System spełnia oczekiwania
W PZU Życie rozproszone aplikacje zastąpiono systemem klasy ERP produkcji Oracle. Chociaż wdrożenie nadzorowała wyspecjalizowana firma konsultingowa, nie udało się dokładnie określić czasu potrzebnego do uruchomienia oprogramowania. Wdrożenie zaplanowano na pięć etapów, z których dotychczas zrealizowano trzy. Jednak już teraz zarząd spółki jest zadowolony z podjętej decyzji.
Chociaż w PZU nie było oprogramowania klasy ERP, w PZU Życie zadecydowano, że potrzebny jest system wspomagający zarządzanie. Jego brak uniemożliwiał sprawne zarządzanie rozproszonymi w całym kraju oddziałami.
Do momentu wdrożenia oprogramowania firmy Oracle w PZU Życie używane były rozproszone, obsługujące wybraną dziedzinę aplikacje oparte na technologii X Base. Aplikacje te posiadały bardzo ograniczone możliwości rozwoju. Ich podstawowym mankamentem był brak możliwości centralizacji, czyli sprawniejszego decydowania z poziomu centrali firmy, a co za tym idzie, brak na bieżąco aktualizowanej, skonsolidowanej informacji zarządczej.
Przetarg
Dodatkowym mankamentem tego rozwiązania był fakt, że nakładało poważne ograniczenia na wielkość baz danych. Z uwagi na powyższe niedostatki zdecydowano się na zmianę technologii na taką, która nie nakłada barier rozwojowych. W 1999 roku PZU Życie rozpoczęło prace mające doprowadzić do wdrożenia systemu klasy ERP. W sierpniu 1999 roku przygotowano RFI Request for Information, czyli, w wolnym tłumaczeniu: zapytanie ofertowe (warunki przetargu), które przedstawiono w ofercie publicznej. W przetargu udział wzięło dziewięć firm, a trzy z nich znalazły się na liście zawierającej oferty, spośród których zdecydowano wybrać dostawcę systemu dla PZU Życie.
Wybór firmy mającej przeprowadzić wdrożenie wspierany był przez firmę Deloitte & Touche. Rozpoczęcie negocjacji warunków wdrożenia z dostawcą, którym okazała się firma Oracle, przypadło na lipiec 2000 roku, a umowa została podpisana w październiku 2000 r.
— PZU Życie zdecydowało się na wdrożenie oprogramowania Oracle, ponieważ ten system pozwala lepiej sprawować kontrolę nad podległymi jednostkami terenowymi, ujednolica zasady prowadzenia finansów i rachunkowości dla całej firmy, posiada również bardzo rozbudowane możliwości raportowania — wyjaśnia Janusz Zabiła-Niedźwiecki, członek zarządu PZU Życie, odpowiedzialny za system informatyczny Grupy PZU.
Wdrożenie...
Proces wdrożenia systemu Oracle E-Business Suite rozpoczęto w październiku 2000 roku. Inwestycja została sfinansowana ze środków własnych PZU Życie, ponieważ po analizie kosztów wdrożenia systemu stwierdzono, że PZU Życie jest w stanie samodzielnie unieść ciężar finansowy uruchomienia nowego systemu. Przebieg wdrożenia systemu Oracle nadzorowała i koordynowała firma Arthur Andersen, której udział okazał się niezbędny ze względu na brak doświadczenia PZU Życie w zakresie realizacji dużych projektów informatycznych. Innym powodem podjęcia decyzji o współpracy z firmą Arthur Andersen była konieczność dostosowania do oprogramowania Oracle procesów biznesowych spółki PZU Życie. Wdrażanie systemu nie zostało dotychczas zakończone. Ostatnie prace zaplanowane są na 2002 rok. Obecnie trwa proces wdrażania w jednostkach organizacyjnych PZU Życie.
...i jego etapy
— Wdrożenie aplikacji Oracle zostało podzielone na pięć części. Pierwsza faza obejmowała wdrożenie modułu Księgi głównej w centrali, druga wdrożenie modułu Inwestycji w centrali, a także modułów Księgi głównej, Zobowiązań i należności w wybranych oddziałach pilotowych. Trzeci etap, który zrealizowano, obejmował wdrożenie modułów Księgi głównej, Zobowiązań i należności w pozostałych jednostkach w kraju. Do realizacji w 2002 roku pozostały dwa etapy. Czwarty, obejmujący wdrożenie modułu Środków trwałych i ostatni, w którym wdrożony zostanie moduł Kadrowo-płacowy — informuje Janusz Zabiła-Niedźwiecki.
Oprócz wymienionych modułów PZU Życie użytkuje utworzony na specjalne zamówienie moduł Brama homebankingowa, służący do współpracy z bankami. Wdrożenie systemu ERP nie przebiegło bezproblemowo. Podstawową trudnością, pomimo współpracy z firmą konsultingową, okazało się precyzyjne oszacowanie czasu potrzebnego na uruchomienie całości Oracle E-Business Suite.
Platforma sprzętowa
System Oracle E-Business Suite pracuje w PZU Życie w systemie Sun Solaris 2.6 na serwerach Sun typu E10000 StarFire, baza danych jest produkcji przeprowadzającej wdrożenie firmy Oracle.
— Platforma Sun okazała się najodpowiedniejsza do utrzymania baz danych Oracle. Takiego wyboru dokonano głównie z uwagi na wydajność i stabilność rozwiązania. Ponadto Unix i baza danych Oracle stanowią standardową platformę aplikacyjną w PZU Życie — przekonuje Janusz Zabiła-Niedźwiecki.
Efekty
Z oceną, czy system klasy ERP spełnił oczekiwania PZU Życie i jakie korzyści dzięki jego użytkowaniu odniosła firma, należy wstrzymać się do momentu uruchomienia wszystkich przewidzianych w umowie modułów.
— Jesteśmy usatysfakcjonowani z już działającej części systemu Oracle. Jednak o całości przedsięwzięcia będzie można precyzyjnie wypowiedzieć się po zakończeniu wdrożenia. Obecnie system spełnia oczekiwania. Największe korzyści zauważamy w centralizacji systemu. Podstawowymi zaletami dla nas jest uproszczenie procedury, optymalizacja czynności obsługowych oraz skrócenie czasu oczekiwania na informację zarządczą — zapewnia Janusz Zabiła-Niedźwiecki.