Rynek organizatorów dopiero się kształtuje
W Polsce rynek organizatorów konferencji jest w trakcie tworzenia, natomiast firmy zajmujące się tą działalnością oferują zróżnicowany zakres usług. Podobną rozpiętością charakteryzuje się cennik konferencyjnych usług u organizatorów.
W Polsce rynek profesjonalnych organizatorów konferencji dopiero się kształtuje. Generalnie firmy zajmujące się tego typu działalnością podzielić można na trzy grupy.
— Na rynku usług konferencyjnych działają zarówno organizatorzy, którzy zajmują się całościowym przygotowaniem seminariów (tworzą projekt, układają program, zajmują się jego realizacją, obsługą, cateringiem, zapraszają gości i wynajmują hotel), jak i firmy, które skupiają się wyłącznie na obsłudze. Program spotkania ustala zamawiająca konferencję firma — opowiada Marek Pawłowski z Limes Centrum.
Na rynku działają także biura konferencji, których oferta często ogranicza się do zapewnienia sprzętu technicznego i tłumaczy.
Jaki jest standard
Zdaniem większości organizatorów konferencji na zlecenie, nie nie można mówić o żadnym standardzie usług konferencyjnych. Są one każdorazowo ustalane przez klienta i zależą od profilu konferencji i wielkości budżetu.
— Najczęściej realizujemy własne projekty konferencji, w których sami zajmujemy się całościową organizacją — od ustalenia programu seminarium po jego techniczne zorganizowanie. Wybieramy miejsce i listownie lub e-mailem zapraszamy gości — czyli firmy, media i prelegentów. Zapewniamy sprzęt, nagłośnienie i tłumaczy symultanicznych. Każda konferencja czy seminarium kończy się poczęstunkiem albo bankietem, dlatego też ustalamy menu. Po zakończeniu seminarium wysyłamy do uczestników podziękowania i materiały prasowe — wyjaśnia Marek Pawłowski.
— Zajmujemy się wyłącznie przygotowaniem zaplecza techniczno-logistycznego imprezy. Wypożyczamy projektory multimedialne, rzutniki folii i przeźroczy, monitory, moduły wizyjne czy aparaturę do tłumaczeń. Zapewniamy też fachowy personel pomocniczy — twierdzi Stanisław Buczyński z biura konferencji Lidex.
Zdarza się, że firma, która zleca zorganizowanie konferencji, ma życzenia specjalne.
— Jakiś czas temu nasz klient zaplanował konferencję, która jednocześnie miała być transmitowana przez Internet. Miał to być rodzaj ,,czatu“, czyli dyskusji w sieci z zainteresowanymi tematem przedstawicielami firm. Muszę jednak stwierdzić, że projekt ten nie zyskał znacznego poparcia, z uwagi na jakość sprzętu używanego przez rozmówców w sieci — mówi Joanna Keber z Ulysses Konferencje
Zróżnicowany cennik
Koszty zorganizowania konferencji są bardzo zróżnicowane i zależą od typu imprezy, czasu trwania, oraz — co ważniejsze — od zakresu zakupionych usług. Z tego powodu konferencyjny cennik wahać się może od 100 zł (za wypożyczenie pojedynczego sprzętu), do ponad 400 tys. zł — przy całościowym organizowaniu imprezy dla kilkuset uczestników.
Organizatorzy są zdania, że w większości przypadków najdroższym elementem seminarium jest wynajęcie miejsca. W przypadku hoteli, koszt ten często przekracza 50 proc. Jeszcze droższe jest zaproszenie na konferencję wybitnych specjalistów, którzy mają przeprowadzić wykład.
— Na seminarium z cyklu ,,Autorytety“ zapraszamy światowych specjalistów z dziedziny zarządzania. Ich honoraria mogą sięgać nawet 100 tys. USD (około 460 tys. zł). Dlatego w naszej puli kosztów właśnie prelegenci to najdroższy element — twierdzi Mirosław Kłoczko z Golden Mark.
Aby ograniczyć koszty konferencji, niektóre firmy rezygnują z usług zewnętrznych organizatorów, tworząc u siebie wewnętrzną komórkę odpowiedzialną za tę sferę działalności.
— Jakość usług i doświadczenie pracowników często są mniejsze niż profesjonalistów z biur konferencyjnych. Dlatego nie sądzę, żeby stanowili oni jakąkolwiek konkurencję — twierdzi przedstawicielka Twigger Conferences LTD.
Marlena Kaczmarek, Dorota Kaczyńska