Skrócenie czasu realizowanych procesów biznesowych, stały dostęp do kompleksowych danych dotyczących sprzedaży oraz usprawnienie i przyśpieszenie obiegu informacji w ramach firmy, to tylko niektóre zalety systemów automatyzujących pracę sieci przedstawicieli handlowych.
Efektywne zarządzanie dużą siecią przedstawicielską zależy przede wszystkim od stopnia dostępu jej poszczególnych pracowników do aktualnej, rzetelnej i odpowiednio prezentowanej informacji handlowej. Dostęp ten możliwy jest dzięki opracowaniu i wdrożeniu procedur dwukierunkowego przepływu danych między centralą i oddziałami firmy, a osobami odpowiedzialnymi za realizację zadań handlowych w terenie.
Ze względu na bardzo dużą liczbę danych oraz niezwykle krótki czas ich wymiany między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi, zarządzanie siecią przedstawicieli handlowych coraz częściej wymaga zastosowania odpowiednich systemów informatycznych.
Przykładem efektywnego wykorzystania nowoczesnych narzędzi informatycznych jest firma Unilever, która wdrożyła system klasy SFA (Sales Force Automation), czyli automatyzacji pracy służb handlowych, o nazwie Ebi produkcji firmy Anica System.
W ramach wdrożenia systemu wszyscy przedstawiciele handlowi w firmie Unilever (200 osób), wyposażeni zostali w telefony komórkowe i palmtopy z zainstalowaną aplikacją Ebi, dzięki którym — za pomocą transmisji GPRS — po każdej wizycie u klienta mogą zreplikować dane na serwery centrali. Zamówienia zebrane przez przedstawicieli w ramach poszczególnych wizyt są automatycznie wysyłane przez serwer do odpowiedzialnych za ich realizację dostawców.
— System Ebi składa się z dwóch podstawowych modułów: Ebi_Mobile, obsługiwanego przez przedstawicieli handlowych pracujących w terenie, a realizujących zadania sprzedażowe i okołosprzedażowe oraz modułu administracyjnego — Ebi_Plus. Ten ostatni przeznaczony jest dla kierowników regionalnych oraz pracowników centrali — tłumaczy Paweł Petrusewicz, dyrektor działu systemów mobilnych w firmie Anica System.
Ebi_Mobile został zbudowany na bazie technologii firmy Microsoft, zapewniającej niezbędne środowisko do funkcjonowania rozproszonego modelu bazy danych. Technologia zastosowana do stworzenia systemu Ebi, umożliwia integrację z istniejącym w danej firmie głównym systemem informatycznym. W przypadku firmy Unilever, system Ebi zintegrowano z SAP.
— W ramach integracji między systemami, odbywa się aktualizacja cennika i listy asortymentowej. Jest ona zrealizowana poprzez wymianę komunikatów w formacie XML. Jednak dane eksportowane z SAP nie są bezpośrednio importowane do Ebi. Jako moduł pośredni zastosowano serwer BizTalk firmy Microsoft, pełniący rolę brokera komunikacyjnego. Jego funkcja polega przede wszystkim na konwersji komunikatów XML do formatu odpowiedniego dla interfejsu Ebi — wyjaśnia Rafał Nica, system manager w firmie Unilever.
Dane wprowadzone do systemu Ebi umożliwiają automatyczne tworzenie praktycznie każdego wymaganego raportu, na określonych poziomach struktury organizacyjnej firmy. Dzięki temu przedstawiciel handlowy automatycznie zwolniony zostaje z obowiązku manualnego tworzenia różnego rodzaju zestawień, raportów i podsumowań. Natomiast centrala firmy zaraz po wprowadzeniu przez przedstawiciela danych do systemu, otrzymuje raporty w takiej postaci, jaka jest wymagana do przeprowadzenia efektywnych analiz.
Paweł Petrusewicz, przekonuje, że Ebi stwarza warunki do obniżenia kosztów realizacji sprzedaży. Dzieje się tak głównie za sprawą lepszego monitorowania pracy przedstawicieli handlowych oraz wymuszenia na nich wprowadzania danych do systemu na bieżąco, co może również wpłynąć na obniżenie nakładów ponoszonych na badania rynkowe oraz kosztów związanych z logistyką.
— Dzięki systemowi praktycznie każdego wieczora otrzymujemy aktualny obraz rynku, na którym działamy. Wcześniej dane takie mogliśmy otrzymać dopiero po kilku dniach, a nawet tygodniach, gdyż trudno było wyegzekwować od handlowców codzienne, pełne raportowanie. Teraz wprowadzanie danych odbywa się na bieżąco, po każdej wizycie u klienta — mówi Rafał Nica.
Jego zdaniem, korzyści z wdrożenia systemu odnoszą również przedstawiciele handlowi.
— Zarówno w centrali jak i na urządzeniach mobilnych przedstawicieli codziennie pojawiają się aktualne dane, tj. cenniki i ankiety, które wcześniej znajdowały się wyłącznie w aplikacjach centrali. I choć naszym celem nie było ścisłe kontrolowanie przedstawicieli, system tak ich zmobilizował i usprawnił ich pracę, że aż o kilkanaście procent wzrosła średnia liczba wizyt u klientów, a co za tym idzie wydatnie zwiększył się zasięg naszego działania — zapewnia Rafał Nica.