Aby właściwie znaleźć się w towarzystwie, trzeba wiedzieć, kiedy, jak i komu dajemy. Wizytówkę oczywiście.
Wizytówka przydaje się przy nawiązywaniu znajomości. Już sam jej wygląd wiele mówi o właścicielu, a prosta z pozoru czynność wręczania lub przyjmowania kartonika może być źródłem towarzyskiego faux pas, jeśli zapomnimy o paru istotnych zasadach — komu, kiedy i jak.
Wygląd prawdę ci powie
Wizytówka powinna być nieskazitelnie czysta i nudna. To znaczy pozbawiona ozdobników, wytłoczeń, zakładek i odsyłaczy. Nie jest reklamówką firmy ani wyciągiem z oferty handlowej (hasło: „Raty zero procent!” biegnące wytłuszczoną kursywą pod numerem faksu raczej rozśmieszy niż przyciągnie klienta).
Niezbędne informacje to imię, nazwisko, nazwa firmy (ale już niekoniecznie logo), stanowisko, adres i telefony. Elegancja wizytówki zawiera się w jej prostocie. Z przyczyn pragmatycznych jej rozmiary nie powinny odbiegać od przyjętych standardów. Czy trudno zgadnąć, jaki będzie jej los, jeśli nie zmieści się do typowego wizytownika?
Nie lekceważ wizytówki
Naturalnie, zdarzają się wizytówki z charakterem, odbiegające od przedstawionych standardów, których wygląd jest spójny z wizerunkiem właściciela. Ich celem jest zrobienie wrażenia na odbiorcy. W tej kategorii przodują graficy komputerowi, copywriterzy agencji reklamowych itd. Jeśli jednak nie jesteśmy pewni swojego stylu — lepiej zdać się na wypróbowane rozwiązania.
Cały świat biznesu uczy się od Japończyków szacunku do wizytówki. W kraju, w którym dorosłe życie spędza się w pracy, mozolnie pnąc się po szczeblach kariery, a śmierć z przepracowania (karoshi) nie jest niczym rzadkim, wizytówka może być powodem do dumy i chwały: oto komuś udało się nie tylko przetrwać, ale nawet zostać dyrektorem. Brak szacunku wobec takiej wizytówki jest jednoznaczny ze zlekceważeniem jej właściciela.
Z kolei złe traktowanie wizytówki własnej — u nas równie powszechne jak pospieszne i niewyraźne przedstawianie się — jest dowodem niskiej samooceny.
Wizytówkę podajemy do ręki, zadrukowaną stroną do góry i odwróconą w stronę odbiorcy. W ten sposób osoba odbierająca kartonik nie musi nim manewrować, by odczytać jego treść. Jeśli rozdajemy swoje wizytówki osobom siedzącym, wręczamy je również do ręki. Nie rzucamy ich na stół jak kart do gry (zgroza — niektórzy stosują przy tej okazji technikę efektownego ślizgu wzdłuż lub w poprzek stołu konferencyjnego).
Komu i kiedy
Najlepiej wymieniać się wizytówkami na początku spotkania, zwłaszcza gdy przebiega ono w większym gronie. Jeżeli nie ma pod ręką osoby trzeciej, która dokonałaby pełnej prezentacji (a niezręcznie byłoby przedstawiać się samemu wraz z tytułami, na przykład dyrektor Kowalski), to nie będziemy wiedzieli, kto jest kim i jakie stanowisko w firmie zajmuje. Wizytówka rozwiązuje ten problem.
Komu można wręczyć swoją wizytówkę? Przede wszystkim osobie, która inicjuje wymianę. Wizytówkę możemy wręczyć osobie poznanej na przyjęciu służbowym, spotkaniu, konferencji czy szkoleniu. Nie wypada jej wciskać osobie na znacznie wyższym stanowisku, chyba że zostaliśmy o to poproszeni.
Precz z recyklingiem
Typowo polskim faux pas, wynikającym ze skąpstwa lub niedbalstwa, jest brak własnej wizytówki w sytuacji biznesowej. Rażącą gafą jest również wręczanie wizytówki, na której aktualne jest już tylko nasze imię (nazwisko mogło się zmienić w wyniku na przykład zamążpójścia lub rozwodu). Zamaszyste przekreślanie dotychczasowych danych i odręczne dopisywanie nad nimi nowych, daje wprawdzie interesujący wgląd w nasz życiorys, jednak uznanie wzbudzi tylko u najbardziej zatwardziałych zwolenników recyklingu.
Jedyne, co na wizytówce możemy zrobić odręcznie, to dopisać prywatny numer telefonu, który rzadko udostępniamy. Numer wpisujemy na zadrukowanej części wizytówki, a nie na odwrocie, ponieważ rzadko się tam zagląda.
Po otrzymaniu wizytówki powinniśmy za nią podziękować i poświęcić jej parę sekund uwagi. Jednak nie komentujmy jej wyglądu ani treści, bo wzbudzi to zakłopotanie drugiej osoby.
Otrzymanej wizytówki nie wkładamy do kieszeni spodni. Najlepiej schować ją do podręcznego wizytownika. Jeśli go nie mamy, to mężczyzna może ją włożyć do wewnętrznej kieszonki marynarki, a kobieta do torebki.