Służbowe podróże zajmują mi przeciętnie 30-50 proc. czasu mojej pracy
Zależy nam, aby formalności związane z podróżami służbowymi załatwiać szybko i bezstresowo.
"Puls Biznesu": Pana stanowisko wymaga chyba częstych podróży?
Jacek Levernes: W podróżach służbowych spędzam przeciętnie 30-50 proc. mojej pracy. Ale wiem, że są i tacy, którzy 70-100 proc. pracy wykonują, podróżując służbowo.
Gdzie pan jeździ najczęściej?
Do Rumunii i do Indii, gdzie mamy centra usług podobne do tego we Wrocławiu. Trochę mniej do Niemiec, gdzie mamy centralę europejską, i do Stanów Zjednoczonych, bo jesteśmy amerykańską korporacją.
Lubi pan podróżować?
Musiałem się do nich przyzwyczaić i nawet je polubiłem. Choć zdarza się, że kiedy planuję wakacje, wolę podróż samochodem.
Kto organizuje pana podróże?
Niektóre mam zaplanowane z pewnym wyprzedzeniem, ale zdarzają się i nagłe wyjazdy. W ich przygotowaniu pomaga mi asystentka, która z kolei współpracuje z wyspecjalizowaną agencją. Nasza firma działa w 129 krajach, a pracownicy są mobilni, dlatego mamy jasne zasady i procedury dotyczące podróży służbowych. Zależy nam, aby niezbędne formalności załatwiać szybko i bezstresowo.
Podróże to spory koszt dla firmy. Na czym nie warto oszczędzać?
Jednym z naszych priorytetów jest bezpieczeństwo, także podczas służbowych wyjazdów, i tu nie ma mowy o kompromisach. Chodzi o bezpieczne linie lotnicze, hotele i stały kontakt z biurem podróży, które wspiera nas w trudnych sytuacjach.
Nowoczesne technologie pomagają ograniczyć wyjazdy?
Oczywiście. Gdyby nie one, pewnie podróżowałbym więcej. Organizujemy wirtualne spotkania, korzystając z wideokonferencji lub telekonferencji. Ale są sytuacje, kiedy trzeba z ludźmi porozmawiać bezpośrednio, upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem, gdy trzeba coś zmienić, wystartować z nowym pomysłem. Osobiste rozmowy są cenniejsze, inaczej wtedy przekazujemy informacje, jest w nich więcej emocji. Są ciekawsze i bardziej owocne.
okiem eksperta
Niezastąpiony kontakt osobisty
Edyta Kurek, wiceprezes Herbalife na Europę Wschodnią, Środkową i Bliski Wschód
W podróżach służbowych spędzam minimum 100 dni w roku. Mam pod opieką Czechy, Słowację, Litwę, Łotwę, Estonię, Węgry, Rumunię, Turcję, Izrael, Grecję i Cypr. Współpraca z młodymi i szybko się rozwijającymi rynkami wymaga mojej częstej obecności. Kontakt osobisty w zarządzaniu i budowaniu relacji jest nadal niezastąpiony. Przy częstych podróżach służbowych niezbędne jest optymalizowanie ich kosztów, by były efektywne i wspierały rozwój biznesu. Dlatego aranżowaniem podróży służbowych dla nas zajmuje się firma, która zapewnia nam najkorzystniejsze rozwiązania komunikacyjno-logistyczne. Dzięki temu mamy pewność, że wybrane połączenie lotnicze i hotel będą dostosowane do godzin spotkania, miejsca docelowego i przede wszystkim będą optymalne cenowo. Koszt samodzielnej organizacji wyjazdów służbowych przez pracowników byłby wyższy. Pracownikom pozostaje koordynacja i akceptacja terminów w firmie. Komfort podróży służbowych jest wpisany w politykę i kulturę korporacyjną naszej firmy.
okiem eksperta
Stawiamy na technologie
Wojciech Sadowski, dyrektor obszaru jakości i efektywności sprzedaży Banku BPH
Dla wielu pracowników naszego banku, o członkach zarządu nie wspominając, oczywiste były częste podróże służbowe między biurami centrali w Gdańsku, Warszawie i Krakowie. Gdy było to możliwe, staraliśmy się organizować telekonferencje, mając na uwadze czas i koszty. Ale jakość rozmowy przez telefon często pozostawia wiele do życzenia. Niedawno wprowadziliśmy technologię wideokonferencji w wysokiej rozdzielczości. Żartobliwie mówiąc, skończyły się czasy rozmowy z prezesem w niewyprasowanej koszuli. Dzięki tej technologii oszczędzamy czas, ograniczamy wielogodzinne podróże między biurami i zagraniczne, a po całym dniu wysypiamy się w swoim, a nie w hotelowym łóżku. Wideokonferencje nowej generacji to nie tylko sposób na zmniejszenie kosztów delegacji, ale przede wszystkim rewolucyjna zmiana jakości współpracy zespołów. Poza trzema salami w naszych biurach korporacja GE, do której należy Bank BPH, ma ponad 200 odpowiednio przystosowanych pomieszczeń na całym świecie.