Liderami są sektory bankowo-finansowy i telekomunikacyjny. Klienci outsourcingowi wymagają wysokiego standardu usług, które mogą zapewnić jedynie rozwinięte systemy i sieci.

— Rośnie popularność outsourcingu IT wśród firm małych i średnich. Ma to związek z wejściem Polski do struktur europejskich i z nowymi możliwościami eksportu — mówi Jacek Jankowski, dyrektor ds. usług w firmie ZETO Poznań.

Idealnie dostosowane

Specyfiką usług outsourcingowych jest to, że są one dostosowane do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Nie ma więc jednej gotowej recepty na model, który jest najbardziej efektywny. Korzyści z outsourcingu na pewno odczują firmy szybko się rozwijające. Jest to także doskonałe rozwiązanie dla przedsiębiorstw o rozproszonej strukturze — gdzie konieczne jest zbudowanie środowiska umożliwiającego sprawną komunikację między oddziałami. Zalety outsourcingu to ograniczenie kosztów (np. oprogramowania i obsługi centrów zapasowych), wygoda, usprawnienie procesów wewnętrznych, dostęp do najaktualniejszych rozwiązań i elastyczność.

— Do powyższych argumentów należy dodać jeszcze jeden, bardzo istotny — firma, która zdecyduje się na zlecenie partnerowi zewnętrznemu części swoich zadań, może skoncentrować się na podstawowej działalności, a nie na czynnościach masowych, czasochłonnych, powtarzalnych, bardziej lub mniej skomplikowanych, które są jednak niezbędne do prawidłowego funkcjonowania spółki. Takim przykładem jest księgowość, call center, zarządzanie korespondencją i dokumentacją czy sprawy kadrowo-płacowe — opisuje Piotr Cholewa, prezes ArchiDoc.

Tych czynności jest tym więcej, im więcej firma ma klientów i pracowników.

Jacek Jankowski pyta retorycznie, po co angażować znaczne środki i siły w projekty, które nie są podstawową działalnością firmy, kiedy można taką usługę uzyskać od wyspecjalizowanych dostawców?

— Dostawcy są gotowi do świadczenia standardowych usług po stosunkowo niskich cenach (na pewno są to niższe koszty niż utrzymywanie własnego działu IT). Są też przygotowani na obsłużenie specyficznych wymagań klienta, choć ten rodzaj usług nie jest najtańszy, bo nie są to tzw. usługi z półki — dodaje Piotr Płóciennik.

Ważniejszą, choć mniej odczuwalną finansowo zaletą jest wzrost bezpieczeństwa infrastruktury IT. Każdy, kto miał kłopoty z niesprawnym systemem informatycznym, wie, że korzyści z systemu działającego sprawnie są nie do przecenienia. Outsourcing zapewnia taki spokój.

— Jest on dla firm, które mają świadomość istnienia tego rodzaju usług — sęk w tym, aby dostrzec szanse udoskonalenia swojej działalności właśnie dzięki out- sourcingowi. Plus to jakość uzyskanych usług, minus — konieczność zmiany w przedsiębiorstwie, które ma postrzegać IT jako dostawcę usług, a nie balast kosztowy firmy — opisuje Szymon Niewiadomski.

A jeśli firma nie chce?

Skoro firma decyduje się na podjęcie rozmów z zewnętrznym dostawcą, jest już przekonana do tego, żeby część swoich procesów wydzielić na zewnątrz.

— Problemem jest raczej to, jak przekonać te firmy, które obawiają się utraty kontroli, o bezpieczeństwo swoich danych czy zachowanie poufności i dlatego w ogóle nie rozważają możliwości nawiązania współpracy z zewnętrznym dostawcą usług IT. Często obawy wynikają też z wcześniejszych negatywnych doświadczeń — jeśli nie były one najlepsze, trudno zaufać kolejnemu partnerowi — opisuje Piotr Cholewa.

Szymon Niewiadomski zauważa, że podczas negocjacji najważniejsze okazuje się zbudowanie zaufania. Wzajemne zrozumienie i odpowiednia komunikacja pozwalają na podpisanie kontraktu. Przed przystąpieniem do umowy o świadczenie usług z zakresu outsourcingu IT klient powinien mieć możliwość porównania ofert różnych usługodawców i analizę wielu aspektów. Pozytywne opinie dotychczasowych klientów outsourcera i dotychczasowa historia działalności firmy stanowią mocny argument przemawiający na korzyść składanych propozycji.

— To, co ważne, to przełamanie oporu przed wprowadzaniem zmian w funkcjonowaniu firmy i zbudowanie zaufania do dostawcy zewnętrznego. W tych wypadkach pomagają posiadane certyfikaty poświadczające wdrożenie procedur chroniących posiadane przez outsourcera dane — dodaje Jacek Jankowski.

Nie ma odwrotu

Dalszego rozwoju outsourcingu nie da się zatrzymać. Dobre IT to szybkie wdrażanie produktów, dane do podejmowania decyzji, zadowolenie klienta. Outsourcing jest szybką drogą do uzyskania właśnie takich profesjonalnych usług. Będą je wybierać coraz mniejsze firmy.

— Ma to związek z wyraźną zmianą myślenia o outsourcingu IT jako usłudze zewnętrznej, która wspomaga osiąganie przewagi konkurencyjnej danej firmy przez koncentrację na swej podstawowej działalności — twierdzi Jacek Jankowski.

Coraz większa część kadry zarządzającej widzi, że dzięki outsourcingowi IT otrzymuje dostęp do najnowszych technologii informatycznych. Zyskuje także praktyczną pewność nieprzerwanej pracy swoich systemów informatycznych, oraz bieżącą pomoc specjalistów IT.

— Na rynku widać dwie tendencje — jeśli twój biznes jest stabilny, a potrzeby informatyczne dość standardowe, to oddaj utrzymanie IT w ręce centrum outsourcingowego, po co masz się z tym męczyć? Jeśli zaś biznes, który prowadzisz, jest zmienny, a wykorzystanie IT stanowi o jego przewadze, być może warto tę przewagę zachować u siebie w firmie? — podsumowuje Piotr Płóciennik.

© ℗
Rozpowszechnianie niniejszego artykułu możliwe jest tylko i wyłącznie zgodnie z postanowieniami „Regulaminu korzystania z artykułów prasowych” i po wcześniejszym uiszczeniu należności, zgodnie z cennikiem.

Podpis: Jan Kaliński

Polecane

Inspiracje Pulsu Biznesu